Granikos Technology Blog

Das Blog Cumulative Update für Mai 2021 (CU0521) fasst interessante Themen rund um Cloud Sicherheit, Exchange Server, Microsoft 365, Microsoft Teams und Azure des Monats Mai 2021 zusammen.

Allgemein

• [STICKY] Modern Collaboration Architecture (MOCA)
• [STICKY] Microsoft Products Reaching End of Support for 2020
• Education and Governance: your weapons to combat fear and enable modern workplaces
• Build the next generation of collaborative apps for hybrid work
• Storytelling for Champions - new resources available
• How a positive hybrid work culture can help you to mitigate insider risk
• PowerShell Event Log Mining

Exchange Server

• [STICKY] Microsoft Exchange Server Support Scripts
• [STICKY] Outlook License Requirements for Exchange Features
• Tech Talk 12 - Exchange Server Support Life-Cycle
• Outlook AutoDetect And Broken AutoDiscover
• Office Online server - Sorry there was a problem and we can’t open this document
• Exchange server patching performance and windows defender
• Microsoft Exchange Server attacks: The Fast and the Furious
• New security functionality in May 2021 security updates
• Exchange Health Checker has a new home
• Troubleshooting Legacy Public Folder Migration Endpoints in Office 365

Microsoft 365 | OneDrive | Exchange Online | and more

• [STICKY] Microsoft Compliance Configuration Analyzer (MCCA)
• [STICKY] Office 365 Network Performance Tool
• [STICKY] Office 365 Support and Recovery Assistant (aka SaRA)
• [STICKY] Office 365 URLs and IP address ranges
• [STICKY] Office 365-Trust Center
• Microsoft Overhypes Biggest Change to Outlook for Windows
• Understanding the Impact of Latency on Office 365 Service Performance
• Migrations with Data Consistency Score (DCS) - more than you ever wanted to know!
• Announcing the topic management dashboard for Microsoft Viva Topics
• Workplace Analytics May 2021 feature?updates
• Why Microsoft Lists is better than Excel
• Updates to the CIS Controls and Free Microsoft 365 Assessment Workbook
• Automatic Intune Documentation evolves to Automatic Microsoft 365 Documentation
• Outlook Mobile Introduces Its Own Delegation Model for Mailbox Access
• How to Find Guest Accounts Blocked by the Azure AD B2B Collaboration Policy
• Microsoft 365 Reporting mit AdminDroid
• OneDrive Sync Admin Report
• Prevent Journaling issues due to Exchange Online mailbox receiving limits
• Loop Prevention in Exchange Online Demystified

Microsoft Teams

• [STICKY] Teams User Group Berlin
• [STICKY] Security and Compliance in Microsoft Teams
• [STICKY] Keyboard shortcuts for Microsoft Teams
• [STICKY] Instructor-led training for Microsoft Teams
• What's New in Microsoft Teams | May 2021
• Microsoft Lernpfade App in Microsoft Teams-Client einbinden
• Den Microsoft Teams Nutzer in Meeting Captions und Transskription verstecken
• Viva Connections Teams App und Umlaute
• Microsoft Teams Call History Outlook/OWA Addin
• Introducing Webinars in Microsoft Teams: Easy, professional webinars to engage customers
• How to present from PowerPoint desktop directly to Microsoft Teams meeting
• Customer Key for Microsoft Teams is now generally available!
• Teams Not to Automatically Record All Meetings
• 1:1 Call Recording in Microsoft Teams Deep Dive

Microsoft Azure

• [STICKY] Azure Latency Test
• [STICKY] Virtual Machines Licensing FAQ
• [STICKY] Azure Architecture Center
• [STICKY] Microsoft Azure Trust Center
• Addressing the hard part of soft matching between Active Directory and Azure AD

Cloud | Cloud Sicherheit

• [STICKY] Microsoft Security TechCenter
• Another Nobelium Cyberattack
• New sophisticated email-based attack from NOBELIUM
• NBConsult's Nicolas Blank on the fast-changing world of IT backup
• First look at filters in Microsoft endpoint manger
• How to Report Membership of Microsoft 365 Compliance Role Groups
• Deploy Passwordless Devices for New Users
• Answering Europe’s Call: Storing and Processing EU Data in the EU
• EU Data Boundary for the Microsoft Cloud | Frequently Asked Questions

Microsoft Training

• [STICKY] MCT Central
• Cybersecurity skills and certifications open doors to the next hot jobs for recent grads

Schule | Lernen

• Hybrid teaching solution with Microsoft Teams and Teams Devices

Microsoft Docs | Tech Community | Knowledge Base

• [STICKY] Getting started with the Cloud Adoption Framework
• [STICKY] Surface Hub update history
• Sicherheitsanfälligkeit in Microsoft Exchange Server bezüglich Spoofing

Skype for Business Server | Communications

• [STICKY] Download: Skype for Business Network Assessment Tool
• SfB 2015 Server Security Update - May 2021
• SfB 2019 Server Security Update - May 2021

Replay

• September 2018: Using Computer Name Aliases in place of DNS CNAME Records
• Updating PowerShellGet
• März 2014: Mailbox Migration Performance Analysis
• Juni 2020: Teams is the Most Difficult Office 365 Application to Backup (UPDATED)
• Januar 2020: Improving Migrations Using Data Consistency Scoring

Podcast Empfehlungen

• [STICKY] Collab Talk: #MsftBuzzChat Podcast series
• Episode #89 - Troubleshooting Microsoft Teams with Self-Help Diagnostics
• Episode #88 - Attack of the super sized Microsoft Teams meetings and more!

Tools

• Teams Phone Screen Capture Tool
• Network Assessment Tool Plus
• ADFS Rapid Restore Tool
• Active Directory Migration Tool version 3.2
• Microsoft Azure, Cloud and Enterprise Symbol / Icon Set - Visio stencil, PowerPoint, PNG, SVG
• ISESteroids - PowerTheShell
• Mailscape 365 - Exchange Online Monitoring und Reporting
• Mailscape - Exchange Monitoring und Reporting
• Compass - Active Directory Monitoring und Reporting

Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Exchange Server Implementierung oder Migration.

Sie denken über einen vollständigen Wechsel zu Microsoft 365 oder eine Hybrid-Konfiguration mit Office 365 nach? Wir beraten Sie umfassend und neutral über die Möglichkeiten der Office 365 Plattform und Microsoft 365.

Sie möchten mehr über Exchange Server 2019 erfahren? Gerne erläutern wir Ihnen die technischen Änderungen und Chancen für Ihr Unternehmen in einem individuellen Workshop. Bis dahin, werfen Sie doch einen Blick in das Microsoft Exchange Server 2019: Das Handbuch für Administratoren.

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf unserer Website (https://www.granikos.eu) oder Sie kontaktieren direkt unser Vertriebsteam: info@granikos.eu

Das Blog Cumulative Update für April 2021 (CU0421) fasst interessante Themen rund um Cloud Sicherheit, Exchange Server, Office 365, Microsoft Teams und Azure des Monats April 2021 zusammen.

Allgemein

• [STICKY] Modern Collaboration Architecture (MOCA)
• [STICKY] Microsoft Products Reaching End of Support for 2020
• Löschkonzept - Neue Guideline und Hinweise durch den LDSB Baden-Württemberg
• Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Bremen veröffentlicht neue Blackliste für DSFAs
• A Better Way to Manage PowerShell Functions
• Microsoft 365 apps now available for Amazon Fire tablets
• Microsoft releases biannual digital trust reports
• Windows Virtual Desktop administration with WVDAdmin
• Aktualisierung der DSFA in der Microsoft 365 Dokumentation
• Moving to Microsoft 365 means getting to know your data (and your business)
• Champion Management Platform - Now Available
• Is It Really Possible to Measure ROI Across Microsoft 365?
• Teams vs Yammer vs Viva – Which for What?

Exchange Server

• [STICKY] Outlook License Requirements for Exchange Features
• How to Customize Responses to Calendar Meeting Requests for Conference Rooms
• Released: April 2021 Exchange Server Security Updates
• NSA says it found new critical vulnerabilities in Microsoft Exchange Server

Microsoft 365 | OneDrive | Exchange Online | and more

• [STICKY] Microsoft Compliance Configuration Analyzer (MCCA)
• [STICKY] Office 365 Network Performance Tool
• [STICKY] Office 365 Support and Recovery Assistant (aka SaRA)
• [STICKY] Office 365 URLs and IP address ranges
• [STICKY] Office 365-Trust Center
• Announcing General Availability of the new Exchange admin center
• Using the Tag for external email messages received a feature in the Microsoft Graph and Exchange Web Services
• Announcing Viva Learning public preview
• Centrally Managing Microsoft 365 Apps Updates
• Choosing (and implementing) your strategy for personal devices
• New SharePoint Home Site not showing
• Why Exchange Server updates matter
• EXO V2 module: Performance app-only connect
• Send as SMTP alias is now available in Exchange Online
• Monitoring Microsoft 365 using Raspberry Pi and M365 CLI
• How to Control Updates for User Photos in Microsoft 365 Apps
• Native external sender callouts on email in Outlook
• Six tips to get the most out of Microsoft To-Do in iOS
• Get a Test or Development Office 365 Tenant to Try Out New Features
• Microsoft Would Like Office 365 Tenants to Use Bing More - So Here Comes Microsoft Rewards
• Why haven’t you finished your Microsoft 365 migration yet?
• TLS Changes in Office 365
• Edge WebView2 Enables Reusable OWA Features

Microsoft Teams

• [STICKY] Teams User Group Berlin
• [STICKY] Security and Compliance in Microsoft Teams
• [STICKY] Keyboard shortcuts for Microsoft Teams
• [STICKY] Instructor-led training for Microsoft Teams
• An intro to Microsoft Teams webinars
• Microsoft Graph Mailbag - Create engaging apps with the Microsoft Teams Activity Feed API
• Change Teams Guest Profile Picture
• Troubleshooting Microsoft Teams und lokale Exchange Postfächer - Teil 1
• Troubleshooting Microsoft Teams und lokale Exchange Postfächer - Teil 2
• Troubleshooting Microsoft Teams und lokale Exchange Postfächer - Teil 3
• New Microsoft Teams Busy on Busy "Unanswered" mode
• Change your own profile picture as a Guest in Microsoft Teams
• Teams Meeting Breakout Rooms Get Persistence and Timers

Microsoft Azure

• [STICKY] Azure Latency Test
• [STICKY] Virtual Machines Licensing FAQ
• [STICKY] Azure Architecture Center
• [STICKY] Microsoft Azure Trust Center
• Exploring Hybrid Azure AD Join with a Provisioning Package
• Install AAD Connect 1.6.4.0 if you installed version 1.6.2.4
• Important Update: You Need to Install AAD Connect 1.6.2.4 ASAP!

Cloud | Cloud Sicherheit

• [STICKY] Microsoft Security TechCenter
• Intune MAM Exemptions - Discovering URL Protocols
• Replacing an Unifi Cloud Key (Gen 1) with a Docker container-based self-hosted solution
• Secure unmanaged devices with Microsoft Defender for Endpoint now
• Protect your business from email phishing with multi-factor authentication

Microsoft Training

• [STICKY] MCT Central
• Reminder: Role-based and specialty certifications to be valid for one year
• New Microsoft Power Platform and Dynamics 365 training: March 2021 roundup

Microsoft Docs | Tech Community | Knowledge Base

• [STICKY] Getting started with the Cloud Adoption Framework
• [STICKY] Surface Hub update history
• Choose the domain to use when creating Microsoft 365 groups
• Autodiscover Event ID 1 after installing Exchange Server 2019 CU3 or Exchange Server 2016 CU14
• Choose the domain to use when creating Microsoft 365 groups
• Archive mailbox issues for a mailbox that's migrated to or from Office 365

Skype for Business Server | Communications

• [STICKY] Download: Skype for Business Network Assessment Tool

Replay

• Oktober 2020: Troubleshooting Slow Migrations
• Juli 2020: Azure AD dynamic queries for Intune / MEM administrators
• Mai 2018: How to block direct delivery to an email address with the suffix as domain.onmicrosoft.com or domain.mail.onmicrosoft.com
• März 2021: When AAD, EXO, and MS Teams creating a mess
• Mai 2020: Digging into Hybrid Azure AD Join
• September 2018: Fixing Office 365 Anonymous Group Write-back and External Delivery
• November 2017: Office 365 Groups and Anonymous External Senders

Podcast Empfehlungen

• [STICKY] Collab Talk: #MsftBuzzChat Podcast series
• Episode #87 - Notes from the field on usage and adoption during COVID-19
• Episode #86 - Update from Microsoft Teams Contact Center Solution - Computer Talk

Tools

• Teams Phone Screen Capture Tool
• Network Assessment Tool Plus
• ADFS Rapid Restore Tool
• Active Directory Migration Tool version 3.2
• Microsoft Azure, Cloud and Enterprise Symbol / Icon Set - Visio stencil, PowerPoint, PNG, SVG
• ISESteroids - PowerTheShell
• Mailscape 365 - Exchange Online Monitoring und Reporting
• Mailscape - Exchange Monitoring und Reporting
• Compass - Active Directory Monitoring und Reporting

Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Exchange Server Implementierung oder Migration.

Sie denken über einen vollständigen Wechsel zu Microsoft 365 oder eine Hybrid-Konfiguration mit Office 365 nach? Wir beraten Sie umfassend und neutral über die Möglichkeiten der Office 365 Plattform und Microsoft 365.

Sie möchten mehr über Exchange Server 2019 erfahren? Gerne erläutern wir Ihnen die technischen Änderungen und Chancen für Ihr Unternehmen in einem individuellen Workshop. Bis dahin, werfen Sie doch einen Blick in das Microsoft Exchange Server 2019: Das Handbuch für Administratoren.

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf unserer Website (https://www.granikos.eu) oder Sie kontaktieren direkt unser Vertriebsteam: info@granikos.eu

Das Blog Cumulative Update für März 2021 (CU0321) fasst interessante Themen rund um Cloud Sicherheit, Exchange Server, Office 365, Microsoft Teams und Azure des Monats März 2021 zusammen.

Allgemein

• [STICKY] Modern Collaboration Architecture (MOCA)
• [STICKY] Microsoft Products Reaching End of Support for 2020
• 7 Trends You Need to Know: The First-Annual Work Trends Index
• My thoughts about Microsoft Ignite March 2021
• Better Active Directory Reporting with PowerShell
• Hybrid work is here. Are you ready?
• Troubleshooting Switch Misconfiguration
• Import code from GitHub

Exchange Server

• [STICKY] Outlook License Requirements for Exchange Features
• Tech Talk - 11 - Exchange Server und das HealthChecker-Skript
• Auditing Inbox rules (and looking for hidden rules) with EWS in OnPrem Exchange
• Rebuild your Exchange Server (after HAFNIUM infection)
• Automatic on-premises Exchange Server mitigation now in Microsoft Defender Antivirus
• Guidance for responders: Investigating and remediating on-premises Exchange Server vulnerabilities
• Released: March 2021 Quarterly Exchange Updates
• Protecting on-premises Exchange Servers against recent attacks
• Landesdatenschutzbehörden und die Meldepflicht zur aktuellen Exchange Server Schwachstelle
• Kritische Schwachstellen in Exchange-Servern
• Microsoft Exchange Server Vulnerabilities Mitigations - updated March 6, 2021

Microsoft 365 | OneDrive | Exchange Online | and more

• [STICKY] Microsoft Compliance Configuration Analyzer (MCCA)
• [STICKY] Office 365 Network Performance Tool
• [STICKY] Office 365 Support and Recovery Assistant (aka SaRA)
• [STICKY] Office 365 URLs and IP address ranges
• [STICKY] Office 365-Trust Center
• Building a Knowledge Network with Viva Topics
• 550 5.1.8 Access denied, bad outbound sender AS(42003)
• Block BCC Messages to Distribution Groups in Exchange Online
• How To Activate Microsoft Viva in a Microsoft 365 Tenant
• Best practices for migrating to SharePoint and OneDrive
• Workplace Analytics - April 2021: Feature updates
• You cannot migrate mailbox off of Office365 while the mailbox has a connected account enabled
• Microsoft Adds Power BI Premium and Power Automate (with RPA) to Self-Service License Purchases
• There is no panacea, there is no silver bullet
• How to create an Application Access Policy for Exchange Web Services (Video)
• Übernahme einer Microsoft 365 Schattendomäne
• How To Activate Microsoft Viva in a Microsoft 365 Tenant
• External Email Notification in Exchange Online
• Introducing our Champion Management Platform!

Microsoft Teams

• [STICKY] Teams User Group Berlin
• [STICKY] Security and Compliance in Microsoft Teams
• [STICKY] Keyboard shortcuts for Microsoft Teams
• [STICKY] Instructor-led training for Microsoft Teams
• What’s New in Microsoft Teams | February and March 2021
• Which department is most active on Microsoft Teams?
• Teams Real Simple with Pictures: Using Data Loss Prevention (DLP) to stop data leakage from Dataverse for Teams Apps such as Bulletins or Employee Ideas
• Microsoft Teams Panels sind verfügbar
• Teams Network Planner Automated!
• Microsoft Teams Calling Options for Telephony Replacement
• Add Viva Connections for Microsoft Teams desktop
• Become a WFH Powerhouse Using These 10 Unique Microsoft Teams Features
• Teams Reporting: Mastering Microsoft Teams with PowerShell
• Preview of our SIP Gateway solution
• Teams Real Simple with Pictures: Hands on with Employee Ideas
• Troubleshoot Microsoft Teams and Exchange Server interaction issues
• My Favourite Virtual Background Sources
• Microsoft Teams gets end-to-end encryption (E2EE)
• How to Add a Microsoft Teams Chat Link to Your Email Signature

Microsoft Azure

• [STICKY] Azure Latency Test
• [STICKY] Virtual Machines Licensing FAQ
• [STICKY] Azure Architecture Center
• [STICKY] Microsoft Azure Trust Center
• Azure AD Consent For Zoom App Not Applying
• "We don't use Azure AD"

Cloud | Cloud Sicherheit

• [STICKY] Microsoft Security TechCenter
• Neuigkeiten zum neuen transatlantischem Abkommen und Privacy Shield Nachfolger
• Antivirus Event Analysis Cheat Sheet v1.8
• AD FS Authentication Methods supported during Autopilot
• Office 365 Monitoring: Microsoft 365 Services Outage March 15, 2021

Microsoft Training

• [STICKY] MCT Central
• New study shows the value of Microsoft Learning Partners
• Sharpen your technical skills with instructor-led training
• Announcing General Availability for Organizational Reporting
• Is your certification expiring soon? Renew it for free today

Microsoft Docs | Tech Community | Knowledge Base

• [STICKY] Getting started with the Cloud Adoption Framework
• [STICKY] Surface Hub update history
• Unexpected PublicFolderMailBoxes dynamic distribution groups in Exchange Server 2016

Skype for Business Server | Communications

• [STICKY] Download: Skype for Business Network Assessment Tool
• SfB 2019 Server Update - March 2021

Replay

• Februar 2021: Open Source Tool for Managing Large Groups Available for Download

Podcast Empfehlungen

• [STICKY] Collab Talk: #MsftBuzzChat Podcast series
• Episode #85 – Interview with Oak Innovation Microsoft Teams compliance recording
• Episode #84 – Exchange Online Basic Auth Retirement, Graph, & Going Virtual - Greg Taylor
• Episode #83 – Optimizing your connectivity to Microsoft Teams and Microsoft 365

Tools

• Teams Phone Screen Capture Tool
• Network Assessment Tool Plus
• ADFS Rapid Restore Tool
• Active Directory Migration Tool version 3.2
• Microsoft Azure, Cloud and Enterprise Symbol / Icon Set - Visio stencil, PowerPoint, PNG, SVG
• ISESteroids - PowerTheShell
• Mailscape 365 - Exchange Online Monitoring und Reporting
• Mailscape - Exchange Monitoring und Reporting
• Compass - Active Directory Monitoring und Reporting

Gerne unterstützen wir Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Exchange Server Implementierung oder Migration.

Sie denken über einen vollständigen Wechsel zu Microsoft 365 oder eine Hybrid-Konfiguration mit Office 365 nach? Wir beraten Sie umfassend und neutral über die Möglichkeiten der Office 365 Plattform und Microsoft 365.

Sie möchten mehr über Exchange Server 2019 erfahren? Gerne erläutern wir Ihnen die technischen Änderungen und Chancen für Ihr Unternehmen in einem individuellen Workshop. Bis dahin, werfen Sie doch einen Blick in das Microsoft Exchange Server 2019: Das Handbuch für Administratoren.

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf unserer Website (https://www.granikos.eu) oder Sie kontaktieren direkt unser Vertriebsteam: info@granikos.eu

Exchange Server and Exchange Online use retention policies to group retention tags. A retention tag defines how and when Exchange should delete a mailbox object automatically or move it to the archive mailbox. Most of the time, you think of emails when talking about Exchange mailbox objects. We stay with emails for this article.

Sometimes, retention policies show an unexpected behavior, and you want to clean up the retention information from a mailbox.

To understand how to clean up the policies, we need to know the basics.

Policy tags: Default tags and Personal tags

Default tags and personal tags specify what the Managed Folder Assistant should do with the emails. You assign one or more retention tags to a retention policy. You then assign the retention policy to a mailbox.

Default tags are assigned to the whole mailbox. End users can set personal tags to folders or single elements. The third tag, the default folder tag, is primarily used in delete policies.

Retention policy

A retention policy can have one or more default or personal retention tags. A single mailbox can only have one policy assigned.

The following screenshot shows the default retention policies for user and arbitration mailboxes, and two additional test policies.

If you want to know more about retention tags and policies, I recommend reading the Microsoft documentation.

Cleaning up retention tags in an Exchange mailbox

But what exactly would we like to remove from a mailbox?

• Policy Tags and Personal Policy Tags

Removing a retention policy from a mailbox is simple. You replace the assigned policy with another policy, or you set the attribute to $null to remove the policy assignment. Removing or replacing a retention policy does not remove personal tags assigned to folders by the user.

If you want to remove a personal tag from a mailbox, Microsoft has the answer for you:

• Purge the tag from the Exchange Organization

But what if other users in your Exchange organization also use this personal tag? Deleting a personal retention tag from the Exchange Organization will remove this tag from all mailboxes.

Solution

Supposed you have a delete policy (default tag) set on a mailbox. Also, you allow the user to exclude folders with a personal tag. Removing this personal tag for all mailboxes will lead to significant calls for your helpdesk because the Managed Folder Assistant will delete all emails from all mailboxes. Not to say that you must restore the mails.

But help is on the way. The tool RemovePersonalRetentionTag helps you cleaning up retention tags.

• GitHub Link

With this tool, you can remove one or more personal tags from the folders in a single mailbox without deleting the tag from your Exchange Organization.

You need impersonation rights for the mailbox you want to clean up. And basic authentication needs to be enabled for Exchange Online if the mailbox is an EXO mailbox. At this time, the code uses Exchange Web Services to remove retention tags.

If you want to remove all personal tags from a mailbox, it is simple:

RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate

If you want to remove a specific tag, you must know the retention tag id.

First, grab a list of the retention tag ids in your environment:

• Execute in an Exchange (Online) PowerShell session

Get-RetentionPolicyTag -Types Personal | Select Name,RetentionId | ft -a

• Remove a single tag

RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate -retentionid "a7966968-dadf-4df7-ae87-4482686b4634"

• Or multiple tags

RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate -retentionid "a7966968-dadf-4df7-ae87-4482686b4634, 414c6a14-3ed5-432e-9edb-c6620a8278f0"

This tool is very useful when personal MRM policies are assigned to system folders like “Yammer.”

Exchange Server und Exchange Online nutzen Aufbewahrungsrichtlinien, um sog. Aufbewahrungstags zu gruppieren. Ein Aufbewahrungstag beschreibt, wie der Exchange Managed Folder Assistant Elemente in einem Postfach oder einem Postfachordner verarbeiten soll, wenn diese automatisch bereinigt oder aufbewahrt werden sollen.

Manchmal zeigen diese Richtlinien ein unerwartetes Verhalten an den Tag. Dieses Verhalten lässt sich nur durch eine Entfernung der Aufbewahrungsinformationen aus dem betroffenen Postfach lösen.

Um zu verstehen, wie man Exchange Aufbewahrungsrichtlinien bereinigt, müssen wir zuerst ein Blick auf die Basics der Aufbewahrung in Exchange Server werfen werfen.

Aufbewahrungstags (Retention Tags)

Es existieren Standard (Default) und Persönliche (Personal) Tags. Diese Tags definieren, was mit einem Objekt passieren soll, ob aufbewahrt, gelöscht oder in das Archiv-Postfach verschoben werden soll.

Standard-Tags greifen immer für das gesamte Postfach, oder, im Fall von Löschrichtlinien, für Standard-Ordner.

Aufbewahrungsrichtlinien (Retention Policies)

Alle Richitlinen-Tags, die Sie einer Mailbox zuweisen möchten, werden in einer Aufbewahrungsrichtlinie zusammengefasst. Jedem Postfach kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie zugewiesen werden.

Der folgende Screenshot zeigt die Standard MRM Aufbewahrungsrichtlinien für Benutzer- und Arbitration-Postfächer, ergänzt um zwei Test-Richtlinien.

Wenn Sie mehr über Aufbewahrungsrichtlinien und Richtlinien-Tags erfahren möchten, empfehlen ich einen Blick in die Exchange Dokumentation zu werfen.

Bereinigung der Aufbewahrungsrichtlinien in einem Postfach

Was genau wollen wir eigentlich entfernen?

Es geht um

• Richtlinien-Tags

Zugewiesene Aufbewahrungsrichtlinien zu entfernen ist einfach. Weisen Sie dem Postfach eine andere Richtlinie zu oder setzen Sie den Parameter RententionPolicy auf $null. Damit werden allerdings nicht die persönlichen Tags, die ein Benutzer Postfach-Ordnern zugewiesen hat, entfernt.

Wie wird man nun die persönlichen Tags los? Microsoft hat hierauf eine einfache Antwort:

• Löschen Sie die Tags aus der Exchange Organisation

Aber was passiert, wenn das zu entfernende Tag von anderen Benutzern in Ihrer Exchange Organisation ebenfalls verwendet wurde? In diesem Fall würde es aus allen Postfächern entfernt.

Mal angenommen, Sie haben eine Lösch-Richtlinie, die aus Compliance-Gründen alles älter 10 Jahre löscht. Sie haben dem Benutzer mit einem persönlichen Tag die Möglichkeit gegeben einzelne Ordner vom Löschen auszunehmen. Wenn Sie nun dieses persönliche Tag aus der Exchange Organisation entfernen, werden Sie ein nicht zu vernachlässigendes Supportaufkommen in Ihrer Hotline generieren. Der Managed Folder Assistant wird E-Mail-Nachrichten (älter 10 Jahre) aus allen Ordnern aller Postfächer löschen, an denen das persönliche Tag gesetzt war. Nicht davon zu sprechen, das sie diese dann wiederherstellen müssen.

Die Lösung

Zum Glück ist Hilfe nah. Das Tool RemovePersonalRetentionTag hilft Ihnen bei der selektiven Entferung von Richtlinien-Tags.

• RemovePersonalRetentionTag.exe bei GitHub

Mit diesem Tool können Sie eine oder mehrere persönliche Tags von Ordnern eines Postfaches entfernen, ohne diese aus der Exchange Organisation löschen zu müssen.

Dazu gibt es zwei Voraussetzungen. Sie müssen Impersonation-Rechte für das Postfach besitzen, in welchem Sie die Tags entfernen möchten. Wenn sich das Postfach in Exchange Online befindet, muss in einer Exchange Online Umgebung die Basic-Authentifizierung aktiviert sein, da das Tool über Exchange Web Services auf Postfächer zugreift.

• Wenn Sie alle persönlichen Tags eines Postfaches von den Ordnern entfernen möchten reicht ein:

RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate

• Wenn Sie bestimmte Tags löschen möchten, benötigen Sie die zugehörige RetentionID. Diese erhalten Sie in einer Exchange (Online) Powershell Sessoin mit folgendem Einzeler:

Get-RetentionPolicyTag -Types Personal | Select Name,RetentionId | ft -a

• Löschen Sie einzelne Tags mit:

RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate -retentionid "a7966968-dadf-4df7-ae87-4482686b4634"

• Entfernen Sie mehrere Tags mit:

RemovePersonalRetentionTag.exe -mailbox "user@example.com" -impersonate -retentionid "a7966968-dadf-4df7-ae87-4482686b4634, 414c6a14-3ed5-432e-9edb-c6620a8278f0"

Das Tool kann auch dabei helfen, persönliche Tags von Systemordnern, wie zum Beispiel „Yammer“, zu entfernen.