In den letzten Wochen haben immer mehr Unternehmen mit der Nutzung von Microsoft Teams begonnen. In vielen Fällen wurde Microsoft Teams geplant und mit der notwendigen Planung eingeführt. Für solch eine geplante Einführung bietet Microsoft ausführliche Informationen zur Planung und Einführung von Microsoft Teams und anderen Microsoft 365 Diensten, wie z.B. den Microsoft Teams Adoption Guide.
In anderen Fällen wiederum wird Microsoft Teams gänzlich ohne Planung, sondern vielmehr mit großer Hektik für Anwender aktiviert und bereitgestellt. Dies war gerade zu Beginn der COVID-19 Krise und der spontanen Anforderung für Remote-Work der Fall. Es wäre kühn, hier von einer Microsoft Teams Einführung zu sprechen. Ich bezeichne ein solches Vorgehen, als Kompromiss, gerne als Ad hoc-Einführung. Diese Art einer Einführung von Microsoft Teams ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt.
Einer der Gründe für solche Ad hoc-Einführungen ist die Annahme, dass es sich bei Microsoft Teams um eine eigenständige Softwarelösung handelt, bei der beliebig Funktionen ausgeschaltet oder beliebig weit eingeschränkt werden können. Es überrascht mich immer wieder, welche Kernkomponenten von Microsoft Teams manche Kunden ausgeschaltet sehen möchten. Manche Kunden möchten Microsoft Teams verwenden, jedoch SharePoint Online, OneDrive und/oder Exchange Online abschalten.
Hierzu fällt mir folgender Vergleich ein.
Sie möchten ein Haus bauen. Sie entscheiden sich für ein Fertighaus, da es alle gewünschten Bestandteile für ein sicheres, bequemes und geräumiges Wohnen für sich und Ihre Familienmitglieder beinhaltet. Nach Fertigstellung kommen Ihnen aber Zweifel, das Fertighaus erscheint Ihnen auf einmal nicht mehr passend. Sie bitten den Hersteller um Änderungen. Sie möchten auf den Keller verzichten, da Sie für sich und Ihre Mitbewohner keine Bevorratung und keinen leichten Zugang zu aufbewahrten Dingen benötigen. Die Tatsache, das Fremde auf dem Weg in den Keller nicht nur die Sicherheitstür am Hauseingang, sondern auch die abgeschlossen Tür zum Keller überwinden müssten, erscheint Ihnen als unsicher. Keller ist bereits vorhanden und kann nur durch das Auffüllen mit Beton endgültig unbrauchbar gemacht werden. Sie möchten keine Sichtbarkeit oder Interaktion mit Menschen am neuen Wohnort, als Lösung schlagen Sie vor die Fenster zuzumauern. Die Interaktion möchten Sie stattdessen lieber mit Briefen, verfasst an einer mechanischen Schreibmaschine, und einem Boten durchführen. Der Hersteller mauert alle Fenster zu, es wird dunkel im Haus. Direkter Kontakt zwischen den Mitbewohnern im Haus erscheint Ihnen inzwischen auch als nicht mehr notwendig, Sie möchten auf das Wohnzimmer als Gemeinschaftsraum und auch gleich auf die Küche verzichten. Ihre Mitbewohner ziehen sich in ihre Zimmer zurück, es entsteht soziale Kälte im Haus. Erscheint Ihnen ein solches Haus noch als erstrebens- und lebenswert?
Sie möchten ein Haus bauen. Sie entscheiden sich für ein Fertighaus, da es alle gewünschten Bestandteile für ein sicheres, bequemes und geräumiges Wohnen für sich und Ihre Familienmitglieder beinhaltet.
Nach Fertigstellung kommen Ihnen aber Zweifel, das Fertighaus erscheint Ihnen auf einmal nicht mehr passend. Sie bitten den Hersteller um Änderungen.
Sie möchten auf den Keller verzichten, da Sie für sich und Ihre Mitbewohner keine Bevorratung und keinen leichten Zugang zu aufbewahrten Dingen benötigen. Die Tatsache, das Fremde auf dem Weg in den Keller nicht nur die Sicherheitstür am Hauseingang, sondern auch die abgeschlossen Tür zum Keller überwinden müssten, erscheint Ihnen als unsicher. Keller ist bereits vorhanden und kann nur durch das Auffüllen mit Beton endgültig unbrauchbar gemacht werden.
Sie möchten keine Sichtbarkeit oder Interaktion mit Menschen am neuen Wohnort, als Lösung schlagen Sie vor die Fenster zuzumauern. Die Interaktion möchten Sie stattdessen lieber mit Briefen, verfasst an einer mechanischen Schreibmaschine, und einem Boten durchführen. Der Hersteller mauert alle Fenster zu, es wird dunkel im Haus.
Direkter Kontakt zwischen den Mitbewohnern im Haus erscheint Ihnen inzwischen auch als nicht mehr notwendig, Sie möchten auf das Wohnzimmer als Gemeinschaftsraum und auch gleich auf die Küche verzichten. Ihre Mitbewohner ziehen sich in ihre Zimmer zurück, es entsteht soziale Kälte im Haus.
Erscheint Ihnen ein solches Haus noch als erstrebens- und lebenswert?
Aber lassen Sie uns zurück zu Microsoft Teams kommen.
Laut Microsoft ist Microsoft Teams der zentrale Hub, also die zentrale Applikation, für die Zusammenarbeit im Unternehmen.
Was ist damit gemeint?
Im Vordergrund sind in Microsoft Teams sind alle relevanten Funktionen für die Zusammenarbeit von MItarbeitern in Projekten und Abteilungen zusammengeführt. Die Integration mit anderen Microsoft 365-Funktionen ist nahtlos. Neben den zu Microsoft 365 gehörenden Produkten und Diensten können bei Bedarf zusätzliche Lösungen von Drittanbietern integriert werden. Solche Lösungen können aus Bots mit Kanal-Interakation, Datenkonnektoren zu externen Datenquellen oder Apps bestehen.
Der folgende Screenshot zeigt den Microsoft Teams Browser-Client.
Der Client von Microsoft Teams kann ohne die Backend-Komponenten von Microsoft Teams nicht funktionieren. Jede verfügbare Client-Variante von Microsoft Teams verbindet sich mit dem Microsoft Teams Backend und arbeitet online. Die Backend-Komponenten von Microsoft-Teams wiederum nutzen andere Microsoft 365-Komponenten, die für eine sichere Grundfunktion notwendig sind. Zu diesen Komponenten gehören u.a. SharePoint Online, OneDrive, Exchange Online und Stream.
Sie können Microsoft Teams um weitere Funktionen ergänzen. Neben den bereits erwähnten Lösungen von Drittanbietern können Sie auch selbstentwickelte Erweiterungen unternehmensweit oder für einzelne Anwendergruppen zur Verfügung stellen. Hier ist es sogar möglich über eine Schnittstelle mit Daten zu interagieren, die in lokalen Systemen, wie z.B. einer SharePoint Farm oder einer SQL Datenbank, gespeichert sind.
Mit Microsoft Teams ändert sich auch die Arbeitsweise und die Art der Zusammenarbeit im Unternehmen und mit externen Partnern. Das darf, neben einer rein technischen Betrachtung, nicht vergessen werden.
Microsoft Teams ist ein Baustein für Zusammenarbeit in Microsoft 365. Es stellt ist die sog. Inner Loop, also die kontextbezogene Zusammenarbeit mit anderen Projektbeteiligten. Hier ist die besondere Abgrenzung gegenüber Yammer zu sehen. Yammer dient als Baustein der Outer Loop zur unternehmensweiten Kommunikation über beliebige Themen. Ergänzt werden diese beiden Bausteine durch Outlook, als E-Mail-Client für individuelle und gezieltre Kommunikation.
Das folgende Diagramm verdeutlicht das Zusammenspiel der drei Bausteine.
Basis aller Lösungen zur Zusammenarbeit sind Microsoft 365 Gruppen. Mit diesen Gruppen steuern Sie die Mitgliedschaft und den Zugriff u.a. für Teams in Microsoft Teams, Yammer-Netzwerken, Videokanälen in Stream, Plänen in Planner oder den Zugriff auf SharePoint Site Collections.
Die Einführung von Microsoft Teams geht immer mit der Nutzung von Microsoft 365 Gruppen einher. Die Nutzung von Microsoft 365 Gruppen wiederum wirkt sich direkt auf anderen Produkte und Dienste in Microsoft 365 aus. Vor einer Einführung sind zahlreiche Fragen zu beantworten. Hierbei helfen Ihnen zertifizierte Microsoft Partner.
Daher ist eine Planung und gesteuerte Einführung von Microsoft Teams so immens wichtig.
Microsoft Teams ist als Produkt mit seinen umfangreichen Funktionen als Microsoft 365 integriertes Produkt zu betrachten. Eine Bewertung der Funktionen in Microsoft Teams muss immer ganzheitlich betrachtet werden. Dazu gehört auch das wichtige Thema Datenschutz. Eine singuläre Betrachtung der Komponenten ist nicht möglich. Als Microsoft 365 integriertes Produkt gelten für Microsoft Teams automatisch die gleichen Datenschutz und DSGVO-Konfigurationen wie für Ihren Microsoft 365-Mandanten.
Die technischen Abhängigkeiten im Microsoft Teams-Backend sind es, die eine Ad hoc-Einführung von Microsoft Teams unmöglich machen und für einen hohen Frustrationslevel bei Anwendern sorgen. Wird Microsoft Teams von Anwendern nicht genutzt, ist die Einführung gescheitert.
Meine ganz persönliche Bitte an Sie:
Führen Sie Microsoft Teams nicht ohne technische Planung und ohne Anwender-Kommunikation ein. Bilden Sie ein Champion-Programm, um einzelne Anwender intensiv zu schulen und auf die Einführung vorzubereiten. Microsoft stellt umfangreiches Material für IT-Administratoren und Anwender zur Verfügung. Nutzen Sie es.
Viel Spaß und Erfolg mit Microsoft Teams!
Seit Anfang April wird die Funktion zur Nutzung benutzerdefinierter Hintergründe in Microsoft Teams ausgerollt. Damit wird die bestehende Funktion des "Background Blur", also des verschwommenen Hintergrundes, erweitert.
Wenn das System, auf dem Sie Microsoft Teams nutzen, diese Funktion technisch unterstützt, finden Sie im Menü Besprechungsoptionen einer laufen Besprechung die Möglichkeit zur Aktivierung von Hintergrundeffekten. Die Funktion für den verschwommenen Hintergrund ist nicht mehr als separate Option vorhanden, da sie Bestandteil der neuen Hintergrundeffekte ist.
Der folgende Screenshot zeigt das englische Auswahlmenü während einer aktiven Besprechung. In der deutschen Sprachvariante lautet der Menüpunkt Hintergrundeffekte anzeigen.
Nach Auswahl des Menüpunktes werden am rechten Bildschirmrand die Auswahloptionen für die Hintergrundeffekte eingeblendet.
Zur Auswahl stehen:
Nach der Auswahl können Sie sich eine Vorschau anzeigen lassen und den Hintergrund übernehmen.
Microsoft Teams liefert eine kleine Auswahl vordefinierter Hintergründe mit. Natürlich können Sie nun eigene Hintergrundgrafiken in das Dateiverzeichnis für eigene Hintergründe kopieren. Speichern Sie eigene Hintergründe in folgendem Verzeichnis ab:
Sollten Sie das Verzeichnis nicht finden, rufen Sie vorher einmal die Funktion Hintergrundeffekte anzeigen in einer Besprechung auf. Danach sollte das Verzeichnis vorhanden sein.
Achten Sie bei der Erstellung von Hintergründen auf die Größe der Dateien. Als Empfehlung gelten:
Unternehmen können per Softwareverteilung eigene Hintergründe im Verzeichnis für Hintergründe bereitstellen und so für ein einheitliches Erscheinungsbild, gerade in Home-Office Situationen wichtig, sicherstellen.
Aktuell gibt es noch keine Möglichkeit, diese Funktion über Microsoft Teams Richtlinien sicherzustellen.
Viel Spaß mit Microsoft Teams.
Am 16. April 2020 trifft sich die Microsoft Teams Meetup Gruppe Berlin zu ihrem siebten Treffen.
Bei unseren Meetup-Treffen sprechen wir über Microsoft Teams als universelle Plattform zur Zusammenarbeit als Teil einer Modern Workplace-Strategie. Hierzu gehören das Teilen und gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, Audio- und Video-Kommunikation, Telefonie und die Erweiterbarkeit durch Applikation, Bots und weitere Schnittstellen.
Viel Spaß mit Microsoft Teams!
Das Blog Cumulative Update für März 2020 (CU0320) fasst interessante Themen rund um Cloud Sicherheit, Exchange Server, Office 365, Microsoft Teams und Azure des Monats März 2020 zusammen.
Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Exchange Server Implementierung oder Migration.
Sie denken über einen vollständigen Wechsel zu Microsoft 365 oder eine Hybrid-Konfiguration mit Office 365 nach? Wir beraten Sie umfassend und neutral über die Möglichkeiten der Office 365 Plattform und Microsoft 365.
Sie möchten mehr über Exchange Server 2019 erfahren? Gerne erläutern wir Ihnen die technischen Änderungen und Chancen für Ihr Unternehmen in einem individuellen Workshop. Bis dahin, werfen Sie doch einen Blick in das Microsoft Exchange Server 2019: Das Handbuch für Administratoren.
Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf unserer Website (https://www.granikos.eu) oder Sie kontaktieren direkt unser Vertriebsteam: info@granikos.eu
This interview Adnan and I talk about the challenges in the current situation with COVID-19. Companies are forced into enabling remote work at a pace they cannot control efficiently. At the same time, the fast-rising numbers of users utilizing collaboration tools put additional load on company networks that those were never planned for. IT departments are required to deliver the same high-quality standard for remote workers as for the on-premises workforce.
Here is the recording, available on Adnan's iMentorCloud YouTube Channel. Enjoy.
Video-Link: https://go.granikos.eu/iMentorCloudMar2020-1
Adnan Rafique is a Collaboration Architect for Microsoft Exchange and Office 365. He is a subject matter expert in this area since the days of Exchange Server 2007.