Granikos Technology Blog

Office 365 ist ein Software-as-a-Service Angebot von Microsoft, das aus unterschiedlichen Bestandteilen besteht. Diese Bestandteile gliedern sich zum einen in die Onlinedienste- und Produkte, die Sie per Browser nutzen können, wie z.B. Office Online, Microsoft Teams oder Planner. Für einen Teil dieser Dienste und Produkte stehen auch Desktopclients für Windows, Mac und Linux (Preview), und mobile Anwendungen für iOS und Android zur Verfügung. 

Eine weiterer Bestandteil von Office 365 ist die Desktop Version von Microsoft Office. Die Desktop Version steht in zwei unterschiedlichen Varianten für Office 365 Business- und Office 365 Enterprise-Lizenzpläne zur Verfügung. Diese beiden Softwarepakete unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang.

Die in Office 365 zru Verfügung stehenden Produkte und Dienste werden regelmäßig erweitert und angepasst. Zu diesen Anpassungen gehört auch, dass einzelne Funktionen in andere Dienste integriert werden, um die Nutzung zu vereinfachen. 

Produkte und Dienste von Office 365 werden als Abonnement angeboten. Für den Erwerb von Lizenzplänen benötigen Sie einen Office 365-Mandanten, den sog. Tenant. Über diesen Mandanten verwalten Sie alle Office 365-Einstellungen, die Office 365 Abonnements und die Zuweisung der erworbenen Lizenzpläne zu Benutzerkonten. Sie können Office 365-Lizenzplanabonnements direkt in Ihren Office 365-Mandanten abschließen oder über einen Cloud Solution Provider (CSP) erwerben. 

Alle Produkte und Dienste von Office 365 werden mit einer Standardkonfiguration von Microsoft bereitgestellt und ermöglichen eine sofortige Nutzung durch Anwender. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die für Ihren Office 365-Mandanten erworbenen Produkte und Dienste kennen und für die Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren. Grundsätzlich empfiehlt Microsoft eine stufenweise Aktivierung von Diensten, um die Einführung mit der passenden Kommunikation zu begleiten. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neu eingeführten Dienste von Anwendern positiv angenommen werden und die Einführung ein Erfolg wird.

Was ist Microsoft 365?

Neben Office 365 existiert eine weiteres SaaS-Lizenzmodell unter dem Namen Microsoft 365. Microsoft 365 ist ein kombiniertes Angebot, dass aus den folgenden drei Komponenten besteht:

• Office 365
  Dies sind die Standardbestandteile des SaaS-Angebotes von Office 365 im ausgewählten Lizenzplan (s.u.).
   
• Office 365 Enterprise Mobility + Security (EMS)
  Office 365 EMS ist eine Funktionslizenz, mit der Sie wichtige Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Identitäten (Benutzerkonten) und Unternehmensinformationen lizensieren, die über den Standardschutz von Office 365 hinausgehen.
   
• Windows 10
  Über diese Lizensierung erhalten Ihre Anwender das Windows 10 Betriebssystem in einer Windows-as-a-Service Variante. Hierdurch stellen Sie sicher, dass das Betriebssystem immer aktuell ist. 

Microsoft 365 wird für große Unternehmen (Enterprise Pläne E5, E3, F1), Selbstständige und mittelständische Unternehmen (Microsoft 365 Business) und für Bildungseinrichtungen (Microsoft 365 Education) angeboten. 

Die zusätzlich zu Office 365 in Microsoft 365 enthaltenen Komponenten müssen ebenfalls konfiguriert werden. Der reine Erwerb und die Zuweisung der Lizenz sind nicht ausreichend.

Übersicht

Mit der Zuweisung eines Lizenzplanes, z.B. Microsoft 365 E5, an ein Benutzerkonto, werden alle im Lizenzplan enthaltenen Produkte und Dienste lizensiert und stehen dem Anwender zur Verfügung. 

Der zentrale Einstiegspunkt für den browserbasierten Zugriff ist die Url: https://office.com. 

Nach der Anmeldung erscheint die ganz persönliche Portalseite von Office 365. Auf dieser Seite können Anwender direkt zu einer Office 365-Applikation wechseln oder an einem Office-Dokument weiterarbeiten. 

Der folgende Screenshot zeigt die Office 365-Portalseite beispielhaft.

Über diese Portalseite haben Anwender auch die Möglichkeit, die aktuelle Version des Office-Paketes zu installieren. Die Installation erfolgt per Click-to-Run und wird für jeden Anwender einzeln aus der Cloud auf den lokalen Computer heruntergeladen. 

Produkte und Dienste

Die folgende, alphabetisch sortierte, Liste gibt einen Überblick über die Funktionskomponenten von Office 365. Ob Ihnen eine Komponente in Ihrem Office 365-Mandaten zur Verfügung steht, hängt von den erworbenen und zugewiesenen Abonnements ab. Der Vollständigkeit halber werden hier auch die Applikationen aufgeführt, die Administratoren zur Verfügung stehen.

Für Administratoren

Die folgenden Applikationen stehen Anwender zur Verfügung, die Mitglied einer adminstrativen Rolle sind.

	Administration Das Microsoft 365 Adminportal ist die zentrale Stelle zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Office 365-Mandanten. In diesem Portal können Sie mandantenweite Einstellungen vornehmen und einfache Konfigurationen der zu Ihren Abonnements gehörenden Produkte und Dienste durchführen. Ebenso dient das Portal der individuellen Zuweisung von Office 365-Lizenzen zu benutzerkonten. URL: https://admin.microsoft.com
	Compliance Das Microsoft 365 Compliance-Portal bündelt alle Funktionen zur Erstellung von Compliance-Richtlinien, Benachrichtigungen bei Richtlinienverstössen und zur Abfrage von Compliance-Berichten. Der Compliance-Score (in Vorschau) unterstützt Sie bei der Konfiguration von Compliance-Richtlinien Ihres Office 365-Mandaten. URL: https://compliance.microsoft.com  Je nach Konfiguration Ihres Office 365-Mandaten erfolgt eine automatische Umleitung zum kombinierten Office 365 Security & Compliance Portal.
	Sicherheit Das Microsoft 365 Security Center dient der Verwalten und Überwachung der Sicherheitsfunktionen in Ihrem Office 365-Mandanten. Sie verwalten die Sicherheitseinstellungen für Benutzerkonten, die in Office 365 gespeicherten Daten, die von Anwendern verwendeten Geräte und Applikationen.  a href="https://www.granikos.eu/de/Blog/PostId/1830/microsoft-365-security-center">URL: https://security.microsoft.com Je nach Konfiguration Ihres Office 365-Mandaten erfolgt eine automatische Umleitung zum kombinierten Office 365 Security & Compliance Portal.

Für Anwender

	Aufgaben Bei Aufgaben handelt es sich um die Aufgabenliste in Ihrem persönlichen Postfach, auf die Sie normalerweise direkt über den Outlook-Client zugreifen. In dieser Liste erscheint nicht nur Aufgaben, die Sie direkt als Aufgabe erstellen, sondern auch Aufgaben, die Sie einer To Do-Liste angelegt haben. In Outlook on the Web (OWA) wurde die Verknüpfung zu Aufgaben inzwischen durch eine Verknüpfung zu To Do ersetzt.
	Delve Delve ist Ihre ganz persönliche Startseite, auf der Sie Ihre relevanten Informationen gebündelt angezeigt bekommen. Zu diesen Informationen gehören die Dokumenten, an denen Sie gegenwärtig arbeiten, aber auch die Dokumente von anderen Personen im Unternehmen, an denen Sie mitwirken oder die für Sie relevant sind. Über die Delve-Seite haben Sie auch Zugriff auf Ihre MyAnalytics-Übersicht.  URL: https://eur.delve.office.com
	Dynamics 365 Dynamics 365 ist die Heimat Ihrer Geschäftsanwendungen. Dies können individuell zu lizensierende Dynamics 365-Applikationen von Microsoft sein oder aber Ihre unternehmensweit veröffentlichten PowerApps-Applikationen der Power Plattform. URL: https://home.dynamics.com
	Excel Dies ist die bekannte Tabellenkalkulation als Bestandteil von Office Online. Hier haben Sie die Möglichkeit Excel-Dateien, die in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert sind, zu öffnen und zu bearbeiten. Ebenso werden Excel-Dateien, die Sie als Dateianhang erhalten, über Outlook on the Web hier dargestellt. URL: https://www.office.com/launch/excel
	Forms Mit Forms können Sie eigene Formulare und Gruppenformulare erstellen, um Daten zu Erfassen. Eine Auswertung der erfassten Formulardaten ist direkt in Excel Online möglich. URL: https://forms.office.com
	Kaizala Kaizala ist eine mobile Chat-Applikation, für eine Anmeldung per Mobilfunkrufnummer ausreichend ist und so eine schnelle und einfach Kommunikation mit Kunden oder zeitlich begrenzt eingesetzten Arbeitskräften ermöglicht. Für die Nutzung im Unternehmen ist zusätzlich eine Verknüpfung mit bestehenden Office 365-Konten möglich. URL: https://kaiza.la
	Kalender Dies ist der Kalender Ihres persönlichen Exchange Online-Postfaches, ganz so wie Sie ihn aus Outlook kennen. Als Bestandteil von Outlook on the Web verfügt der Kalender jedoch über einige Funktionen, die die Variante eines lokal betriebenen Postfaches auf Exchange Server nicht bietet. URL: https://outlook.office.com/calendar
	MyAnalytics Mit Hilfe von MyAnalytics erfahren Sie mehr über Ihre persönliche Arbeitsweise im Hinblick auf Besprechungen, E-Mail-Nutzung und Fokusstunden. Die zur Verfügung gestellten Informationen helfen Ihnen, Ihre Arbeitsgewohnheiten besser zu verstehen und, falls gewünscht, anzupassen. URL: https://myanalytics.microsoft.com
	OneDrive OneDrive ist Bestandteil von SharePoint und ist Ihre persönlicher Ablageort für Dateien. Er ist so etwas, wie das persönliche Home-Laufwerk, das Sie eventuell aus der lokalen IT-Infrastruktur kennen. Hier abgelegt Datei können Sie mit Hilfe des OneDrive-Clients synchronisieren und, bei Bedarf, auf Offline verfügbar machen. In ObeDrive gespeicherte Dateien können Sie auch freigeben und mit anderen Personen daran gemeinsam arbeiten.
	OneNote Mit OneNote steht Ihnen Ihre Notizen, Zeichnungen und Skizzen auf all Ihren Geräten zur Verfügung. OneNote ist Bestandteil von Office Online und bietet Ihnen ein browserbasiertes Interface. Als Alternative können Sie auch mit der OneNote App auf Ihre OneNote-Notizbücher zugreifen. URL: https://www.office.com/launch/onenote
	Outlook Ihr persönliches E-Mail-Postfach finden Sie in Outlook. Hier haben Sie Zugriff auf Ihr persönliches Postfach, ein eventuell aktivertes Online-Archivpostfach, auf die Postfächer von Office 365-Gruppen, freigegebene Postfächer und, falls verwendet, sogar auf Öffentliche Ordner. Von hier können Sie bequem zu den anderen Postfachkomponenten Kalender und Personen wechseln. Ebenso können Sie direkt zu To-Do wechseln, Die webbasierte Version von Outlook wird auch als Outlook on the Web oder OWA bezeichnet. URL: https://outlook.office365.com
	Personen Unter dem Punkt Personen finden Sie Ihre aus Outlook für Desktop bekannten persönlichen Kontakte. Zusätzlich haben Sie hier Zugriff auf Ihre Office 365 Gruppen und deren Mitglieder und auf die konfigurierten Exchange Online Addresslisten des Unternehmens. URL: https://outlook.office365.com/people
	Planner Mit Planner steht Ihnen ein Kanban-Board basierte Lösung zur Projekt- und Aufgabenplanung a Basis von Plänen zur Verfügung. In einem Projektplan können Sie mit anderen Personen aus Ihrem Unternehmen oder externen Gästen zusammenarbeiten. Ihnen zugewiesene Aufgaben können in To Do integriert werden. URL: https://tasks.office.com
	Power Automate  Mit Hilfe von Power Automate (ehemals Flow) können Sie als Anwender regelmäßig wiederkehrende Aufgaben auf Basis von Worklows automatisieren. Sie können persönliche Workflows erstellen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern. Ebenso können unternehmensweite Workflows die Automatisierung von Aufgaben unter Einbindung von cloudbasierten und lokalen Datenquellen ermöglichen. URL: https://flow.microsoft.com
	Power BI Mit Power BI erstellen Sie als Anwender dynamische Dashboards, um Geschäfts- und andere Daten optisch gut aufbereitet darstellen zu können. Die Ausgangsdaten können aus ganz unterschiedlichen Datenquellen eingebunden werden. Neben Power BI-Dashboards für die persönliche Nutzung können Sie Dahboards auch für Ihr Team oder sogar unternehmensweit freigeben und nutzen. URL: https://app.powerbi.com
	PowerApps PowerApps bieten Ihnen, als Anwender, die Möglichkeit, mobile und webbasierte Applikationen zu erstellen, ganz ohne Programmmierkenntnisse. Nutzen Sie in Ihren Applikationen die bereits im Unternehmen exisitierenden Datenquellen. Die in PowerApps angebundenen Datenquellen können sowohl in der Cloud als auch in der lokalen IT-Infrastruktur bereitgestellt sein. URL: https://make.powerapps.com
	PowerPoint PowerPoint gehört, wie auch Excel oder Word, zum Funktionsumfang von Office Online. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre PowerPoint-Dateien, die in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert sind, zu öffnen und zu bearbeiten. Ebenso werden PowerPoint-Dateien, die Sie als Dateianhang empfangen, über Outlook on the Web hier dargestellt. PowerPoint ermöglicht Ihnen die direkte Präsentation in einem Browser. URL: https://www.office.com/launch/powerpoint
	SharePoint SharePoint ist die zentrale Lösung zur unternehmensweiten Ablage von Dokumenten, zum Wissensmanagement, zur Bereitstellung von webbasierten Applikationen und zur Teamzusammenarbeit. Neben der direkten Nutzung von SharePoint nutzen diverse Office 365-Applikation SharePoint als Datenspeicher. Hierzu gehört u.a. Teams. Ihr persönlicher OneDrive-Datenspeicher ist Bestandteil von SharePoint.
	Stream Stream ist die zentrale unternehmensinterne Video-Plattform in Ihrem Office 365-Mandaten. In Stream können Sie vorproduzierte Videos für Trainings unterschiedlichen Zielgruppen zur Vergügung stellen. Ebenso werden Aufzeichnungen von Teams-Besprechungen durch Stream automatisch verarbeitet und im zugehörigen Teams-Kanal bereitgestellt.  URL: https://web.microsoftstream.com
	Sway Mit Sway erstellen Sie webbasierte interaktive Berichte oder Präsentationen.In solch ein Sway können Sie externe Quellen für Videos oder vorhandene PowerPoint-Präsentation einbinden. Ein Sway kann mit internen und externen Personen geteilt werden. URL: https://www.office.com/launch/sway
	Teams Teams ist die zentrale Applikation für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen und steht als Desktop-Client und als Web-Variante zur Verfügung. Teams unterstützt die Kommunikation von persönlichen Chats, Team-Konversationen, Video- und Audio-Kommunikation und klassicher Telefonie. Der Teams-Arbeitsbereich ist durch zusätzliche Applikationen von Microsoft, Drittherstellern oder durch Eigenentwicklungen erweiterbar.  URL: https://teams.microsoft.com
	To Do Ihre persönliche List an Aufgaben verwalten Sie mit To Do. Hier können Sie Ihre persönlichen Aufgabenlisten in Gruppen zusammenfassen und, bei Bedarf,  mit anderen Anwendern teilen. Ihnen zu gewiesene Aufgaben aus Planner und markierte E-Mail-Nachrichten aus Outlook können Sie ebenfalls in To Do integrieren. Der Zugriff auf die Aufgabenlisten erfolgt per Web, Desktop-App oder mobiler Applikation.   URL: https://to-do.office.com
	Whiteboard WIe man aus dem Namen schon ablesen kann, stellt Ihnen Whiteboard eine Entwurfsfläche für Freihangzeichnungen zur Verfügung, auf der Sie mit Stift-, Touch- und Tastatureingaben Ideen entwickeln können. Die integrierten Funktionen zum Teilen ermöglichen eine zeitliche Zusammenarbeit an einer Idee.    URL: https://whiteboard.microsoft.com
	Word Word ist ebenfalls Bestandteil von Office Online und ermöglicht Ihnen das Erstellung und die Bearbeitung von Word-Dokumenten im Browser. Word-Dateien, die Sie als E-Mail-Dateianhang empfangen, werden über Outlook on the Web hier dargestellt. URL: https://www.office.com/launch/word
	Yammer Yammer ist eine unternehmensweite Kollaborationslösung, die sowohl als soziales Netzwerk, als auch zur Projektzusammenarbeit genutzt werden kann. Die Mitarbeit in Yammer-Netzwerken ist nicht nur internen Mitarbeitern möglich, sondern auch externen Teilnehmern. URL: https://www.yammer.com/office365

Fehlt Ihnen eine Komponente von Office 365? Senden Sie mir gerne eine E-Mail: office365@granikos.eu

Links

• Office 365 für große Unternehmen (Enterprise Pläne)
• Microsoft 365 für große Unternehmen (Enterprise Pläne)
• Office 365 für mittelständische Unternehmen (Business Pläne)
• Office 365 für Bildungseinrichtungen (Academic Pläne)
• Office 365 für gemeinnützige Organisationen

Literaturempfehlungen

• Office 365 for IT Pros (das englischsprachige Standardwerk für IT-Fachleute)

• Short-Link zu dieser Seite: https://go.granikos.eu/Office365

Viel Spaß mit Office 365.

Updates

2020-02-15: Verlinkung Office Online für Excel, OneNote, PowerPoint und Word hinzugefügt 
2020-02-11: Verlinkung Microsoft 365 Security Center hinzugefügt

Office Online ist die browserbasierte Variante der wichtigsten Office Applikationen. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff und eine Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.

Office Online umfasst im Standard folgende Applikationen:

• Excel
• OneNote
• PowerPoint
• Word

Wenn Sie Anwender Lizenzpläne für Visio Online oder Project Online zuweisen, können diese Anwender auch Dateien dieser Applikation im Browser bearbeiten.

Office Online kommt auch in Outlook on the Web zu Einsatz. Immer dann, wenn Sie einen Dateianhang einer E-Mail auswählen, erfolgt die Anzeige im Browser durch Office Online. In dieser Ansicht in Outlook on the Web haben Sie auch die Möglichkeit, die ausgewählte Datei direkt zu bearbeiten.

Ob ein Anwender in der Lage ist, eine Office-Datei zu bearbeiten hängt von der jeweiligen Berechtigung und Absicherung des Dokumentes ab. Daher ist eine korrekte Konfiguration der Berechtigungen und Freigaben so wichtig. Office Online unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Anwender. Die zeitgleiche Zusammenarbeit an einem Office-Dokument funktioniert mit Office Online, Office Desktop und Office Mobile.. 

Die Office Online Suite wird ergänzt durch die zugehörigen mobilen Office Apps für Android und iOS. 

Excel

Die Excel-Edition von Office Online stellt Ihnen die wichtigsten Excel-Funktionen bereit. Damit haben Sie schnell und einfach Zugriff auf Informationen, die über Excel abgerufen werden können. Bei der Nutzung von Excel-Datei gibt es jedoch zwei wichtige EInschränkungen. Excel-Dateien mit verknüpften externen Datenquelle funktinieren aus Sicherheitsgründen nicht. Hier bietet sich Power BI als Alternative an. Eine weitere Einschränkung gilt für Excel-Dateien mit Makros und VBA-Code. Dieser Code wird in Excel Online nicht ausgeführt.

Der folgende Screenshot zeigt eine Excel-Datei aus der Dateiablage einer Office 365 Gruppe.

Die Einbettung von Office Online steht natürlich auch in Microsoft Teams zur Verfügung. Der folgende Screenshot zeigt ein Excel-Arbeitsblatt, das direkt aus der Dateiablage eines Teams heraus geöffnet wurde. Sie haben in dieser Ansicht die Option, zur reinen Office Online Ansicht zu wechseln, um den zur Verfügung stehenden Bildschirmraum besser auszunutzen oder die Datei in der Desktopversion von Excel zu öffnen. 

Die Einbettung von Office Online in Microsoft Teams ist nicht auf Excel beschränkt. 

PowerPoint

PowerPoint Online ist eine weitere Applikation von Office Online. Mit dieser Applikation können Sie bestehende Präsentationen bearbeiten oder neue Präsentationen erstellen. Der große Vorteil von PowerPoint Online ist aber weniger die Möglichkeit zur Bearbeitung, sondern zu direkten Präsentation. 

Sie können eine geöffnete PowerPoint-Datei direkt im Browser präsentieren. Sie benötigen die Desktop-Applikation hierzu nicht. 

Wenn Sie eine Präsenation in einer anderen Office 365-Applikation, wie z.B. Sway, einbetten, können Sie direkt in dieser Applikation die Präsenation halten.

Der folgende Screenshot zeigt eine PowerPoint-Datei eines Office 365-Testmandanten.

Das Öffnen und Präsentieren ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich.

Visio

Auch für Visio exisitiert eine Möglichkeit zur Ansicht von Visio-Dateien. HIer steht primär ein Viewer zur Verfügung, der keine Bearbeitung zulässt. Ist die Datei in SharePoint-Online geöffnet, können Sie die ausgewählte Datei in einer Vorversion der Office Web Apps von Visio (Visio Legacy Editor) bearbeiten. Aufgrund der Komplexität von Vision ist eine Bearbeitung nur in der Visio Desktop-Edition sinnvoll.

Der folgende Screenshot zeigt das Organisationsdiagramm eines Office 365-Testmandaten als VIsio-Datei.  

Die Anzeige von Visio-Dateien ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich. 

Word

Word Online ist sicherlich die Komponente von Office Online, die Sie am häufigsten verwenden werden. Mit Word Online steht Ihnen ein browserbasiertes Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung, das die gängigsten Funktionen der Desktop-Edition von Word zur Verfügung stellt. 

Der folgende Screenshot zeigt ein Word-Dokument eines Office 365-Testmandaten.

Und natürlich funktioniert Word Online auch in Microsoft Teams.

Links

• Office for the web service description

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

Die E-Mail Gateway Lösung NoSpamProxy von Net at Work ist seit Kurzem als NoSpamProxy Azure Edition im Azure Marketplace verfügbar. Somit kann NoSpamProxy auch dann für den Schutz der E-Mail Kommunikation eingesetzt werden, wenn keine eigenen IT-Systeme für den Betrieb von NoSpamProxy zur Verfügung stehen.

Die in NoSpamProxy Azure integrierte Möglichkeit zur Anbindung von Office 365 bietet eine einfache und kostengünstige Möglichkeit zur zentralen Ver-und Entschlüsselung von E-Mails und zur sicheren Spamabwehr.

Das aktuell verfügbare Paket installiert eine Single-Server Variante, bei der die NoSpamProxy Intranet-Rolle und die Gateway-Rolle auf einem System kombiniert betrieben werden.

Die NoSpamProxy Azure Edition wird als BYOL (Bring Your Own License) System bereitgestellt und erfordert neben den Betriebskosten in Microsoft Azure den Erwerb einer NoSpamProxy Lizenz. Eine bereits vorhandene Lizenz für die aktuelleste NoSpamProxy Version kann bei einer Migration zu Microsoft Azure weiter verwendet werden.

Inhaltsübersicht

Betriebsmöglichkeiten
Hinweise
Bereitstellung
Links

Betriebsmöglichkeiten

NoSpamProxy Azure kann auf unterschiedliche Weise in Microsoft Azure betrieben werden. Das System wird standardmäßig als Workgroup System und somit ohne eine AD-Mitgliedschaft in Microsoft Azure bereitgestellt. Die einzelnen Betriebsmöglichkeiten von NoSpamProxy Azure leiten hauptsächlich dadurch ab, ob zwischen der eigenen IT-Infrastruktur und Microsoft Azure ein Site-2-Site VPN besteht oder nicht.

• Ohne Site-2-Site VPN zu Microsoft Azure
   
  • Ein lokaler E-Mail Server (z.B. Exchange Server oder SmarterMail) nutzt NoSpamProxy Azure als externen Relay Server für ausgehende E-Mail Nachrichten, eingehende E-Mail Nachrichten werden von NoSpamProxy Azure über das Internet an den lokalen E-Mail Server weitergeleitet.
     
  • Manuelle Pflege der unternehmensinternen E-Mail Adressen mit Hilfe einer Textdatei – Automatischer Import der Textdatei durch NoSpamProxy Azure
    Diese Variante ist nur empfehlenswert, wenn die Anzahl der zu verwaltenden E-Mail Adresse überschaubar ist, da alle Adressen in einer Importdatei gepflegt werden müssen.
     
  • Optimal für Office 365 Kunden, die Benutzerkonten und E-Mail Postfächer nur in Office 365 pflegen, kein lokales Active Directory nutzen
    Die für NoSpamProxy Azure erforderliche Importdatei kann durch einen Export aus Office 365 einfach erstellt werden.
     
  • Einschränkung des RDP Zugriffes auf das NoSpamProxy Azure System auf eine externe IP-Adresse des Unternehmensnetzwerkes.
     
• Mit Site-2-Site VPN zu Microsoft Azure
   
  • Ein lokaler E-Mail Server (z.B. Exchange Server oder SmarterMail) nutzt NoSpamProxy Azure als internen Relay Server für ausgehende E-Mail Nachrichten, eingehende E-Mail Nachrichten werden von NoSpamProxy Azure über das Site-2-Site VPN an den lokalen E-Mail Server weitergeleitet.
     
  • Automatischer Import der unternehmensinternen E-Mail Adresse aus einem LDAP Verzeichnis (z.B. Active Directory)
    Dies Variante vereinfacht die Verwaltung, da im LDAP Verzeichnis erstellte Benutzer automatisch in NoSpamProxy importiert werden.
     
  • Optimal für Office 365 Kunden, die Benutzerkonten in einem lokalen LDAP Verzeichnis pflegen und eventuell sogar eine Office 365 Hybrid-Konfiguration nutzen
     
  • Einschränkung des RDP Zugriffes auf das NoSpamProxy Azure System aus dem internen Netzwerk.

Aktuell wird eine direkte Anbindung an Azure AD nicht unterstützt, ist aber in Planung.

Hinweise

• Der Azure Service für das NoSpamProxy Azure System erfordert eine Reverse-DNS Konfiguration, damit externe SMTP Server eine Reverse-DNS Prüfung erfolgreich durchführen können. Einen Link zur Reverse-DNS Konfiguration in Azure finden Sie in unter Links.
   
• Der Name für das NoSpamProxy Azure System sollte nicht der internen IT Namenskonvention entsprechen, da der Service-Name extern auflösbar ist.

Je nach ausgewählter Azure VM können unterschiedliche Datendurchsätze hinsichtlich der verarbeiteten E-Mails pro Minute erreicht werden.

Lasttests auf Basis von Standard A Maschinen haben folgendes Ergebnis gebracht:

Bereitstellung

Die nachfolgenden Schritte beschreiben die einfache Bereitstellung von NoSpamProxy Azure.

Suchen Sie im Azure Marketplace nach NoSpamProxy und wählen Sie die NoSpamProxy Azure Edition aus.

Klicken Sie auf Create, um das NoSpamProxy Azure System zu konfigurieren.

Konfigurieren Sie die Parameter für

• Name
  Name des Systems, dieser Name wird im Azure DNS eingetragen und ist somit extern auflösbar.
• VM disk type
  Bei Auswahl von SSD muss in einem nachfolgenden Schritt auch ein Azure VM Typ ausgewählt werden, der SSD unterstützt.
• User name, Password
  Benutzername des lokalen Administratorkontos
  Da das System in seiner Standardkonfiguration per Remote Desktop aus dem Internet erreichbar ist, sollte hier ein nicht trivialer Benutzername und ein komplexes Kennwort gewählt werden.
• Subscription
  Azure Abonnement in dem das System erstellt werden soll.
• Resource group
  Auswahl der Resource Group, in der das System  erstellt werden soll. In diesem Beispiel wird eine neue Resource Group erstellt.
• Location
  Azure Region, in der die neue Resource Group erstellt werden soll.

Wählen Sie einen passenden VM Typ. NoSpamProxy hat keine großen Anforderungen an Prozessor und Arbeitsspeicher. Der verwendete SQL Server 2014 Express kommt initial mit einem kleinen System zurecht.

In diesem einfachen Beispiel bleiben die weiteren Einstellungen unverändert. Diese können bei Bedarf individuell angepasst werden, um bereits bestehende Ressourcen zu nutzen.

• Storage Account
  Speicherort für die VHD Dateien der VM
• Virtual Network
  Zu verbindendes Netzwerk für das neue System
• Subnet
  Gewünschtes Subnetz aus dem virtuellen Netzwerk
• Public IP Address
  Externe IP-Adresse
• Network Security Group
  Netzwerk Firewall Konfiguration

Prüfen Sie in der technischen Zusammenfassung die Einstellung und klicken Sie OK, um die das konfigurierte System in den Warenkorb zu legen.

Prüfen Sie auf der Angebotsseite den ausgewählten Azure Service und die konfigurierte VM. Klicken Sie auf Purchase, um den Service und das Systemabo zu kaufen. Da es sich um ein BYOL Deployment handelt, benötigen Sie für die Konfiguration entweder eine NoSpamProxy Testlizenz oder eine gültige NoSpamProxy Volllizenz.

Melden Sie sich nach der erfolgreichen Erstellung des System per Remote Desktop an. Bei der ersten Anmeldung wird die Installation von NoSpamProxy durch einen Scheduled Task gestartet. Der Task führt folgende Schritte durch:

• Konfiguration des vorinstallierten SQL Server Express
• Download und Installation der aktuellen Version von NoSpamProxy
• Aufruf der öffentlichen NoSpamProxy Azure Webseite
• Entfernung des Scheduled Task

Schließen oder Unterbrechen Sie das Windows PowerShell Fenster nicht.

Nach Abschluss der Installation wird die öffentliche Webseite von NoSpamProxy Azure aufgerufen. Da der Internet Explorer zu diesem Zeitpunkt noch im abgesicherten Modus läuft, erscheint ein Warnhinweis. Nehmen Sie NoSpamProxy in die Liste der Ausnahmen auf. Über diese Webseite können Sie Ihre persönliche Testlizenz anfordern.

Durch die Installation von NoSpamProxy wurden Gruppenmitgliedschaften für das Benutzerkonto des angemeldeten Administrators geändert. Um NoSpamProxy verwalten zu können, müssen Sie sich einmal ab- und wieder anmelden.

Starten Sie nach der erneuten Anmeldung die NoSpamProxy Verwaltungskonsole um beginnen Sie mit dem Import der Testlizenz oder Ihrer vorhandenen Volllizenz.

In der Verwaltungskonsole können Sie auf der rechten Seite die installierte Version von NoSpamProxy ablesen.

Nach dem Import der Lizenz erfolgt die individuelle Konfiguration von NoSpamProxy für Ihre Anforderungen.

Links

• NoSpamProxy Azure
• NoSpamProxy Protection
• Blogartikel: Zentrale E-Mail Verschlüsselung mit Office 365
• Blogartikel: Sichere E-Mail Kommunikation mit NoSpamProxy 11
• Microsoft Azure Trial
• Microsoft Azure Reverse DNS
• Microsoft Azure Reverse DNS mit der CLI

NoSpamProxy Azure Edition is the cloud based email security gateway of the successful NoSpamProxy family of products by Net at Work. The Azure edition of NoSpamProxy can easiliy be deployed using the Microsoft Azure Marketplace.

NoSpamProxy Azure easily connects an Office 365 tenant and offers an easy way to provide centralized email encryption and decryption with PGP and/or S/MIME for mailboxes hosted in Exchange Online. Additionally, NoSpamProxy Azure provides compliant anti-spam handling, an anti-malware component, and a large file portal.

The edition currently available in Microsoft Azure installs a NoSpamProxy single-server deployment. A single-server deployment combines the NoSpamProxy intranet role and the gateway role on a single server.

The NoSpamProxy Azure Edition is provided as BYOL (Bring Your Own License) deployment. In addition to the recurring fees for the Microsoft Azure VM you are required to buy a NoSpamProxy license. If you already own a NoSpamProxy Version 11 license, the license can be used for the NoSpamProxy Azure Edition as well.

Content

DeploymentOptions
Notes
Deployment
Links

Deployment Options

Due to the nature of a cloud service NoSpamProxy Azure can be operated in different scenarios in Microsoft Azure. By default the system is configured as a workgroup system without any Active Directory domain membership. The different operational scenarios for NoSpamProxy Azure depend on the existence of a Site-2-Site VPN between your Azure deployment and your on-premises IT infrastructure.

• Without Site-2-Site VPN to Microsoft Azure
   
  • An on-premises email server (e.g. Exchange Server or SmarterMail) utilizes NoSpamProxy Azure as an external relay for outgoing messages. Incoming messages are received by NoSpamProxy Azure and are forwarded to the on-premises email server via the internet.
     
  • Email addresses of internal recipients are maintained manually using plain text file. The file itself is imported automatically by NoSpamProxy Azure
    This is a viable option, if there aren't too many email addresses to maintain.
     
  • Good option for Office 365 customers running a cloud only deployment without any on-premises Active Directory users and mailboxes. The required import file can be created by exporting Office 365 recipients and email addresses.
     
  • RDP access to the Azure VM and NoSpamProxy Azure must be limited to an external IP address of the company network.
     
• With Site-2-Site VPN to Microsoft Azure
   
  • AN on-premises email server (e.g. Exchange Server or SmarterMail) utilizes NoSpamProxy Azure as an internal Relay for outgoing messages. Incoming messages are received by NoSpamProxy Azure and forwarded to the on-premises email servers using the Site-2-Site VPN.
     
  • Automated import of internal email recipients from a LDAP source (e.g. Active Directory)
    This option simplifies recipient maintenance, as recipients are automatically imported by NoSpamProxy Azure.
     
  • Perfect option for Office 365 customers maintaining user accounts on-premises and running Azure AD Connect or maybe even having a full Office 365 hybrid setup with centralized mail flow.
     
  • RDP access to the Azure VM and NoSpamProxy Azure restricted to internal company network(s).

Currently a direct connection to Azure AD is not supported, but it is planned for a future release.
 

Notes

• The Azure Service for NoSpamProxy Azure System requires a Reverse-DNS configuration, as any other public facing SMTP service. External SMTP servers must be able to perform a Reverse-DNS check successfully. A link on how to configure Reverse-DNS in Azure is listed in the Links section.
   
• The system name of the NoSpamProxy Azure VM should not follow internal IT naming conventions, as the name is publically resolvable. Otherwise you are going to expose your internal naming conventions.

Depending on the size of the Azure VM different throughputs can be reached in regards to emails per minute.

Tests have shown the following results for Standard A Virtual Machines:

Deployment

The following steps describe a simple deployment of NoSpamProxy Azure.

Go to Azure Marketplace and search for NoSpamProxy, select the NoSpamProxy Azure Edition.

Click Create to configure the NoSpamProxy Azure system.

Configure the required parameters as needed

• Name
  System name which is added to Azure DNS and externally resolvable.
• VM disk type
  When selecting SSD as VM disk type, you must choose an Azure VM supporting SSD in a following step.
• User name, Password
  User name of the local administrator account
  As the Azure VM is accessible via RDP from the internet by default, you should use a non-trivial user name and password.
• Subscription
  Azure subscription to add the Azure resources to.
• Resource group
  Resource group for the new Azure resources. The example creates a new resource group.
• Location
  Azure region for the new resource group.

Select an appropriate virtual machine type. NoSpamProxy Azure doesn't have extraordinary system requirements for processor and memory. SQL Server 2014 Express is downloaded and installed as part of the standard setup of NoSpamProxy. Even SQL Server 2014 Express can be run on a standard VM..

All other settings remain unchanged for this simple deployment. You can adjust the settings, if required for your individual deployment. Especially if you want to utilize exisiting resources.

• Storage Account
  Storage for Azure VM VHD files
• Virtual Network
  Azure virtual network for the new Azure VM
• Subnet
  Azure virtual network subnet
• Public IP Address
  External IP address
• Network Security Group
  Network firewall configuration

Verify the technical summary and click OK to add the configured system to your shopping cart.

Verify the selected Azure service offering and the configured virtual machine. Click Purchase to buy the selected subscription. The deployment is a so called BYOL Deployment and requires a valid NoSpamProxy trial license or an existing full license. After the NoSpamProxy setup as been completed in the virtual machine you will be redirected to a web page to request a trial license.

Connect to the newly deployed virtual machine using Remote Desktop. After first log on NoSpamProxy setup will start automatically as part of an scheduled task. The scheduled task will execute the following steps:

• Configure the preinstalled SQL Server Express Edition
• Download and setup of the most current release of NoSpamProxy
• Redirect to the NoSpamProxy Azure web page to request a trial license
• Removal of the scheduled task

Do not close or interrupt the Windows PowerShell window.

After the setup has finished the public web page of NoSpamProxy Azure Edition will be opened in Internet Explorer. After initial setup of the operating system Internet Explorer runs in secure mode. Therefore, a security warning is displayed. Just add the web page to the list of exclusions and request your personal NoSpamProxy trial license.

The program setup adds new security groups and adds the logged on account to these security groups. It is required to log off and log on again to reflect the new group memberships. This is mandatory to sucessfully manage NoSpamProxy.

After log on start the NoSpamProxy Configuration MMC to import the license.

The NoSpamProxy Configuration MMC displays the NoSpamProxy version.

After initial import of the license you can start configuring NoSpamProxy to suit your needs.

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Die Einführung von Office 365 ist im Allgemeinen keine große technische Herausforderung. Die technischen Anforderungen sind klar definiert und können in den meisten Fällen direkt 1:1 umgesetzt werden. Bei manchen Unternehmen ist die Konfiguration der technischen Anbindung der lokalen IT-Infrastruktur an Office 365 durchaus komplex, aber kein wirkliches Hindernis.

Neben den rein technischen Themen bei der Implementierung von Office 365 können unternehmensinterne Abstimmungen und Entscheidungsfindungen ein großer Hemmschuh für Office 365-Projekte sein. Diese sind immer dann eine Herausforderung, wenn keine ausreichende Unterstützung aus der Führungsebene vorhanden ist oder, noch wesentlich schlimmer, keine klare Cloud-Strategie existiert. Ohne eine klar definierte Unterstützung der Geschäftsführung sollten Sie von einer produktiven Office 365-Einführung Abstand nehmen.

Welche Hindernisse gibt es jenseits der technischen Implementierung von Office 365 und unternehmensinternen Entscheidungsprozessen?

Aber selbst mit allen notwendigen technischen Voraussetzungen und einer klaren Entscheidung, Office 365 als integralen Bestandteil der IT-Plattform im Unternehmen zu nutzen, kann es zu Problemen bei der Einführung von Office 365 kommen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen IT-Mitarbeiter hat, die über das notwendige Knowhow zur Einführung von Office 365 verfügen, werden gerne Projektpartner oder Personaldienstleister in Anspruch genommen. Dies führt zu besonderen Kunde-Dienstleister-Konstellationen.

Und hier beginnen die Herausforderungen, die zu einer schlechten Office 365-Implementierung führen können.

An den folgenden beiden Beispielen möchte ich Ihnen die Problemsituationen verdeutlichen, die auch für die Office 365-Einführung in Ihrem Unternehmen ein Risiko darstellen können.

Beispiel A

Fachkräfte, die sich mit allgemeinen Cloud-Technologien und mit Office 365 im Besonderen auskennen, sind rar. Dies ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen ihre IT-Mitarbeiter im Bereich Cloud-Technologien nicht weiterbilden.

Möchte ein Unternehmen Office 365 einführen und eine Migration zu Office 365 durchführen, wendet man sich entweder an ein IT-Systemhaus oder einen Projektdienstleister, mit dem man bereits andere Projekte durchgeführt hat. Alternativ beauftragt man einen Personaldienstleister, einen Office 365-Experten für einen definierten Projektzeitraum zu finden. Dies resultiert in einer direkten Beauftragung zwischen dem Kunden (Ihr Unternehmen, im Folgenden AG genannt) und Personal-/Projektdienstleister bzw. Systemhaus als Auftragnehmer (AN).

Auf dieser ersten Ebene (A) endet bereits Ihre direkte Einflussnahme als Kunde, da nur zwischen Ihrem Unternehmen und dem direkten Auftragnehmer ein Vertragsverhältnis besteht. Bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister sollte es Ihnen als Kunden bewusst sein, dass ein weiteres Glied der Beauftragungskette hinzugefügt wird, bevor Ihnen ein Office 365-Experte zur Seite gestellt wird. Wenn Sie einen Projektdienstleister oder ein Systemhaus beauftragen, haben Sie die Erwartung, dass diese Ihnen mit eigenen Experten helfen können. Diese Erwartung kann oft nicht erfüllt werden, da die Auftragnehmer mehr Projekte annehmen als sie effektiv bedienen können. Die vorhandenen Experten werden schlichtweg überbucht.

Um das angenommene Kundenprojekt nicht zu gefährden, bedienen sich die Aufragnehmer der Ebene A der gleichen Methodik wie der Endkunde. Sie kontaktieren ihrerseits Personaldienstleister, um fehlendes Expertenwissen einzukaufen. Damit sind wir in der zweiten Beauftragungsebene (B) angekommen. Oftmals kontaktieren Projektdienstleister und Systemhäuser mehrere Personaldienstleister, um das fehlende Expertenwissen möglichst günstig einzukaufen. Hierbei kommt es zu einer weiteren Beauftragung und einer zusätzlichen Auftraggeber-/Auftragnehmer Konstellation.

Verfügt ein Personaldienstleister aus Ebene B nicht direkt einen Experten zur Projektunterstützung, erfolgt eine erneute Suche nach einem Experten aus dem Pool registrierter Beraterunternehmen und Freelancer.

Dies ist nun die dritte Beauftragungsebene (C). Die Suche nach einem Office 365-Experten der beiden ersten Beauftragungseben A + B führt manchmal zu der amüsanten Situation, dass das gleiche Kundenprojekt bei Dienstleistern der Ebene C durch unterschiedliche Personal- und Projektdienstleister angefragt wird. Die Beauftragung des ausführenden Dienstleisters oder Freelancers in dieser dritten Ebene führt natürlich zu einer weitere Auftraggeber-/Auftragnehmer-Situation.

Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.

Wie wirkt sich solch eine Beauftragungskette für ein einzelnes Office 365-Projekt auf den Erfolg des Kundenprojektes aus?

Das große Problem einer solchen Beauftragungskette ist, dass mehrere AG/AN-Beziehungen zwischen Parteien bestehen, die ganz unterschiedliche Geschäftsinteressen verfolgen, die von Ebene zu Ebene undeutlicher werden. Der Dienstleister der dritten Ebene hat keine direkte Beziehung zum Kunden und zum ausgehenden Kundenprojekt. Die Erbringung der Dienstleistung und die damit verbundene Verantwortung erfolgen immer nur von Ebene zu Ebene. Diese Beauftragungskette beeinträchtigt auch die Kommunikationswege für das Kundenprojekt, wodurch dem Kunden nicht das vollständige Expertenwissen zur Verfügung steht.

Ein weiteres Problem dieser Beauftragungskette ist, dass die Dienstleister und Freelancer der dritten Ebene preislich gegeneinander ausgespielt werden. Auf dem Weg nach oben wiederum schlägt jeder beteiligte Personal- oder Projektdienstleister 10-20% auf den Einkaufspreis der Dienstleistung auf. Der Preis, den der Kunde wahrnimmt, suggeriert ihm, dass er Expertenwissen erhält, was eine entsprechende Erwartungshaltung generiert. Die natürlichen Kommunikationsverluste der Beauftragungskette führen nahezu zwingend dazu, dass die Kundenerwartung nicht erfüllt werden kann.

Erschwert wird diese Situation dadurch, dass Dienstleister und Freelancer oftmals gezwungen sind, unter der direkten Flagge eines Projektdienstleisters aufzutreten. Hierbei erhalten sie ein eigenes Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Projektdienstleisters und erscheinen dem Kunden gegenüber wie hausinterner fester Mitarbeiter. Um einer Scheinselbstständigkeit zu entgehen, arbeiten Freelancer zur gleichen Zeit in mehreren Projekten. Dies wiederum führt zu Zeitverzögerungen bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Projektkommunikation und hinterlässt so bei Ihnen, als Kunden, automatisch einen schlechten Eindruck,

Die mehrstufige Kommunikation fördert Missverständnisse, gerade im Hinblick auf notwendige Kundenberatung für die erfolgreiche Einführung von Office 365. Durch die Eingrenzung auf festdefinierte Projektthemen ist keine ganzheitliche Beratung und Einführung von Office 365 Produkten und Diensten möglich. Selbst wenn der Dienstleister oder Freelancer, als beauftragter Experte, seine Expertise in das Kundenprojekt einbringen möchte, wird er in den meisten Fällen durch einen Auftraggeber in Ebene A oder B ausgebremst, da diese vermeintlich zusätzliche Expertise nicht Bestandteil der Beauftragung ist. Der Kunde erfährt nie, dass er keine umfängliche Dienstleistung erhalten hat.

Für den Kunden birgt solch eine Beauftragungskette ein hohes Risiko, nicht die optimale Beratung zur Implementierung von Office 365 zu erhalten.

Ähnlich sieht es im zweiten Beispiel aus, wenn Sie im Rahmen der Einführung einer neuen Software-Lösung zwangsweise auch Office 365 einführen müssen.

Beispiel B

Dieses Beispiel ist eine Variation von Beispiel A und in der Wahrscheinlichkeit zum Scheitern einer zukunftsfähigen Office 365-Einführung noch riskanter.

Als Kunde möchten Sie gerne eine neue Software-Lösung, wie z.B. eine cloudbasierte ERP-Lösung, einführen, um eine ältere, lokal betriebene, Software-Lösung zu ersetzen. Die Nutzung dieser ERP-Lösung erfordert, dass die Postfächer Ihrer Mitarbeiter in Exchange Online bereitgestellt werden. Die ERP-Lösung ist nicht kompatibel mit Postfächern, die in einer lokalen Exchange Organisation gespeichert sind oder bei einem anderen Provider gehostet sind.

Der primäre Fokus des ERP-Vertriebsteams liegt auf dem Verkauf von Nutzungslizenzen. Die Voraussetzungen zur Nutzung der ERP-Software und die technische Realität in der Kundenumgebung werden bewusst ausgeklammert. Sie als Kunde werden in der Sicherheit gewogen, dass eine cloudbasierte Software leicht und einfach zu implementieren ist. Die noch fehlende Office 365-Implementierung in Ihrem Unternehmen wird als Integrationsbaustein zur Softwarenutzung mitverkauft.

Mit dem Erwerb der ERP-Lizenzen beauftragen Sie In diesem Beispiel auch die Migration von Office 365.

Nun ist es so, dass der Software-Dienstleister (Beauftragungsebene A) nicht über das erforderliche Knowhow verfügt, um einen neuen Office 365-Mandaten vollständig und sicher zu konfigurieren. Um dieses Defizit auszugleichen, vergibt er die Office 365-Anbindung an einen anderen Dienstleister (Ebene B). Dieser Dienstleister wiederum verfügt ebenfalls nicht über das notwenige Knowhow bzw. hat kein Personal verfügbar, um die Office 365-Anbindung selbst auszuführen.

Auch in diesem Fall tritt dieser Dienstleister an einen weiteren Dienstleister oder Freelancer (Ebene C) heran, um die eigentlich Office 365-Anbindung durchzuführen.

Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden, dem Software-Dienstleister und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.

Der wichtigste Unterschied zu Beispiel A ist der Umstand, dass dem Kunden eine Software-Produkt verkauft wurde und die Office 365-Anbindung preislich bereits inkludiert ist. Somit besteht keinerlei Spielraum, um eine umfassende Office 365-Beratung und Umsetzung durchzuführen. Der ausführende Dienstleister in Ebene C ist gezwungen, nur das notwendige Mindestmaß an Arbeiten durchzuführen.

Als Resultat verfügt der Office 365-Mandant des Kunden zwar über die Funktionen zur Nutzung der verkauften ERP-Software, eine Konfiguration zur Absicherung des Office 365-Mandaten findet jedoch nicht statt. Als weitere negative Auswirkungen auf diese Art einer Office 365-Implementierung sind u.a. zu nennen:

• Fehlende Konfiguration von Azure AD Connect
  Resultat: Anwender müssen mit unterschiedlichen Benutzerkonten für die lokale und die Office 365-Anmeldung arbeiten
• Fehlende Implementierung von Azure AD-Bentuzerkonten in die SaaS-Applikation
  Resultat: Anwender müssen mit unterschiedlichen Benutzerkonten für die lokale, die Office 365-Anmeldung und Cloud-ERP-Anmeldung arbeiten
• Fehlende Migration von vorhandenen E-Mail-Postfächern
  Resultat: Manuelle Migration der Postfachinhalte durch Anwender (PST-Migration)
• Betrieb des Office 365-Mandanten mit Standardeinstellungen
  Resultat: Hohes IT-Betriebsrisiko durch nicht kontrollierte Zugriffe auf Unternehmensdaten aufgrund nicht konfigurierter Richtlinien
• Bereitstellung von Office 365 Produkten und Diensten ohne Mitarbeiterinformation
  Resultat: Speicherung von Unternehmensdaten in nicht konfigurierten Speicherorten (auch von Drittanbietern)

In diesem Fall nutzt der Kunde anschließend zwar Office 365, jedoch in mit einer als unsicher einzustufenden Konfiguration.

Fazit

Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Einführung von Office 365 planen oder die Nutzung von Office 365 eine Voraussetzung für die Einführung einer SaaS-Lösung ist, achten Sie besonders darauf, wer welche Dienstleistung erbringen kann. Je mehr Beauftragungsstufen in solch einem Projekt vorhanden sind, desto komplizierter werden die Auftraggeber- und Auftragnehmer-Abhängigkeiten. Es entstehen automatisch Interessenskonflikte, die nicht mehr das Wohl des Kunden und den Erfolg des Projektes im Fokus haben.

Das Scheitern der Office 365-Einführung ist dann besonders groß, wenn Sie als Kunde keinerlei Wissen über Cloud-Technologien im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen in Ihrer IT-Abteilung verankert haben. Ohne dieses Wissen sind Sie nicht in der Lage, die Empfehlungen und Arbeiten der beauftragen Dienstleister zu bewerten. Diese Situation wiegt noch einmal schwerer, wenn Sie die Betreuung Ihres Office 365-Mandanten als Managed Service an einen Dienstleister ausgelagert haben. Sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und Zertifizierung Ihrer IT-Mitarbeiter in den Technologiefeldern, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen.

Achten Sie bei der Beauftragung eines IT-Dienstleisters unbedingt darauf, dass keine Beauftragungsketten entstehen. Nehmen Sie hierzu Ihre Dienstleistungspartner in die Pflicht und fordern Sie eine Mitteilung über solche Beauftragungsketten ein. So haben Sie die notwendige Klarheit über vertragliche Abhängigkeiten, die außerhalb Ihres Kontrollbereiches sind und eventuell ein Risiko für Ihr Office 365-Projekt darstellen.

Viel Spaß mit Office 365.

Anfang Juli wurde Version 11 der erfolgreichen Anti-Spam und E-Mail Verschlüsselungslösung NoSpamProxy veröffentlicht.

NoSpamProxy eignet sich sowohl für E-Mail Umgebungen, die sich rein On-Premises befinden, als auch für den Betrieb mit Office 365. Gerade hier zeigt sich der absolute Mehrwert durch den Einsatz der zentralen S/MIME Verschlüsselung oder des Portals zum einfachen und sicheren Austausches großer Dateien.

Ein schneller Blick auf die Unterschiede in der NoSpamProxy Verwaltungskonsole zeigt einen prägnaten neuen Menüpunkt.

NoSpamProxy 10.1	NoSpamProxy 11

DKIM

Mit der neuen DKIM Funktion ist es ein Leichtes, DKIM Signaturen für die eigenen Domänen zu erstellen und diese im Regelwerk von NoSpamProxy anzuwenden. Mit Hilfe von DKIM wird sichergestellt, dass eine mit DKIM signierte Nachricht wirklich von der sendenden Domäne stammt. Ein empfangendes E-Mail System kann so die Echtheit des Absenders überprüfen.

In der Vergangenheit war die Einrichtung und Konfiguration von DKIM nicht trivial. In diesem Fall ist die Schlüsselerzeugung und die Bereitstellung des öffentlichen Schlüssels extrem einfach gehalten und beschränkt sich auf drei Schritte.

• Schritt 1: Auswahl der gewünschten eigenen Domäne und Festlegung des DNS Names (Selector)
  
  
   

• Schritt 2: Anlegen des erforderlichen DNS Eintrages in der DNS Zone der ausgewählten Domain auf Basis der von NoSpamProxy bereitgestellten Kopiervorlage
  
  
   
• Schritt 3: Validierung des DNS Eintrages durch NoSpamProxy
  

Nun wird in der Regel für ausgehende E-Mails die DKIM Signierung aktiviert. Mehr ist nicht mehr erforderlich, um eine zusätzliche E-Mail Sicherheitsfunktion zu aktivieren. Gerade beim Betrieb mehrerer E-Mail Gateways wird die Einfachheit der Konfiguration deutlich, da die DKIM Einrichtung nur einmal ausgeführt werden muss.

Zentrale Disclaimer

Ein weiteres neues Feature von NoSpamProxy ist die Möglichkeit, E-Mails mit einem zentral gesteuerten Disclaimer zu versehen. Neben dem Hinzufügen von rein rechtlichen Informationen, dem klassischen Disclaimer, können auch unternehmensweite E-Mail Signaturen mit Benutzerinformationen aus dem Active Directory hinzugefügt werden.

Die Verwaltung und Konfiguration erfolgt über eine eigene Weboberfläche, die für den Administrator bequem über die NoSpamProxy Verwaltungsoberfläche erreichbar ist.

Die Bereitstellung als Webseite ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, in denen die Konfiguration und Pflege der E-Mail Signaturen einer Abteilung außerhalb der IT unterliegt. Für die Pflege der Disclaimer-Konfigurationen ist lediglich ein Browser und natürlich die erforderliche Berechtigung zur Verwaltung notwendig.

• Aufruf der Webseite zur Verwaltung der Disclaimer in der NoSpamProxy Verwaltungsoberfläche
  
  
   
• NoSpamProxy Disclaimer Webapplikation
  
  

Die Funktion für zentrale Disclaimer in NoSpamProxy werden wir in einem separaten Blogartikel und einer Schritt-für-Schritt Anleitung beleuchten.

Fazit

Version 11 von NoSpamProxy zeigt erneut, dass sichere E-Mail Kommunikation mit Software Made in Germany bequem und einfach zu realisieren ist. Es gibt keinen Grund, keine E-Mail Verschlüsselung und sichere E-Mail Übertragung einzusetzen.

Links

• Mehr zum DKIM (DomainKeys Identified Mail), http://www.dkim.org/
• Mehr über NoSpamProxy erfahren, https://www.granikos.eu/de/Produkte/NetatWork
• NoSpamProxy herunterladen und testen, https://www.nospamproxy.de/de/download

Sie möchten die E-Mail Kommunikation Ihres Unternehmens sicherer machen? Sie möchten mehr über E-Mail Verschlüsselung erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter, rufen Sie uns an 02433 9524780 oder senden Sie uns eine E-Mail an info@granikos.eu.

Wir selber begleiten das Produkt schon seit einigen Jahren und sind gerade vom Einsatz in Kombination mit Office 365 überzeugt.