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Granikos Technology Blog

Photo by Max DeRoin from PexelsDas Blog Cumulative Update für Mai 2019 (CU0519) fasst interessante Themen rund um Cloud SicherheitExchange ServerOffice 365, Azure und Skype for Business des Monats Mai 2019 zusammen.

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Sie möchten mehr über Exchange Server 2019 erfahren? Wir empfehlen das Standardwerk zu Exchange Server 2019 von Thomas Stensitzki "Exchange Server 2019 - Das Handbuch für Administratoren".

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie auf unserer Website (https://www.granikos.eu) oder Sie kontaktieren direkt unser Vertriebsteam: info@granikos.eu

 

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Photo by Max DeRoin from PexelsDas Blog Cumulative Update für April 2019 (CU0419) fasst interessante Themen rund um Cloud SicherheitExchange ServerOffice 365, Azure und Microsoft Teams des Monats April 2019 zusammen.

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Aktualisierung 2019-04-26

 

Der browserbasierte Zugriff auf ein Exchange Postfach mit Hilfe von Outlook on the Web (OWA) ermöglicht Ihren Anwendern die Anzeige und Bearbeitung von Office-Dateianhängen ganz ohne Medienbruch in eine andere Applikation. 

Für Kunden von Microsoft 365 und Exchange Online sind hierzu keine weiteren Konfigurationen notwendig. Die Integration von Office Online mit Outlook on the Web ist standardmäßig aktiviert. Jedem Anwender wird automatisch eine Standard-Richtlinie zu gewiesen. Zu den Betriebsrisiken später mehr.

Wenn Sie diese Funktion auch für Ihre lokale Exchange Organisation bereitstellen möchten, müssen Sie zuerst eine Office Online Server Umgebung aufbauen und, falls erforderlich, aus dem Internet erreichbar machen. Die Anforderungen und Implementierungsoptionen einer Office Online Umgebung schauen wir uns in einem der nächsten Artikel an.

In Outlook on the Web wird die Möglichkeit einer Anzeige im Browser im Auswahlmenü eines Dateianhanges anzeigt:

Office Online (Server) Preview eines Dateianhanges

Ebenso ist das Öffnen des Anhanges das Standardverhalten bei einem Klick auf den Dateinamen.

 

Problem

Im Rahmen einer betrieblichen Anforderung kann es notwendig sein, dass bestimmten Anwendergruppen der Zugriff auf Office Online aus OWA heraus zu unterbinden und stattdessen das Herunterladen von Office-Dateianhängen zu erzwingen.

Die Gründe hierfür können sehr unterschiedlich sein.

 

Lösungen

Je nachdem, ob Sie Office Online als SaaS-Lösung in Microsoft 365 nutzen, oder aber Ihre eigene Office Online Server Umgebung betreiben, stehen Ihnen unterschiedliche Lösungen zur Verfügung. DIe von Office Online (Server) bereitgestellten Funktionen werden nciht nur von OWA verwendet. 

 

Konfiguration einer neuen OWA-Postfachrichtlinie

Die Option einer neuen OWA-Postfachrichlinie (OwaMailboxPolicy) steht Ihnen für Microsoft 365 und die lokale Exchange Organisation zur Verfügung. Die Erstellung einer neuen OWA-Postfachrichtlinie ist zwar auch über das Exchange Admin Center, jedoch ermöglicht dieser Weg anschließend nur eine sehr rudimentäre Konfiguration. Daher empfehle ich Ihnen, OWA-Postfachrichtlinien immer mit Hilfe der Exchange Management Shell (EMS) zu erstellen und zu verwalten. Wenn Sie mit Exchange Online arbeiten, stellen Sie bitte sicher, dass Ihr administratives Konto mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) geschützt ist und Sie das speziell hierfür zur Verfügung gestellte PowerShell Modul verwenden.

Die Erstellung einer neuen OWA-Postfachrichlinie gliedert sich immer in zwei Schritte:

  1. Erstellung der neuen Richtlinie mit Hilfe des Cmdlets von New-OwaMailboxPolicy
  2. Konfiguration der neu erstellen Richtlinie mit Hilfe des Cmdlets Set-OwaMailboxPolicy

Im folgenden Beispiel erstelle ich in Exchange Online eine neue OWA-Postfachrichlinie für das fiktive Unternehmen Contoso. Der Name der neuen Richtlinie ist Contoso-Restricted-OWA-Policy.

# Aktivierung der PowerShell-Protokollierung (Transkript)
Start-Transcript

# Uneingeschränkte Anzeige von Array-Inhalten
$FormatEnumerationLimit=-1

# Erstellung der neuen OWA-Postfachrichtlinie
New-OwaMailboxPolicy -Name 'Contoso-Restricted-OWA-Policy'

# Auflistung der Namen der vorhandenen OWA-Richtlinien
Get-OwaMailboxPolicy | ft Name

Nach der Erstellung der neuen Richtlinie wurden alle Standard-Einstellungen der Richtlinie im PowerShell-Fenster ausgegeben. Dank der aktivierten Protokollierung haben Sie diese Einstellungen in der Transkript-Textdatei festgehalten.

In diesem Artikel interessieren wir uns für die relevanten Einstellungen zu Office Online (Server). Diese Einstellungen verbergen sich in den Parametern mit dem Kürzel Wac.

# Auflistung der Wac-relevanten Parameter der OWA-Richtlinie
Get-OwaMailboxPolicy 'Contoso-Restricted-OWA-Policy' | FL *wac*

WacEditingEnabled                      : True
WacViewingOnPublicComputersEnabled     : True
WacViewingOnPrivateComputersEnabled    : True
ForceWacViewingFirstOnPublicComputers  : False
ForceWacViewingFirstOnPrivateComputers : False
WacExternalServicesEnabled             : True
WacOMEXEnabled                         : False

Die gewünschte Deaktivierung von Office Online erfolgt über die Parameter WacViewingOnPublicComputersEnabled und WacViewingOnPrivateComputersEnabled. Mit diesen beiden Parametern wird festgelegt, ob für den Anwender, dem diese Richtlinie zugewiesen ist, eine Anzeige des Anhanges in Office Online möglich ist oder nicht. Die Möglichkeit zur Anzeige wird für öffentliche und private Computer getrennt konfiguriert. Seit Exchange Server 2013 werden Zugriffe per OWA immer als Zugriffe von einem privaten Computer gewertet.

Die Bedeutung der Wac-relevanten und aller anderen Parameter ist auf der Hilfe-Seite des Cmdlets Set-OwaMailboxPolicy bestens beschrieben. 

Nach der Erstellung muss die neue Richtlinie noch einzelnen oder allen Anwenderkonten zugewiesen werden.

# Zuweisung der neuen OWA-Richtlinie an ein einzelnes Anwenderkonto
Get-CASMailbox AllanD | Set-CASMailbox -OwaMailboxPolicy 'OwaMailboxPolicy-Default'

# Zuweisung der neuen OWA-Richtlinie an alle vorhanden Anwenderkonten
Get-CASMailbox | Set-CASMailbox -OwaMailboxPolicy 'OwaMailboxPolicy-Default'

# Optionale Konfiguration der neuen OWA-Richtlinie als Standardrichtlinie
Set-OwaMailboxPolicy 'Contoso-Restricted-OWA-Policy' -IsDefault:$true

Nach der Zuweisung der neuen OWA-Postfachrichtlinie wird die Möglichkeit zur Vorschau eines Dateianhanges nicht mehr angezeigt.

Dateianhang ohne Vorschaufunktion

Wenn Sie die neu erstellte OWA-Postfachrichlinie Anwendern zuweisen, die zu diesem Zeitpunkt in OWA angemeldet sind, so haben die neuen Einstellungen noch keine Wirksamkeit. Die Einstellungen der neu zugewiesenen Richtlinie werden erst nach einer Ab- und Anmeldung an OWA wirksam.

Mit dieser Konfiguration wird nur die direkte Nutzung von Office Online im Zusammenspiel mit Outlook on the Web konfiguriert. 
Die Nutzung von Office Online durch SharePoint, Microsoft Teams oder andere cloudbasierte Dienste von Microsoft bleibt unbeeinträchtigt.

 

 

Deaktivierung der Office Online Lizenz

Auf den ersten Blick erscheint die Deaktivierung der Office Online Lizenz im Rahmen eines Office 365-Lizenzplanes auch eine Möglichkeit zu sein, um die Nutzung von Office Online zu verhindern.

Sie deaktivieren die Office Online Lizenz direkt in der Lizenzzuweisung eines Anwenders im Microsoft 365 Admin Center oder über die gruppengesteuerte Lizenzzuweisung in Azure AD.

Deaktivierung der Office Online Lizenz in einem Office 365 Lizenzplan

Aber führt diese Anpassung der Lizenzzuweisung zum gewünschten Ergebnis? Nein, leider nicht.

Stand der Information: 24. April 2019

Die Deaktivierung der Lizenzzuweisung von Office Online hat keine Auswirkungen auf

  • das Öffnen und Bearbeiten von Dateianhängen in Outlook on the Web
  • das Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten in SharePoint Web oder OneDrive for Business Web
  • das Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten in Microsoft Teams Desktop oder Web

Damit scheidet die Option zur Zugriffssteuerung von Office Online über die Lizenzzuweisung für einen Anwender aus. 

 

Risiken

Wie bei vielen anderen Richtlinien von Exchange Online und Exchange Server existiert nach der ersten Einrichtung des Office 365 Tenants bzw. der Exchange Organisation eine Standardrichtlinie zur Konfiguration der Outlook on the Web (OWA) Einstellungen für alle Anwender. Da der Zugriff auf OWA ebenfalls standardmäßig für alle Anwender aktiviert ist, müssen Sie sich mit der Konfiguration der Standardrichtlinie auseinandersetzen.

Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über all die Zusatzfunktionen, die im Rahmen einer OWA-Richtlinie gesteuert (*enabled) werden.

# Beispielhafte Abfrage der Parameter einer OWA-Richtlinie, die eine Zusatzfunktion steuern
Get-OwaMailboxPolicy 'OwaMailboxPolicy-Default' | FL *enabled*

Diese Abfrage liefert Ihnen eine Grobüberischt der vorhandenen Einstellungen und deren Standardkonfigurationen. Überprüfen Sie alle Einstellungen für OWA-Postfachrichtlinien, ob sie den Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Sie finden dieser EInstellunge in der Dokumentation für das Cmdlet Set-OwaMailboxPolicy.

 

Hinweis

Denken Sie beim Thema Office Online auch daran, dass Office Online auch Dokumente öffnen kann, die bei externen Speicheranbietern liegen. Die Nutzung von externen Speicheranbietern, aus Sicht von Office 365, kann im Microsoft 365 Admin Center ausgeschaltet werden.

Wählen Sie im Menüpunkt Einstellungen > Dienste und Add-Ins den Punkt Office Online aus.

Konfiguration von Office Online im Microsoft 365 Admin Center

 

Setzen Sie den Schieberegler für die Konfiguration Personen die Verwendung von gehosteten Speicherdiensten von Drittanbietern gestatten aus Aus und speichern Sie die Einstellung.

Deaktivierung von externen Speicheranbietern für Office Online

 

 

Links

 

Viel Spaß mit Microsoft 365 und Exchange Server!

 

 

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Photo by Max DeRoin from PexelsDas Blog Cumulative Update für März 2019 (CU0319) fasst interessante Themen rund um Cloud SicherheitExchange ServerOffice 365, Azure und Microsoft Teams des Monats März 2019 zusammen.

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Die englischsprache Version dieses Artikels ist im ENow Solutions Engine Blog verfügbar.

 

In vielen Unternehmen werden noch Öffentliche Ordner alter Bauart, die sog. Legacy Public Folder, auf Exchange Server 2010 Systemen bereitgestellt. Oftmals sind die diese Ordnerstrukturen innerhalb der Öffentlichen Ordner Hierarchie über die Jahre unkontrolliert gewachsen. Dies nicht nur im Hinblick auf das Datenvolumen, sondern auch auf die Anzahl der Ordner und die Ordnertiefe in der Ordnerhierarchie. Aus diesen Gründen fürchten viele Unternehmen eine Migration der Öffentlichen Ordner zu einer modernen Version von Exchange Server oder zu Exchange Online.

Am 14. Januar 2020 ist das Support-Ende von Exchange Server 2010 erreicht. Bis zu diesem Termin sollten Sie vorhanden Öffentliche Ordner Hierarchien zu Modernen Öffentlichen Ordnern in Exchange Server 2016 oder zu Exchange Online migriert haben. Nach diesem Datum befinden sich Ihre Exchange Server 2010 Installationen in einem nicht unterstützten Betriebszustand und stellen ein Risiko für den sicheren Betrieb Ihrer IT-Plattform dar.

Maßnahmen zur Migration von Öffentlichen Ordnern

Vermeiden Sie die vollständige Migration aller Öffentlichen Ordner ohne eine Revision der Inhalte und Ordnerstrukturen.

Die Migration hin zu modernen Öffentlichen Ordner in Exchange Online muss besonders vorbereitet werden.

Diese  Vorbereitung der Öffentlichen Ordner muss folgenden Maßnahmen und Überlegungen berücksichtigen:

  • Deaktivierung der E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner
    • Vermeidung einer verzögerten Zustellung von E-Mails während der Migrations- und Finalisierungsphase
    • Überführung der Ordnerinhalten in Freigegeben Postfächer oder zu Office 365 Groups
  • Bereinigung der E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner, wenn nicht alle E-Mail-Aktivierungen entfernt werden können
    • Entfernung oder Änderung nicht unterstützter Zeichen aus dem Attribute E-Mail-Alias (mailNickname)
    • Entfernung von Leerzeichen aus dem Attribute E-Mail-Alias (mailNickname)
  • Bereinigung verwaister AD-Objekte von ehemals E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner
    • Löschung der Objekte aus dem MESO-Container
    • Bereinigung der Berechtigungen in der Ordnerhierarchie
    • Entfernung “alter” Sicherheitsbezeichnungen, insbesondere
    • Umstellung der Ordnerberechtigungen von Einzelberechtigungen auf Sicherheitsgruppen
  • Bereinigung der Ordnernamen der Öffentlichen Ordner
    • Entfernung oder Änderung nicht unterstützter Zeichen
    • Entfernung führender oder nachfolgender Leerzeichen
  • Reduzierung der Ordnerinhalte und der Ordnerhierarchie

Warum sind diese Maßnahmen notwendig?

Mit einer Umstellung und Bereinigung der E-Mal-aktivierten Ordner stellen Sie eine sichere Zustellung der E-Mail-Nachrichten während der Migrations- und Finalisierungsphase der Öffentlichen Ordner sicher. Unabhängig davon, ob die die Öffentlichen Ordner zu Exchange Server 2016 oder zu Exchange Online migrieren, kommt es zu einem Pausieren der Zustellung. Nach der Fertigstellung werden wartende Nachrichten in die neue Betriebsumgebung der Öffentlichen Ordner umgeleitet und zugestellt. Dies ist für zeitkritische E-Mail-Nachrichten nicht akzeptabel.

Die Information über einen E-Mail-aktivierten Ordner wird nicht nur innerhalb der Öffentlichen Ordner-Hierarchie gespeichert. Zu einem E-Mail-aktivierten Ordner gehört auch ein entsprechendes AD-Objekt, das im MESO-Container gespeichert ist. Wenn die Berechtigung für Exchange Server auf diesen Container angepasst wurde wird das AD-Objekt nicht entfernt oder geändert. Bei einer Aufhebung der E-Mail-Aktivierung verbleibt das AD-Objekt im MESO-Container und sorgt bei einer Migration zu Exchange Online für Probleme. Dieser Fehler macht sich in einer reinen On-Premises-Umgebung nicht bemerkbar. Der Fehler schlummert im Untergrund und wartet darauf, entdeckt zu werden.

Die Bereinigung der Ordnerberechtigungen, hin zu Gruppen-basierten Berechtigungen führt zu einer Vereinheitlichung und Vereinfachung des Zugriffes. Bereits bei einem rein lokalen Betrieb der Öffentlichen Ordner profitieren Sie schon von dieser Umstellung. Wenn Sie jedoch eine Migration der Öffentlichen Ordner zu Exchange Online planen, ist diese Umstellung ein absolutes Muss. Eine Anpassung der Ordnerberechtigungen nach der Migration zu Exchange Online ist eine besondere Herausforderung. Solange die Ordnerhierarchie relativ flach ist und nur wenige Ordner enthält, werden Sie keine Probleme bei der rekursiven Anpassung von Ordnerberechtigungen haben.

Gerade in vertriebsorientierten Unternehmen sind den Jahren, seit Einführung der Öffentlichen Ordner, eigenständige Ordnerbäume gewachsen. Ich durfte mit einer Ordnerhierarchie, bestehend aus ~120.000 Ordner unterhalb eines Basisordners, nach der Migration zu Exchange Online besondere Erfahrungen machen.

Nachfolgend ein Beispiel für die Ordnerstruktur einer Vertriebsorganisation.

Beispiel einer Öffentlichen Ordner Hierarchie

Wenn Sie in einer solchen Ordnerhierarchie die Berechtigungen per Remote PowerShell setzen möchten, werden Sie bei der Ausführung der Cmdlets in Probleme laufen.

Durch die besondere Betriebsart als SaaS-Angebot, gibt es klare Grenzen für die Verarbeitung von Cmdlets in einer Remote PowerShell-Session. Sie können maximal 120 destruktive Cmdlets je 60 Sekunden ausführen. Wenn Sie diesen Schwellenwert überschreiten, wird die Ausführung Ihrer Cmdlets durch sog. MicroDelays verzögert. Unter destruktiven Cmdlets versteht man Cmdlets, wie Einstellungen hinzufügen oder ändern, als Set-*, Remove-*, New-* oder Add-* Cmdlets.

Das Hinzufügen von Berechtigungen für Öffentliche Ordner erfolgt mit Hilfe des Cmdlets Add-PublicFolderClientPermission. Die Anpassung einer bestehenden Berechtigung besteht immer aus zwei Konfigurationsschritten, dem Entfernen der alten Berechtigung (Remove-PublicFolderClientPermission) und dem Hinzufügen der neuen Berechtigung.

Dieses Problem trifft Sie nicht nur bei Ausführung einer Remote-PowerShell-Sitzung, sondern auch bei der Anpassung der Berechtigungen über das Exchange Online Admin Center (EAC). Der Unterschied ist, dass das EAC Sie mit einer Success-Meldung in SIcherheit wiegt und Ihnen vorgaukelt, dass auf allen Ordnern die Berechtigungen gesetzt wurden. Die Realität hat gezeigt, dass die im Hintergrund ausgeführten PowerShell-Cmdlets in die Begrenzung laufen.

Alternativ können Sie die Berechtigungen auch mit Hilfe der Exchange Web Services (EWS) anpassen. Hierzu gibt es professionelle Lösungen am Markt. Jedoch greifen auch für den Zugriff per EWS Grenzwerte. Professionelle Programme versuchen durch Pausen bei der Ausführung das Erreichen der Grenzwerte zu vermeiden. Dies führt natürlich zu einer entsprechenden Laufzeit bei der Anpassung der Berechtigungen.

Empfehlung

Daher ist meine Empfehlung, die Berechtigungen der Öffentlichen Ordner vor einer Migration zu Exchange Online zu bereinigen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass Sie sich nur noch auf die Mitgliedschaft der Benutzerkonten in den entsprechenden Sicherheitsgruppen kümmern müssen.

 

Links

 

Viel Spaß mit Öffentlichen Ordnern. Und vergessen Sie den Stichtag 14. Januar 2020 für das Support-Ende von Exchange Server 2010 nicht.

 

 

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