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Granikos Technology Blog

Letzte Aktualisierung: 11. März 2020

 

Logo Office 365 PlannerPlanner ist ein Kanban-Board basierte Lösung zur Organisation von Projektaufgaben. Sie verfolgt einen wesentlich einfacheren Ansatz als Microsoft Projekt. Mit Planner können Sie schnell und einfach kleinere Projekte (Pläne) in Aufgabenblöcke (Buckets) unterteilen, Aufgaben gruppieren und diese Aufgaben Personen zuweisen. 

Anwender können in Planner den aktuellen Stand der eigenen Projekte sehen und haben schnellen Zugriff auf die eigenen zugewiesenen Aufgaben. Diese Aufgaben sind nicht nur aus dem eigenen Plan, den man leitet, sondern auch aus Plänen anderer Anwender, in denen man Aufgaben zu erledigen hat.

Der folgende Screenhot zeigt den Abschnitt "Meine Aufgaben" für einen einzelnen Anwender.

Screenshot Office 365 Planner - Meine Aufgaben

 

Jeder Aufgabe verfügt über drei festdefinierte Stati: Nicht begonnen, In Arbeit, Fertig. Die Erstellung eigener Stati ist nicht möglich.

In der Ansicht eines einzelnen Planes werden die einzelnen Buckets mit ihren Aufgaben angezeigt. Zusätzlich zur Hauptübersicht, der sog. Board-Ansicht, stehen noch weitere Ansichten und Zugriffsmöglichkeiten auf weitere Ressourcen zur Verfügung. Der Zugriff auf die weiteren Ressourcen hängt von der individuellen Berechtigungsstufe ab.

  • Diagramme - statische Übersicht über die Aufgaben in den vorhandenen Buckets und den Status je Mitglied
  • Zeitplan - Kalenderansicht zur Darstellung von Start- und Fälligkeitsdatum von Aufgaben
  • Unterhaltung - Darstellung des zum Plan (Office 365-Gruppe) gehörenden Posteingangs in Outlook on the Web mit Anzeige der Konversationen zu den Aufgaben
  • Mitglieder - Wechsel zu Outlook on the Web und Anzeige der Mitglieder des Plans 
  • Dateien - Wechsel zum Plan gehörenen Dateibereichs in SharePoint Online
  • Notizbuch - Wechsel zu Office Online und Zugriff auf das zum Plan gehörende OneNote-Notizbuch

Weitere Möglichkeiten sind das Kopieren eines Planes oder der Export nach Microsoft Excel. Interessant ist auch die Möglichkeit, den Kalender eines Planes per iCal-Datei freizugeben und so in Outlook einbinden zu können.

Der nachfolgende Screenshot zeigt die Board-Ansicht für den Plan "Event Plan". 

Screenshot Office 365 Planner - Beispielplan

 

Ein Plan kann auch in Microsoft Teams eingebettet werden. Hierbei wird die Benutzeroberfläche von Planner nahtlos in den Teams Client eingebettet. 

Für Planner ist auch eine mobile App verfügbar, um Aufgaben von unterwegs bearbeiten zu können. Die mobile App unterstützt auch die Erstellung von neuen Plänen.

 

 

Tipps

  • Die Nutzung von Planner erfordert ein Verständnis der Office 365-Gruppen. Office 365 Gruppen sind die Basis für alle modernen Funktionen von Office 365, bei denen Anwender zusammenarbeiten können. Wenn Sie in Planner einen neuen Plan erstellen, erstellen Sie immer eine Office 365-Gruppe. Solche Gruppen werden auch von Microsoft Teams angelegt, immer dann wenn Sie ein neues Team erstellen. Ebenso beim Erstellen einer neuen Office 365-Gruppe in Outlook. Weitere Quellen für Office 365-Gruppen sind SharePoint Online und Yammer.

    Wird die Verwendung von Office 365-Gruppen nicht korrekt geplant und konfiguriert, werden Sie zwangsläufig mit einem Wildwuchs an Office 365 Gruppen konfrontiert sein. Im Standard haben Anwender die Möglichkeit, sowohl neue Pläne, neue Teams und neue Office 365 Gruppen zu erstellen.
     
  • Der Nutzung von Planner und die Auswirkungen durch die Erstellung von neuen Office365-Gruppen erfordert die Schulung von Anwendern. Dies kann durch kurze Erklärvideos im Intranet erfolgen und durch Bedienungsanleitungen in einem IT-Serviceportal ergänzt werden.

 

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

 

 

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Letzte Aktualisierung 5. Januar 2020.

 

Logo Microsoft 365 Admin-CenterDas Microsoft 365 Admin Center ist der zentrale Einstiegspunkt zur Verwaltung Ihres Office 365-Mandanten.

In diesem Portal haben Sie die Möglichkeit, Benutzerkonten zu erstellen und die wichtigsten Eigenschaften zu bearbeiten. Hier erstellen Sie Gruppen, weisen bei Bedarf Benutzerkonten administrative Rollen zu und verwalten Ressourcen, wie z.B. Räume und Geräte. Ebenso können Sie hier die Office 365-Abonnements und Zahlungseinstellungen verwalten, wenn Sie die Abonnements direkt von Microsoft erwerben.

Sollten bei der Nutzung von Office 365 Probleme auftreten, so können Sie über das Portal direkt einen Supportfall eröffnen und den Status kontrollieren. 

Die allgemeinen Einstellungen für Ihren Office 365-Mandaten und die wichtigsten Konfigurationen für die meisten Produkte und Dienste finden Sie ebenfalls im Microsoft 365 Admin Center. Eine detaillierte und umfassende Konfiguration erfolgt für viele der Produkte und Dienste über ein individuelles Admin Center, wie z.B. das Microsoft Teams Admin Center.

Über das Admin Center haben Sie auch Zugriff auf die Nutzungsanalyse der lizensierten Office 365-Dienste in Ihrem Mandanten. So erhalten Sie einen Überblick, ob eingeführte Dienste von Ihren Anwendern angenommen und genutzt werden.

Der folgende Screenshot zeigt das Microsoft 365 Admin Center für einen Test-Mandaten.

Screenshot Microsoft 365 Admin-Center

 

Das Microsoft 365 Admin Center ermöglicht einen direkten Absprung zu den zur Verfügung stehenden Admin Centern der lizensierten Produkte. 

Der Zugriff auf das Microsoft 365 Admin Center ist nur möglich, wenn das angemeldete Benutzerkonto Mitglied einer administrativen Sicherheitsrolle ist. Der Zugriff steht Standard-Anwendern nicht zur Verfügung.
 

Das Microsoft 365 Admin Center richtet sich an den "Gelegenheitsadministrator". Über dieses Portal haben Sie nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Verwaltung. Die erweiterte Verwaltung erfolgt immer über das zu einem Produkt gehörende Admin Center. Eine wirklich umfassende Verwaltung ist nur per PowerShell oder Microsoft Graph möglich. Jedes Produkt verfügt über ein eigenes PowerShell-Modul, das jeweils eigene Anforderungen zur Installation und Nutzung hat. Der neue und vereinheitlichte Weg wird Microsoft Graph sein.

 

Nachrichtencenter

Eine der wichtigsten Punkte des Microsoft 365 Admin Center ist das Nachrichtencenter.

Im Nachrichtencenter erhalten Sie Informationen und Ankündigungen zur Office 365 Produkten und Diensten. Diese Informationen helfen Ihnen als Adminstrator auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Sie erhalten nicht nur Informationen über neue Dienste, sondern auch über Änderungen und Abkündigungen. Anhand des Status einer Nachricht können Sie erkennen, ob es eine rein informelle Nachricht ist oder ob sich die Änderung auf Ihren Office 365-Mandaten auswirken kann und Sie somit aktiv werden müssen.

Der folgende Screenshot zeigt das Nachrichtencenter beispielhaft.

Screenshot Microsoft 365 Admin Center - Nachrichtencenter


Sie haben die Möglichkeit, sich über Änderungen und Neuerungen auch E-Mail informieren zu lassen. 

 

 

Tipps

  • Der Zugriff zur Verwaltung Ihres Office 365-Mandaten erfordert die Mitgliedschaft in einer administrativen Sicherheitsrolle. Standardmäßig ist das Benutzerkonto, das bei der Erstellung des Office 365-Mandanten eingerichtet wurde, automatisch Mitglied der Sicherheitsrolle "Globaler Administrator". Wie Sie dem Rollennamen sicher entnehmen können, verfügt diese Rolle über die höchste Berechtigungsstufe in Ihrem Office 365-Mandanten. Aus diesem Grund ist es notwendig, die Anzahl der Mitglieder dieser Sicherheitsrolle so gering wie möglich zu halten. Das Microsoft Cloud Adoption Advisory Board hat hierzu auch eine Best Practises Empfehlung gegeben (Blogartikel).
     
  • Nutzen Sie für die Verwaltung von Office 365 nur sog. Cloud-Only-Benutzerkonten.
     
  • Vermeiden Sie die automatische Übersetzung von Nachrichten im Nachrichtencenter. Die Übersetzung ist von überschaubare Güte und kann u.U. mehr zur Verwirrung als zum Verständnis eines Themas beitragen. 

 

PowerShell

Die PowerShell-Verwaltung Ihres Office 365-Mandanten erfolgt mit Hilfe des PowerShell-Moduls MSOnline. Nutzen Sie für die Anmeldung an Office 365 per PowerShell entweder das gleichen Benutzerkonto, mit dem Sie auch auf das Microsoft 365 Admin Center zugreifen, oder verwenden Sie ein dediziertes Benutzerkonto, das Mitglied in der passenden Berechtigungsgruppe ist.

# Installation des PowerShell-Moduls
Install-Module -Name MSOnline

# Verbindung mit Office 365 herstellen
Connect-MsolService


# Aktualisierung des PowerShell-Moduls
Update-Module -Name MSOnline -Force

 

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

 

 

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Letzte Aktualisierung: 11. März 2020

 

Logo Microsoft 365 Compliance CenterDas Microsoft 365 Compliance Center ist das zentrale Portal für Ihr IT-Sicherheitsteam, um Compliance-relevante Konfiguration für Ihren Office 365-Mandanten vorzunehmen.

Die wichtigsten Funktionen im Compliance Center sind:

  • Compliance Score (aktuell in der Vorschau)

    Der Compliance Score ist eine Bewertung der aktuellen Compliance-Konfigurationen in Ihrem Office 365-Mandanten und gibt Vorschläge zur Verbesserung. Ob Sie diesen Konfigurationsvorschlägen folgen, liegt ganz bei Ihnen.
     
  • Datenklassifizierung (aktuell in der Vorschau)

    Hier konfigurieren Sie die Klassifizierungsregeln für zu schützende Unternehmensdaten. Microsoft stellt Ihnen eine Vielzahl an vordefinierten Klassifizierungen, wie z.B. EU Steuernummern, zur Verfügung. Wenn Sie in der Vergangenheit schon einmal mit DLP-Richtlinien in Exchange Online gearbeitet haben, kommen Ihnen diese Klassifizierungen bekannt vor. Komplexere Datenklassifizierungen, die nicht über das Compliance Center konfiguriert werden können, müssen Sie als XML-Datei per PowerShell hochladen.
     
  • Datenverbindungen (aktuell in der Vorschau)

    Office 365 unterstützt Sie beim Import und derArchvierung von Unternehmensdaten, die bei anderen Anbietern verwendet werden. Unterstützt werden aktuell:
    • Social Media: Facebook, LinkedIn, Twitter und Yammer
    • Instant Messaging: Yahoo Messenger, GoogleTalk und Cisco Jabber
    • Dokumentenzusammenarbeit: Box und DropBox
    • Andere Dienste: Customer Relationship Management (z.B. Salesforce Chatter) und Financial Services (z.B. Bloomberg und Thomson Reuters)
    • SMS/Textnachrichten: BlackBerry
       
  • Benachrichtigungen

    Im Bereich der Berechtigungen finden Sie Informationen zu Compliance-Verletzungen, unter Berücksichtung der für Ihren Office 365-Mandanten konfigurierten Richtlinien. 
     
  • Berichte

    Natürlich haben Sie aich die Möglichkeit, Berichte über die Verwendung von Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen abzurufen. Die Bereichte führen die einzelnen Verwendungen nach Office 365-Dienst getrennt auf. Ebenso finden Sie hier Berichte zu DLP-Richtlinien und intern/extern geteilten Dokumenten.
     
  • Richtlinien

    Über den Bereich Richtlinien erreichen Sie die Konfigurationsseiten für Office 365 Alarm-Benachrichtigungen, Cloud App Security, Data Loss Prevention, Datenaufbewahrung und für die Nutzungsbedingungen der IT-Systeme Ihres Unternehmens.
     
  • Berechtigungen

    Hier können Sie prüfen, welche Sicherheitsrollen für den Zugriff auf das Microsoft 365 Compliance Center konfiguiert sind und wer Mitglied dieser Gruppen ist. 
     

Der folgende Screenshot zeigt die Startseite des Microsoft 365 Compliance Centers.

Screenshot Microsoft 365 Compliance Center

 

  • Lösungskatalog (aktuell in der Vorschau)

    Über den Lösungskatalog können Sie weitere Compliance- und Risikomanagementlösungen dem Compliance Center hinzufügen. Diese zusätzlichen Lösungen erfordern u.U. bestimmte Office 365 Lizenzpläne. Die detaillierten Lizenzanforderungen finden Sie in den Detailseiten der Lösungen.

 

Tipps

  • Je nach Office 365 Abonnement steht Ihnen das separate Compliance Portal nicht zur Verfügung. Stattdessen erfolgt eine automatische Umleitung zum alten kombinierten Office 365 Security & Compliance Center unter der URL https://protection.office.com. Dort finden Sie ähnliche Funktionen, wie im dedizierten Microsoft 365 Compliance Center.
  • Historisch befanden sich einige der Compliance-Funktionen in Exchange Online. Dies ist der Grund, warum Sie für den PowerShell-Zugriff auf diese Funktionen das Exchange Online PowerShell-Modul benötigen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in diesem Microsoft Docs-Artikel.

 

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

 

 

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Letzte Aktualisierung am 6. Januar 2020.

 

Logo Office 365 DelveDelve oder Office Delve, wie dieser Dienst offiziell bezeichnet wird, ist der zentrale Hub für den Zugriff auf Dokumente, ganz unabhängig davon, wo sie in Office 365 gespeichert sind. Hierdurch wird die Zusammenarbeit im Unternehmen einfacher und übersichtlicher.

Im Delve-Portal sehen Sie eigene Dokumente und Dokumente andere Anwender, an denen Sie zuletzt gearbeitet haben oder die für Sie interessant sein könnten. Delve zeigt Anwendern nur Dokumente an, auf für bereits eine Zugriffsberechtigung existiert. Delve verändert keine Zugriffsberechtigungen.

Die Auswahl und Reihenfolge der angezeigte Dokumente basiert auf einer AI-berechneten Gewichtung der Relevanz. Das bedeutet, dass das gleiche Dokument bei mehrere an dem Dokument arbeiten Anwendern mit unterschiedlicher Relevanz angezeigt wird.

Der folgende Screenshot zeigt die Office Delve Startseite mit den relevanten Dokumenten für den angemeldeten Anwender.

Screenshot Office 365 - Office Delve - Startseite


Zusätzlich zur Startseite von Delve, zentralem Einstiegspunkt, gibt es noch die Auswahlpunkte Ich, MyAnalytics und Favoriten.

  • Ich
    Auf dieser Seite können Anwender eigene Profilinformationen, wie z.B. persönliche Interessen oder Fachgebiete, bearbeiten. Diese Information können bei der Suche nach Fachexperten im Unternehmen berücksichtigt werden. Ebenso werden hier Informationen zur Personalhierarchie angezeugt, insofern diese Daten gepflegt sind.
     
  • MyAnalytics
    Über diesen Menüpunkt ist das MyAnalytics-Portal verlinkt. Weitere Informationen zu diesem Portal finden Sie hier.
     
  • Favoriten 
    Dies ist eine sparate Ansicht für Dokument, die Anwender als Favirout markiert haben. Jedes Dokument kann über das Lesezeichen-Icon als Favorit markiert werden.

 

Screenshot Office 365 - Office Delve - Ich


Das Erscheinungsbild von Delve kann von Anwendern durch Hintergrund- und Titelfots personlisiert werden.

 

Tipps

  • Richten Sie Office Delve, zusätzlich zur Intranet-Startseite, das Standardseite in der Browserkonfiguration Ihres Unternehmens ein. Damit ermöglichen Sie Ihren Anwendern eine einfache Nutzung von Office 365.

 

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Letzte Aktualisierung am 6. Januar 2020.

 

Logo Office 365 MyAnalyticsMyAnalytics hilft Ihnen, ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie Sie Ihre Arbeitszeit nutzen und mit wem Sie kommunizieren. Diese Informationen können Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeit optimaler zu erledigen.

Um MyAnalytis zu nutzen, muss Anwendern eine MyAnalytics-Lizenz zugewiesen sein. Ohne eine Lizenzzuweisung ist eine Nutzung dieser Funktion nicht möglich.  

MyAnalytics stellt Ihnen Informationen in den Kategorien Fokus, Wohlbefinden, Netzwerk und Zusammenarbeit zur Verfügung. 

Der folgende Screenshot zeigt die Startseite von MyAnalytics.

Screenshot MyAnalytics Startseite


MyAnalytics gibt Ihnen einen Einblick, wie Sie persönlich in der zurückliegenden Zeit gearbeitet haben. Diese Informationen stehen Ihnen persönlich zur Verfügung. 

Zu MyAnalytics gehört das Insights Outlook Add-In. Über dieses Add-In haben Sie direkt aus Outlook heraus die Möglichkeit, Insights-Informationen abzufragen. Insights steht Ihnen auch in Outlook on the Web von Exchange Online zur Verfügung.

Der folgende Screenshot zeigt die Wohlbefinden-Seite von MyAnalytics.

Screenshot Office 365  MyAnalytics - Wohlbefinden

 

Zusätzlich zum MyAnalytics-Portal erfolgt auch ein Versand von E-Mail-Nachrichten. Jeden Montagmorgen erhalten Anwender eine MyAnalytics E-Mail-Nachricht mit den Informationen zur vorherigen Arbeitswoche. 

Wichtig ist, dass MyAnalytics keine Form der Arbeitsüberwachung darstellt. MyAnalytics soll Anwender helfen, besser und sinnvoller zu arbeiten. Durch MyAnalytics erfahren Anwender z.B., wie viele E-Mail Nachrichten sie ausserhalb der offiziellen Arbeitszeiten beantwortet haben. Ob dieses Verhalten nun gut oder schlecht ist, müssen Anwender selbst entscheiden. MyAnalytics bietet Anwendern eine bessere Sichtbarkeit der eigenen Arbeitsweise.

 

Tipps

  • Aktivieren Sie MyAnalytics zuerst für einen eingeschränkten Benutzerkreis, bevor Sie MyAnalytics im Unternehmen ausrollen. Die Aktivierung von MyAnalytics muss mit einer adäquaten Kommunikation begleitet werden. Ohne eine begleitende Kommunikation wird MyAnalytics schnell als Arbeitsüberwachung wahrgenommen.

 

 

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

 

 

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