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Granikos Technology Blog

Letzte Aktualisierung: 15. Februar 2020

 

Office Online ist die browserbasierte Variante der wichtigsten Office Applikationen. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff und eine Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.

Office Online umfasst im Standard folgende Applikationen:

  • Excel
  • OneNote
  • PowerPoint
  • Word

Wenn Sie Anwender Lizenzpläne für Visio Online oder Project Online zuweisen, können diese Anwender auch Dateien dieser Applikation im Browser bearbeiten.

Office Online kommt auch in Outlook on the Web zu Einsatz. Immer dann, wenn Sie einen Dateianhang einer E-Mail auswählen, erfolgt die Anzeige im Browser durch Office Online. In dieser Ansicht in Outlook on the Web haben Sie auch die Möglichkeit, die ausgewählte Datei direkt zu bearbeiten.

Ob ein Anwender in der Lage ist, eine Office-Datei zu bearbeiten hängt von der jeweiligen Berechtigung und Absicherung des Dokumentes ab. Daher ist eine korrekte Konfiguration der Berechtigungen und Freigaben so wichtig. Office Online unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Anwender. Die zeitgleiche Zusammenarbeit an einem Office-Dokument funktioniert mit Office Online, Office Desktop und Office Mobile.. 

Die Office Online Suite wird ergänzt durch die zugehörigen mobilen Office Apps für Android und iOS. 

 

ExcelLogo Office Online - Excel

Die Excel-Edition von Office Online stellt Ihnen die wichtigsten Excel-Funktionen bereit. Damit haben Sie schnell und einfach Zugriff auf Informationen, die über Excel abgerufen werden können. Bei der Nutzung von Excel-Datei gibt es jedoch zwei wichtige EInschränkungen. Excel-Dateien mit verknüpften externen Datenquelle funktinieren aus Sicherheitsgründen nicht. Hier bietet sich Power BI als Alternative an. Eine weitere Einschränkung gilt für Excel-Dateien mit Makros und VBA-Code. Dieser Code wird in Excel Online nicht ausgeführt.

Der folgende Screenshot zeigt eine Excel-Datei aus der Dateiablage einer Office 365 Gruppe.

Screenshot - Office Online - Excel

 

Die Einbettung von Office Online steht natürlich auch in Microsoft Teams zur Verfügung. Der folgende Screenshot zeigt ein Excel-Arbeitsblatt, das direkt aus der Dateiablage eines Teams heraus geöffnet wurde. Sie haben in dieser Ansicht die Option, zur reinen Office Online Ansicht zu wechseln, um den zur Verfügung stehenden Bildschirmraum besser auszunutzen oder die Datei in der Desktopversion von Excel zu öffnen. 

Screenshot - Office Online Excel in Microsoft Teams

 

Die Einbettung von Office Online in Microsoft Teams ist nicht auf Excel beschränkt. 

 

PowerPointLogo Office Online - PowerPoint

PowerPoint Online ist eine weitere Applikation von Office Online. Mit dieser Applikation können Sie bestehende Präsentationen bearbeiten oder neue Präsentationen erstellen. Der große Vorteil von PowerPoint Online ist aber weniger die Möglichkeit zur Bearbeitung, sondern zu direkten Präsentation. 

Sie können eine geöffnete PowerPoint-Datei direkt im Browser präsentieren. Sie benötigen die Desktop-Applikation hierzu nicht. 

Wenn Sie eine Präsenation in einer anderen Office 365-Applikation, wie z.B. Sway, einbetten, können Sie direkt in dieser Applikation die Präsenation halten.

Der folgende Screenshot zeigt eine PowerPoint-Datei eines Office 365-Testmandanten.

Screenshot - Office Online - PowerPoint

 

Das Öffnen und Präsentieren ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich.

 

Visio

Auch für Visio exisitiert eine Möglichkeit zur Ansicht von Visio-Dateien. HIer steht primär ein Viewer zur Verfügung, der keine Bearbeitung zulässt. Ist die Datei in SharePoint-Online geöffnet, können Sie die ausgewählte Datei in einer Vorversion der Office Web Apps von Visio (Visio Legacy Editor) bearbeiten. Aufgrund der Komplexität von Vision ist eine Bearbeitung nur in der Visio Desktop-Edition sinnvoll.

Der folgende Screenshot zeigt das Organisationsdiagramm eines Office 365-Testmandaten als VIsio-Datei.  

Screenshot - Office Online - Visio

 

Die Anzeige von Visio-Dateien ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich. 

 

WordLogo Office Online - Word

Word Online ist sicherlich die Komponente von Office Online, die Sie am häufigsten verwenden werden. Mit Word Online steht Ihnen ein browserbasiertes Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung, das die gängigsten Funktionen der Desktop-Edition von Word zur Verfügung stellt. 

Der folgende Screenshot zeigt ein Word-Dokument eines Office 365-Testmandaten.

Screenshot - Office Online - Word

 

Und natürlich funktioniert Word Online auch in Microsoft Teams.

 

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

 

 

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On Februar 13, 2020
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Angry CloudDie Einführung von Office 365 ist im Allgemeinen keine große technische Herausforderung. Die technischen Anforderungen sind klar definiert und können in den meisten Fällen direkt 1:1 umgesetzt werden. Bei manchen Unternehmen ist die Konfiguration der technischen Anbindung der lokalen IT-Infrastruktur an Office 365 durchaus komplex, aber kein wirkliches Hindernis.

Neben den rein technischen Themen bei der Implementierung von Office 365 können unternehmensinterne Abstimmungen und Entscheidungsfindungen ein großer Hemmschuh für Office 365-Projekte sein. Diese sind immer dann eine Herausforderung, wenn keine ausreichende Unterstützung aus der Führungsebene vorhanden ist oder, noch wesentlich schlimmer, keine klare Cloud-Strategie existiert. Ohne eine klar definierte Unterstützung der Geschäftsführung sollten Sie von einer produktiven Office 365-Einführung Abstand nehmen.

 

Welche Hindernisse gibt es jenseits der technischen Implementierung von Office 365 und unternehmensinternen Entscheidungsprozessen?

Aber selbst mit allen notwendigen technischen Voraussetzungen und einer klaren Entscheidung, Office 365 als integralen Bestandteil der IT-Plattform im Unternehmen zu nutzen, kann es zu Problemen bei der Einführung von Office 365 kommen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen IT-Mitarbeiter hat, die über das notwendige Knowhow zur Einführung von Office 365 verfügen, werden gerne Projektpartner oder Personaldienstleister in Anspruch genommen. Dies führt zu besonderen Kunde-Dienstleister-Konstellationen.

Und hier beginnen die Herausforderungen, die zu einer schlechten Office 365-Implementierung führen können.

An den folgenden beiden Beispielen möchte ich Ihnen die Problemsituationen verdeutlichen, die auch für die Office 365-Einführung in Ihrem Unternehmen ein Risiko darstellen können.

 

Beispiel A

Fachkräfte, die sich mit allgemeinen Cloud-Technologien und mit Office 365 im Besonderen auskennen, sind rar. Dies ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen ihre IT-Mitarbeiter im Bereich Cloud-Technologien nicht weiterbilden.

Möchte ein Unternehmen Office 365 einführen und eine Migration zu Office 365 durchführen, wendet man sich entweder an ein IT-Systemhaus oder einen Projektdienstleister, mit dem man bereits andere Projekte durchgeführt hat. Alternativ beauftragt man einen Personaldienstleister, einen Office 365-Experten für einen definierten Projektzeitraum zu finden. Dies resultiert in einer direkten Beauftragung zwischen dem Kunden (Ihr Unternehmen, im Folgenden AG genannt) und Personal-/Projektdienstleister bzw. Systemhaus als Auftragnehmer (AN).

Auf dieser ersten Ebene (A) endet bereits Ihre direkte Einflussnahme als Kunde, da nur zwischen Ihrem Unternehmen und dem direkten Auftragnehmer ein Vertragsverhältnis besteht. Bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister sollte es Ihnen als Kunden bewusst sein, dass ein weiteres Glied der Beauftragungskette hinzugefügt wird, bevor Ihnen ein Office 365-Experte zur Seite gestellt wird. Wenn Sie einen Projektdienstleister oder ein Systemhaus beauftragen, haben Sie die Erwartung, dass diese Ihnen mit eigenen Experten helfen können. Diese Erwartung kann oft nicht erfüllt werden, da die Auftragnehmer mehr Projekte annehmen als sie effektiv bedienen können. Die vorhandenen Experten werden schlichtweg überbucht.

Um das angenommene Kundenprojekt nicht zu gefährden, bedienen sich die Aufragnehmer der Ebene A der gleichen Methodik wie der Endkunde. Sie kontaktieren ihrerseits Personaldienstleister, um fehlendes Expertenwissen einzukaufen. Damit sind wir in der zweiten Beauftragungsebene (B) angekommen. Oftmals kontaktieren Projektdienstleister und Systemhäuser mehrere Personaldienstleister, um das fehlende Expertenwissen möglichst günstig einzukaufen. Hierbei kommt es zu einer weiteren Beauftragung und einer zusätzlichen Auftraggeber-/Auftragnehmer Konstellation.

Verfügt ein Personaldienstleister aus Ebene B nicht direkt einen Experten zur Projektunterstützung, erfolgt eine erneute Suche nach einem Experten aus dem Pool registrierter Beraterunternehmen und Freelancer.

Dies ist nun die dritte Beauftragungsebene (C). Die Suche nach einem Office 365-Experten der beiden ersten Beauftragungseben A + B führt manchmal zu der amüsanten Situation, dass das gleiche Kundenprojekt bei Dienstleistern der Ebene C durch unterschiedliche Personal- und Projektdienstleister angefragt wird. Die Beauftragung des ausführenden Dienstleisters oder Freelancers in dieser dritten Ebene führt natürlich zu einer weitere Auftraggeber-/Auftragnehmer-Situation.

Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.

Diagramm zu Beispiel A

 

Wie wirkt sich solch eine Beauftragungskette für ein einzelnes Office 365-Projekt auf den Erfolg des Kundenprojektes aus?

Das große Problem einer solchen Beauftragungskette ist, dass mehrere AG/AN-Beziehungen zwischen Parteien bestehen, die ganz unterschiedliche Geschäftsinteressen verfolgen, die von Ebene zu Ebene undeutlicher werden. Der Dienstleister der dritten Ebene hat keine direkte Beziehung zum Kunden und zum ausgehenden Kundenprojekt. Die Erbringung der Dienstleistung und die damit verbundene Verantwortung erfolgen immer nur von Ebene zu Ebene. Diese Beauftragungskette beeinträchtigt auch die Kommunikationswege für das Kundenprojekt, wodurch dem Kunden nicht das vollständige Expertenwissen zur Verfügung steht.

Ein weiteres Problem dieser Beauftragungskette ist, dass die Dienstleister und Freelancer der dritten Ebene preislich gegeneinander ausgespielt werden. Auf dem Weg nach oben wiederum schlägt jeder beteiligte Personal- oder Projektdienstleister 10-20% auf den Einkaufspreis der Dienstleistung auf. Der Preis, den der Kunde wahrnimmt, suggeriert ihm, dass er Expertenwissen erhält, was eine entsprechende Erwartungshaltung generiert. Die natürlichen Kommunikationsverluste der Beauftragungskette führen nahezu zwingend dazu, dass die Kundenerwartung nicht erfüllt werden kann.

Erschwert wird diese Situation dadurch, dass Dienstleister und Freelancer oftmals gezwungen sind, unter der direkten Flagge eines Projektdienstleisters aufzutreten. Hierbei erhalten sie ein eigenes Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Projektdienstleisters und erscheinen dem Kunden gegenüber wie hausinterner fester Mitarbeiter. Um einer Scheinselbstständigkeit zu entgehen, arbeiten Freelancer zur gleichen Zeit in mehreren Projekten. Dies wiederum führt zu Zeitverzögerungen bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Projektkommunikation und hinterlässt so bei Ihnen, als Kunden, automatisch einen schlechten Eindruck,

Die mehrstufige Kommunikation fördert Missverständnisse, gerade im Hinblick auf notwendige Kundenberatung für die erfolgreiche Einführung von Office 365. Durch die Eingrenzung auf festdefinierte Projektthemen ist keine ganzheitliche Beratung und Einführung von Office 365 Produkten und Diensten möglich. Selbst wenn der Dienstleister oder Freelancer, als beauftragter Experte, seine Expertise in das Kundenprojekt einbringen möchte, wird er in den meisten Fällen durch einen Auftraggeber in Ebene A oder B ausgebremst, da diese vermeintlich zusätzliche Expertise nicht Bestandteil der Beauftragung ist. Der Kunde erfährt nie, dass er keine umfängliche Dienstleistung erhalten hat.

Für den Kunden birgt solch eine Beauftragungskette ein hohes Risiko, nicht die optimale Beratung zur Implementierung von Office 365 zu erhalten.

 

Ähnlich sieht es im zweiten Beispiel aus, wenn Sie im Rahmen der Einführung einer neuen Software-Lösung zwangsweise auch Office 365 einführen müssen.

Beispiel B

Dieses Beispiel ist eine Variation von Beispiel A und in der Wahrscheinlichkeit zum Scheitern einer zukunftsfähigen Office 365-Einführung noch riskanter.

Als Kunde möchten Sie gerne eine neue Software-Lösung, wie z.B. eine cloudbasierte ERP-Lösung, einführen, um eine ältere, lokal betriebene, Software-Lösung zu ersetzen. Die Nutzung dieser ERP-Lösung erfordert, dass die Postfächer Ihrer Mitarbeiter in Exchange Online bereitgestellt werden. Die ERP-Lösung ist nicht kompatibel mit Postfächern, die in einer lokalen Exchange Organisation gespeichert sind oder bei einem anderen Provider gehostet sind.

Der primäre Fokus des ERP-Vertriebsteams liegt auf dem Verkauf von Nutzungslizenzen. Die Voraussetzungen zur Nutzung der ERP-Software und die technische Realität in der Kundenumgebung werden bewusst ausgeklammert. Sie als Kunde werden in der Sicherheit gewogen, dass eine cloudbasierte Software leicht und einfach zu implementieren ist. Die noch fehlende Office 365-Implementierung in Ihrem Unternehmen wird als Integrationsbaustein zur Softwarenutzung mitverkauft.

Mit dem Erwerb der ERP-Lizenzen beauftragen Sie In diesem Beispiel auch die Migration von Office 365.

Nun ist es so, dass der Software-Dienstleister (Beauftragungsebene A) nicht über das erforderliche Knowhow verfügt, um einen neuen Office 365-Mandaten vollständig und sicher zu konfigurieren. Um dieses Defizit auszugleichen, vergibt er die Office 365-Anbindung an einen anderen Dienstleister (Ebene B). Dieser Dienstleister wiederum verfügt ebenfalls nicht über das notwenige Knowhow bzw. hat kein Personal verfügbar, um die Office 365-Anbindung selbst auszuführen.

Auch in diesem Fall tritt dieser Dienstleister an einen weiteren Dienstleister oder Freelancer (Ebene C) heran, um die eigentlich Office 365-Anbindung durchzuführen.

Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden, dem Software-Dienstleister und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.

Diagramm zu Beispiel B

 

Der wichtigste Unterschied zu Beispiel A ist der Umstand, dass dem Kunden eine Software-Produkt verkauft wurde und die Office 365-Anbindung preislich bereits inkludiert ist. Somit besteht keinerlei Spielraum, um eine umfassende Office 365-Beratung und Umsetzung durchzuführen. Der ausführende Dienstleister in Ebene C ist gezwungen, nur das notwendige Mindestmaß an Arbeiten durchzuführen.

Als Resultat verfügt der Office 365-Mandant des Kunden zwar über die Funktionen zur Nutzung der verkauften ERP-Software, eine Konfiguration zur Absicherung des Office 365-Mandaten findet jedoch nicht statt. Als weitere negative Auswirkungen auf diese Art einer Office 365-Implementierung sind u.a. zu nennen:

  • Fehlende Konfiguration von Azure AD Connect
    Resultat: Anwender müssen mit unterschiedlichen Benutzerkonten für die lokale und die Office 365-Anmeldung arbeiten
  • Fehlende Implementierung von Azure AD-Bentuzerkonten in die SaaS-Applikation
    Resultat: Anwender müssen mit unterschiedlichen Benutzerkonten für die lokale, die Office 365-Anmeldung und Cloud-ERP-Anmeldung arbeiten
  • Fehlende Migration von vorhandenen E-Mail-Postfächern
    Resultat: Manuelle Migration der Postfachinhalte durch Anwender (PST-Migration)
  • Betrieb des Office 365-Mandanten mit Standardeinstellungen
    Resultat: Hohes IT-Betriebsrisiko durch nicht kontrollierte Zugriffe auf Unternehmensdaten aufgrund nicht konfigurierter Richtlinien
  • Bereitstellung von Office 365 Produkten und Diensten ohne Mitarbeiterinformation
    Resultat: Speicherung von Unternehmensdaten in nicht konfigurierten Speicherorten (auch von Drittanbietern)

In diesem Fall nutzt der Kunde anschließend zwar Office 365, jedoch in mit einer als unsicher einzustufenden Konfiguration.

 

Fazit

Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Einführung von Office 365 planen oder die Nutzung von Office 365 eine Voraussetzung für die Einführung einer SaaS-Lösung ist, achten Sie besonders darauf, wer welche Dienstleistung erbringen kann. Je mehr Beauftragungsstufen in solch einem Projekt vorhanden sind, desto komplizierter werden die Auftraggeber- und Auftragnehmer-Abhängigkeiten. Es entstehen automatisch Interessenskonflikte, die nicht mehr das Wohl des Kunden und den Erfolg des Projektes im Fokus haben.

Das Scheitern der Office 365-Einführung ist dann besonders groß, wenn Sie als Kunde keinerlei Wissen über Cloud-Technologien im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen in Ihrer IT-Abteilung verankert haben. Ohne dieses Wissen sind Sie nicht in der Lage, die Empfehlungen und Arbeiten der beauftragen Dienstleister zu bewerten. Diese Situation wiegt noch einmal schwerer, wenn Sie die Betreuung Ihres Office 365-Mandanten als Managed Service an einen Dienstleister ausgelagert haben. Sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und Zertifizierung Ihrer IT-Mitarbeiter in den Technologiefeldern, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen.

Achten Sie bei der Beauftragung eines IT-Dienstleisters unbedingt darauf, dass keine Beauftragungsketten entstehen. Nehmen Sie hierzu Ihre Dienstleistungspartner in die Pflicht und fordern Sie eine Mitteilung über solche Beauftragungsketten ein. So haben Sie die notwendige Klarheit über vertragliche Abhängigkeiten, die außerhalb Ihres Kontrollbereiches sind und eventuell ein Risiko für Ihr Office 365-Projekt darstellen.

 

Viel Spaß mit Office 365.

 

 

 

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Letzte Aktualisierung: am 6. Januar 2020

 

Logo Microsoft 365 Security CenterDas Microsoft 365 Security Center ist der zentrale Ort in Ihrem Office 365-Mandaten zur Verwaltung der mandantenweiten Sicherheitsrichtlinien, der Einstellungen zur Datenklassifizeirung und -aufbewahrung und zur Kontrolle durch detailierte Berichte.

Die Startseite des Microsoft 365 Security Centers bietet Ihnen eine Übersicht der wichtigsten Informationen und Benachrichtigungen. Das Dashboard erlaubt eine Anpassung der angezeigten Kacheln.

Der nachfolgende Screenshot zeigt die Startseite für einen Office 365 Demo-Mandaten.

Screenshot Microsoft 365 Security Center Übersicht

 

Im Abschnitt Benachrichtigungen finden Sie eine Übersicht der im Mandanten konfigurierten Benachrichtigungen für sicherheitsrelevante Benachrichtigungen, z.B. von Cloud App Security Ereignissen.

Der nachfolgende Screenshot zeigt die Übersicht der konfigurierten Benachrichtigungen für einen Office 365 Demo-Mandaten. 

Screenshot Microsoft 365 Security Center - Benachrichtigungen

 

Die Microsoft-Sicherheitsbewertung (Secure Score) unterstützt Sie bei der Konfiguration der Sicherheitsfunktionen Ihres Office 365-Mandaten. Auf dieser Seite finden Sie Empfehlungen zur Konfiguration, Dienst- oder Benutzereinstellungen. Diese Empfehlen betreffen z.B. die Aktivierung der Multifaktor-Authentifizierung für alle Anwender oder die Deaktivierung der sog. Legacy-Authentifizierung für nicht verwaltete E-Mail-Clients. 

Die angezeigte Sicherheitsbewertung ist ein relativer Wert. Der Wert wird auf Basis der vorhandenen Konfigurationen in Ihrem Mandaten in Relation zu anderen Mandanten der gleichen Kategorie und Größe berechnet. Die Kategorie Ihres Mandaten stellen Sie im Microsoft 365 Admin Center ein.

Der folgende Screenshot zeigt die Microsoft-Sicherheitsbewertung eines Office 365 Test-Mandaten.

Screenshot Microsoft-Sicherheitsbewertung

 

Im Abschnitt Klassifizierung konfigurieren Sie die Bezeichnungen (Label) und Richtlinien (Policies) zum Schutz und zur Aufbwahrung von Daten in Ihrem Office 365-Mandaten. Die hier konfigurierten Richtlinien können in Ihrem Mandaten auf E-Mail-Nachrichten, Dokumente und Sites angewendet werden. 

Ihr Mandant verfügt über vordefinierte Datentypen zum Schutz vertraulicher Informationen. Sie können jederzeit individuelle Datentyp-Definitionen entwickeln und in Ihrem Mandaten bereitstellen. Diese Bereitstellung ist nur über die PowerShell-Konsole möglich.

Der folgende Screenshot zeigt die Aufbewahrungsbezeichnungen (Retention-Label) eines Office 365 Test-Mandaten.

Screenshot - Microsoft 365 Security Center - Aufbewahrungsbezeichnungen

 

Über die im Abschnitt Richtlinien anzeigten Richtlinientypen gelangen Sie zu den für Ihren Tenant aktuellen Konfigurationsseiten. Die zur Auswahl stehenden Richtlinientypen variieren und hängen von den aktiven Office 365-Lizenzen ab. 

Der folgende Screenshot zeigt die Richtlinien-Übersicht eines Office 365 Test-Mandaten.

Screenshot - Microsoft 365 Security Center - Richtlinien

 

Der Abschnitt Berechtigungen gibt eine Übersicht für die für das Security Center relevanten Rollengruppen. Hier können Sie sehen, welche Benutzerkonten Mitglied der jeweiligen Rolel sind. Die Konfiguration der Rollenmitgliedschaft erfolgt im Azure AD. 

 

PowerShell

  • Der PowerShell-Zugriff für die Konfiguration von Datentypen erfolgt mit Hilfe des Exchange Online PowerShell Modules. Hier sollten Sie auf jeden Fall immer mit dem Exchange Online PowerShell Module mit MFA arbeiten.

 

Tipps

  • Machen Sie sich vor der produktiven Inbetriebnahme unbedingt mit dem neuen Security Center vertraut. Gerade mit dem kommenden Wechsel von Azure Information Protection (AIP) zu Unfied Labeling wird das Security Center zur Absicherung Ihrer Unternehmensdaten immer wichtiger. 
  • Wenn Sie heute noch keine Klassifizierung der Dokumente und Daten in Ihrem Unternehmen nutzen, ist jetzt die Zeit, damit zu beginnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der u.s. Linkliste.

 

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

 

 

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Logo Office 365Die Einführung von Office 365 wird gerne als einfach und simpel dargestellt. Diese Aussage gilt genau für das Szenario, dass Sie über keinerlei lokale IT-Infrastruktur verfügen und keinerlei Daten migriert werden müssen.

Sobald eine lokale IT-Infrastruktur vorhanden ist und die von Anwendern genutzten Anmeldeinformationen auch für die Anmeldung an Office 365 verwendet werden sollen, beginnt es komplex zu werden. Die Vorbereitung der lokalen IT-Infrastruktur ist nicht unbedingt kompliziert, trotzdem sind es Eingriffe in eine produktive Umgebung, die geplant und vorbereitet werden sein wollen. Sie möchten sicher nicht, dass eine spontan durchgeführte Konfigurationsänderung in Ihrem Netz dazu führt, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr arbeiten können und Ihr Unternehmen zum Stillstand kommt. 

Die Einführung von Office 365 besteht nicht nur aus der technischen Anbindnung von Office 365 und der Einrichtung von Benutzerkonten. Den Mehrwert von Office 365 können Sie erst dann voll ausnutzen, wenn Sie Bestandsdaten aus Ihren lokalen IT-Systemen zu Office 365 migrieren. Die meisten Kunden von Office 365 beginnen mit der Migration von Exchange Server Postfächern, andere beginnen mit der Nutzung von OneDrive for Business und der Ablösung lokaler Home-Laufwerke. Die Migration von Bestandsdaten trägt, im Vergleich zur rein technischen Anbindung, das größere Risikopotential. Die Risiken liegen nicht nur im Volumen der zu migrierenden Daten, sondern auch im Alter der Daten. Je älter die zu migrierenden Daten sind, desto größer ist das Risiko, dass Datenfehler vorhanden sind, die eine zeitaufwändige Fehleranalyse erfordern und so das Gesamtprojekt verzögern.

Der dritte Punkt, den Sie für eine erfolgreiche Einführung von Office 365 im Blick haben müssen, betrifft die Reihenfolge zur Einführung der einzelnen Produkte und Dienste von Office 365 und die ntowendige MItarbeiterkommunikation zur jeweiligen Einführung. Die Einführung von Office 365 erfolgt Hand in Hand mit der Einführung einer neuen Art zu arbeiten. Aus diesem Grund erfordert die Einführung von Office 365 Produkten und Diensten einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Zeit- und Kommunikationsplan. 

Mit dem richtigen Microsoft Partner als Projektpartner können Sie die Einführung von Office 365 zu einem Erfolg für Ihr Unternehmen werden lassen. 

 

Office 365-Workshop I

Beginnen Sie mit einem Office 365-Workshop. Wenn Sie bisher noch keinerlei Berührungspunkte mit Office 365 hatten, ist es an der Zeit, die Möglichkeiten von Office 365 kennenzulernen. In solch einem Workshop lernen nicht nur Sie die Produkte und Dienste von Office 365 kennen, sondern der beratende Microsoft-Partner lernt auch Sie und Ihr Unternehmen kennen. Daher ist es wichtig, dass dieser Workshop nicht nur die Vorstellung von technischen Office 365-Funktionen zum Ziel hat. 

Wenn Sie dem Berater ein klares Bild davon vermitteln können, wie gegenwärtig Ihre Geschäftsprozesse aussehen, wo Ihre organisatorischen und technischen Hürden im täglichen Betrieb sind und was Sie sich von der Einführung von Office 365 versprechen, erhalten Sie eine individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitte Empfehlung zur Einführung von Office 365.

Wie machen es denn andere??

Dies ist eine der beliebtesten Fragen in Office 365-Workshops. Die Antwort auf diese Frage lautet klar und deutlich: anders.

Jede Unternehmen ist anders und hat daher automatisch andere Wünsche, Bedürfnisse und Anforderungen an eine Office 365 Einführung. 

Während dieses Workshops werden Sie viele Fragen haben. Nicht auf alle Fragen werden Sie eine Antwort erhalten. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass es sich bei Office 365 um ein Software-as-a-Service-Angebot handelt, das sich täglich verändert und weiterentwickelt. Diese stete Weiterentwicklung ist auch für Berater eine Herausforderung. Die offenen Fragen des im Workshop entwickelten Fragenkataloges werden zeitnah beantwortet und befähigen Sie, eine Richtungsentscheidung zu Office 365 zu treffen.

 

Office 365-Workshop II

Der zweite Workshop verfolgt ein anderes Ziel. In diesem zweiten Workshop geht es im wesentlichen um technische Themen. Die Workshop-Teilnehmer betrachten die vorhandene IT-Infrastruktur und bewerten, wie gut diese Infrastruktur für eine Anbindung an Office 365 vorbereitet ist. 

Die zu betrachtenden Themen dieses Workshops sind u.a.:

  • Betriebszustand der Active Directory Gesamtstruktur
  • Betriebszustand der Netzwerk-Infrastruktur und Internetanbindung
  • Betriebszustand der Exchange Organisation oder einer anderen E-Mail-Infrastruktur
  • Vorhandene und zukünftig geplante Clientsysteme
  • Vorhandene Office Software-Umgebung
  • Software-Lösungen von Drittanbietern, die eine Auswirkung auf eine Office 365 Einführung haben
  • Anforderungen an IT-Sicherheit und Compliance für den Betrieb von Office 365
  • Einbindung des Betriebsrates in das Projekt zur Einführung von Office 365

Dies sind nur einige der Themen, die während dieses Workshops besprochen werden. 

Oftmals werden die Ergebnisse dieses Workshops auch zur Ausarbeitung eines Angebotes durch den Microsoft Partner verwendet. Solch eine Ausarbeitung erfordert, dass in diesem Workshop die Themen einvernehmlich besprochen und, wo notwendig, belastbare Entscheidungen getroffen wurden.

Um die Zeit für diesen Workshop effektiv zu nutzen, wird Ihnen der Microsoft Partner schon vorab einen Fragenkatalog zukommen lassen. Je mehr Antworten Sie geben können und je mehr Informationen bereitstellen können, desto effektiver wird der Workshop und das Ergebnis für Ihr Unternehmen sein. 

 

Bereiten Sie sich auf die Fragen des Beratungsteams vor

Der Microsoft Partner benötigt Detailinformationen über Ihre IT-Infrastruktur. Ohne diese Informationen ist eine seriöse Beratung schlichtweg nicht möglich. Helfen Sie dem Beratungsteam, indem Sie vor dem Workshop die folgenden Informationen zusammentragen und mit ausreichend zeitlichem Vorlauf bereitstellen:

  • Informationen über die Active Directory Gesamtstruktur
    • Ausführliche Active Directory Dokumentation
       
  • Informationen über die lokale Netzwerk-Infrastruktur und Internetanbindung
    • Visio-Diagramme oder andere schematische Zeichnungen der Netzwerk-Infrastruktur
    • Informationen über den Internet-Provider, bereitgestellte Bandbreite und externen IP-Adressen
    • Informationen über vorhandene aktive Netzwerkkomponenten, wie z.B. Firewall, Proxy-Server, Application Delivery Controller, Intrusion Detection Systeme  
       
  • Informationen über die lokale Exchange Organisation 
    • Ausführliche Dokumentation der Exchange Organisation
    • Nutzungsberichte zum vorhanden Volumen der Exchange Organisation 
    • Einstellungen mit externen Partner-Unternehmen
       
  • Informationen über die Client-Systeme
    • PC-Systeme inkl. Betriebssysteminformationen
    • Mobile Endgeräte
    • Office Versionen inkl. verwendeter AddOns
    • Multifunktions- und Faxgeräte

Die genaue Liste der bereitzustellenden Informationen wird Ihnen Ihr Microsoft Partner im Vorfeld des Workshop-Termines mitteilen.

Wenn Ihre lokale IT-Infrastruktur von einem externen Dienstleister im Rahmen eines Managed Service betreut wird, so ist die ausführliche Vorbereitung des Workshops von größter Wichtigkeit. Idealerweise ist ein technische Vertreter des Dienstleisters während des Workshops anwesend oder am Workshop-Tag zeitnah für Fragen erreichbar. 

 

Erwartungshaltung Angebot

Nach diesem zweiten Workshop haben Sie als Kunde eine Erwartungshaltung hinsichtlich des Angebotes zur Einführung von Office 365 und die Migration Ihrer Bestandsdaten. Mit den Ergebnisse des Workshops ist der Microsoft Partner in der Lage ein Angebot zu entwickeln. Jedoch wird er, als seröser Partner, Ihnen kein Festpreisangebot unterbreiten können. Die Abgabe eines Festpreisangebotes ist unseriös und das Risiko ist für beiden Seiten viel zu groß.

Bedenken Sie, dass Sie Ihre statische IT-Infrastruktur mit einer sehr agilen Infrastruktur verbinden möchten und sich die SaaS-Dienste von Office 365 stetig weiterentwickeln. Produkte und Dienste, die in einem Angebot zur Einführung von Office 365 enthalten sind, können zum Implementierungszeitpunkt nicht mehr vorhanden sein oder sich grundsätzlich anders verhalten. Ebenso ist es möglich, dass zum Implementierungszeitpunkt neue SaaS-Dienste zur Verfügung stehen, die im Angebot jedoch nicht berücksicht werden konnten.

Die Einführung von Office 365 ist immer eine gemeinsame Anstrengung von Ihnen, als Kunde, und vom ausführenden Microsoft Partner.

 

Viel Spaß mit Office 365!

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Photo by Max DeRoin from PexelsDas Blog Cumulative Update für Januar 2020 (CU0120) fasst interessante Themen rund um Cloud SicherheitExchange ServerOffice 365, Microsoft Teams und Azure des Monats Januar 2020 zusammen.

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Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf unserer Website (https://www.granikos.eu) oder Sie kontaktieren direkt unser Vertriebsteam: info@granikos.eu

 

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