Granikos Technology Blog

Der browserbasierte Zugriff auf ein Exchange Postfach mit Hilfe von Outlook on the Web (OWA) ermöglicht Ihren Anwendern die Anzeige und Bearbeitung von Office-Dateianhängen ganz ohne Medienbruch in eine andere Applikation. 

Für Kunden von Microsoft 365 und Exchange Online sind hierzu keine weiteren Konfigurationen notwendig. Die Integration von Office Online mit Outlook on the Web ist standardmäßig aktiviert. Jedem Anwender wird automatisch eine Standard-Richtlinie zu gewiesen. Zu den Betriebsrisiken später mehr.

Wenn Sie diese Funktion auch für Ihre lokale Exchange Organisation bereitstellen möchten, müssen Sie zuerst eine Office Online Server Umgebung aufbauen und, falls erforderlich, aus dem Internet erreichbar machen. Die Anforderungen und Implementierungsoptionen einer Office Online Umgebung schauen wir uns in einem der nächsten Artikel an.

In Outlook on the Web wird die Möglichkeit einer Anzeige im Browser im Auswahlmenü eines Dateianhanges anzeigt:

Ebenso ist das Öffnen des Anhanges das Standardverhalten bei einem Klick auf den Dateinamen.

Problem

Im Rahmen einer betrieblichen Anforderung kann es notwendig sein, dass bestimmten Anwendergruppen der Zugriff auf Office Online aus OWA heraus zu unterbinden und stattdessen das Herunterladen von Office-Dateianhängen zu erzwingen.

Die Gründe hierfür können sehr unterschiedlich sein.

Lösungen

Je nachdem, ob Sie Office Online als SaaS-Lösung in Microsoft 365 nutzen, oder aber Ihre eigene Office Online Server Umgebung betreiben, stehen Ihnen unterschiedliche Lösungen zur Verfügung. DIe von Office Online (Server) bereitgestellten Funktionen werden nciht nur von OWA verwendet. 

Konfiguration einer neuen OWA-Postfachrichtlinie

Die Option einer neuen OWA-Postfachrichlinie (OwaMailboxPolicy) steht Ihnen für Microsoft 365 und die lokale Exchange Organisation zur Verfügung. Die Erstellung einer neuen OWA-Postfachrichtlinie ist zwar auch über das Exchange Admin Center, jedoch ermöglicht dieser Weg anschließend nur eine sehr rudimentäre Konfiguration. Daher empfehle ich Ihnen, OWA-Postfachrichtlinien immer mit Hilfe der Exchange Management Shell (EMS) zu erstellen und zu verwalten. Wenn Sie mit Exchange Online arbeiten, stellen Sie bitte sicher, dass Ihr administratives Konto mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) geschützt ist und Sie das speziell hierfür zur Verfügung gestellte PowerShell Modul verwenden.

Die Erstellung einer neuen OWA-Postfachrichlinie gliedert sich immer in zwei Schritte:

1. Erstellung der neuen Richtlinie mit Hilfe des Cmdlets von New-OwaMailboxPolicy
2. Konfiguration der neu erstellen Richtlinie mit Hilfe des Cmdlets Set-OwaMailboxPolicy

Im folgenden Beispiel erstelle ich in Exchange Online eine neue OWA-Postfachrichlinie für das fiktive Unternehmen Contoso. Der Name der neuen Richtlinie ist Contoso-Restricted-OWA-Policy.

# Aktivierung der PowerShell-Protokollierung (Transkript)
Start-Transcript

# Uneingeschränkte Anzeige von Array-Inhalten
$FormatEnumerationLimit=-1

# Erstellung der neuen OWA-Postfachrichtlinie
New-OwaMailboxPolicy -Name 'Contoso-Restricted-OWA-Policy'

# Auflistung der Namen der vorhandenen OWA-Richtlinien
Get-OwaMailboxPolicy | ft Name

Nach der Erstellung der neuen Richtlinie wurden alle Standard-Einstellungen der Richtlinie im PowerShell-Fenster ausgegeben. Dank der aktivierten Protokollierung haben Sie diese Einstellungen in der Transkript-Textdatei festgehalten.

In diesem Artikel interessieren wir uns für die relevanten Einstellungen zu Office Online (Server). Diese Einstellungen verbergen sich in den Parametern mit dem Kürzel Wac.

# Auflistung der Wac-relevanten Parameter der OWA-Richtlinie
Get-OwaMailboxPolicy 'Contoso-Restricted-OWA-Policy' | FL *wac*

WacEditingEnabled                      : True
WacViewingOnPublicComputersEnabled     : True
WacViewingOnPrivateComputersEnabled    : True
ForceWacViewingFirstOnPublicComputers  : False
ForceWacViewingFirstOnPrivateComputers : False
WacExternalServicesEnabled             : True
WacOMEXEnabled                         : False

Die gewünschte Deaktivierung von Office Online erfolgt über die Parameter WacViewingOnPublicComputersEnabled und WacViewingOnPrivateComputersEnabled. Mit diesen beiden Parametern wird festgelegt, ob für den Anwender, dem diese Richtlinie zugewiesen ist, eine Anzeige des Anhanges in Office Online möglich ist oder nicht. Die Möglichkeit zur Anzeige wird für öffentliche und private Computer getrennt konfiguriert. Seit Exchange Server 2013 werden Zugriffe per OWA immer als Zugriffe von einem privaten Computer gewertet.

Die Bedeutung der Wac-relevanten und aller anderen Parameter ist auf der Hilfe-Seite des Cmdlets Set-OwaMailboxPolicy bestens beschrieben. 

Nach der Erstellung muss die neue Richtlinie noch einzelnen oder allen Anwenderkonten zugewiesen werden.

# Zuweisung der neuen OWA-Richtlinie an ein einzelnes Anwenderkonto
Get-CASMailbox AllanD | Set-CASMailbox -OwaMailboxPolicy 'OwaMailboxPolicy-Default'

# Zuweisung der neuen OWA-Richtlinie an alle vorhanden Anwenderkonten
Get-CASMailbox | Set-CASMailbox -OwaMailboxPolicy 'OwaMailboxPolicy-Default'

# Optionale Konfiguration der neuen OWA-Richtlinie als Standardrichtlinie
Set-OwaMailboxPolicy 'Contoso-Restricted-OWA-Policy' -IsDefault:$true

Nach der Zuweisung der neuen OWA-Postfachrichtlinie wird die Möglichkeit zur Vorschau eines Dateianhanges nicht mehr angezeigt.

Wenn Sie die neu erstellte OWA-Postfachrichlinie Anwendern zuweisen, die zu diesem Zeitpunkt in OWA angemeldet sind, so haben die neuen Einstellungen noch keine Wirksamkeit. Die Einstellungen der neu zugewiesenen Richtlinie werden erst nach einer Ab- und Anmeldung an OWA wirksam.

Deaktivierung der Office Online Lizenz

Auf den ersten Blick erscheint die Deaktivierung der Office Online Lizenz im Rahmen eines Office 365-Lizenzplanes auch eine Möglichkeit zu sein, um die Nutzung von Office Online zu verhindern.

Sie deaktivieren die Office Online Lizenz direkt in der Lizenzzuweisung eines Anwenders im Microsoft 365 Admin Center oder über die gruppengesteuerte Lizenzzuweisung in Azure AD.

Aber führt diese Anpassung der Lizenzzuweisung zum gewünschten Ergebnis? Nein, leider nicht.

Die Deaktivierung der Lizenzzuweisung von Office Online hat keine Auswirkungen auf

• das Öffnen und Bearbeiten von Dateianhängen in Outlook on the Web
• das Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten in SharePoint Web oder OneDrive for Business Web
• das Öffnen und Bearbeiten von Dokumenten in Microsoft Teams Desktop oder Web

Damit scheidet die Option zur Zugriffssteuerung von Office Online über die Lizenzzuweisung für einen Anwender aus. 

Risiken

Wie bei vielen anderen Richtlinien von Exchange Online und Exchange Server existiert nach der ersten Einrichtung des Office 365 Tenants bzw. der Exchange Organisation eine Standardrichtlinie zur Konfiguration der Outlook on the Web (OWA) Einstellungen für alle Anwender. Da der Zugriff auf OWA ebenfalls standardmäßig für alle Anwender aktiviert ist, müssen Sie sich mit der Konfiguration der Standardrichtlinie auseinandersetzen.

Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über all die Zusatzfunktionen, die im Rahmen einer OWA-Richtlinie gesteuert (*enabled) werden.

# Beispielhafte Abfrage der Parameter einer OWA-Richtlinie, die eine Zusatzfunktion steuern
Get-OwaMailboxPolicy 'OwaMailboxPolicy-Default' | FL *enabled*

Diese Abfrage liefert Ihnen eine Grobüberischt der vorhandenen Einstellungen und deren Standardkonfigurationen. Überprüfen Sie alle Einstellungen für OWA-Postfachrichtlinien, ob sie den Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Sie finden dieser EInstellunge in der Dokumentation für das Cmdlet Set-OwaMailboxPolicy.

Hinweis

Denken Sie beim Thema Office Online auch daran, dass Office Online auch Dokumente öffnen kann, die bei externen Speicheranbietern liegen. Die Nutzung von externen Speicheranbietern, aus Sicht von Office 365, kann im Microsoft 365 Admin Center ausgeschaltet werden.

Wählen Sie im Menüpunkt Einstellungen > Dienste und Add-Ins den Punkt Office Online aus.

Setzen Sie den Schieberegler für die Konfiguration Personen die Verwendung von gehosteten Speicherdiensten von Drittanbietern gestatten aus Aus und speichern Sie die Einstellung.

Links

• Dokumentation OwaMailboxPolicy
  • New-OwaMailboxPolicy
  • Set-OwaMailboxPolicy
• Download Exchange Online PowerShell Modul mit MFA

Viel Spaß mit Microsoft 365 und Exchange Server!