Office 365 ist ein Software-as-a-Service Angebot von Microsoft, das aus unterschiedlichen Bestandteilen besteht. Diese Bestandteile gliedern sich zum einen in die Onlinedienste- und Produkte, die Sie per Browser nutzen können, wie z.B. Office Online, Microsoft Teams oder Planner. Für einen Teil dieser Dienste und Produkte stehen auch Desktopclients für Windows, Mac und Linux (Preview), und mobile Anwendungen für iOS und Android zur Verfügung. 

Eine weiterer Bestandteil von Office 365 ist die Desktop Version von Microsoft Office. Die Desktop Version steht in zwei unterschiedlichen Varianten für Office 365 Business- und Office 365 Enterprise-Lizenzpläne zur Verfügung. Diese beiden Softwarepakete unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang.

Die in Office 365 zru Verfügung stehenden Produkte und Dienste werden regelmäßig erweitert und angepasst. Zu diesen Anpassungen gehört auch, dass einzelne Funktionen in andere Dienste integriert werden, um die Nutzung zu vereinfachen. 

Produkte und Dienste von Office 365 werden als Abonnement angeboten. Für den Erwerb von Lizenzplänen benötigen Sie einen Office 365-Mandanten, den sog. Tenant. Über diesen Mandanten verwalten Sie alle Office 365-Einstellungen, die Office 365 Abonnements und die Zuweisung der erworbenen Lizenzpläne zu Benutzerkonten. Sie können Office 365-Lizenzplanabonnements direkt in Ihren Office 365-Mandanten abschließen oder über einen Cloud Solution Provider (CSP) erwerben. 

Alle Produkte und Dienste von Office 365 werden mit einer Standardkonfiguration von Microsoft bereitgestellt und ermöglichen eine sofortige Nutzung durch Anwender. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die für Ihren Office 365-Mandanten erworbenen Produkte und Dienste kennen und für die Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren. Grundsätzlich empfiehlt Microsoft eine stufenweise Aktivierung von Diensten, um die Einführung mit der passenden Kommunikation zu begleiten. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neu eingeführten Dienste von Anwendern positiv angenommen werden und die Einführung ein Erfolg wird.

Was ist Microsoft 365?

Neben Office 365 existiert eine weiteres SaaS-Lizenzmodell unter dem Namen Microsoft 365. Microsoft 365 ist ein kombiniertes Angebot, dass aus den folgenden drei Komponenten besteht:

• Office 365
  Dies sind die Standardbestandteile des SaaS-Angebotes von Office 365 im ausgewählten Lizenzplan (s.u.).
   
• Office 365 Enterprise Mobility + Security (EMS)
  Office 365 EMS ist eine Funktionslizenz, mit der Sie wichtige Sicherheitsfunktionen zum Schutz von Identitäten (Benutzerkonten) und Unternehmensinformationen lizensieren, die über den Standardschutz von Office 365 hinausgehen.
   
• Windows 10
  Über diese Lizensierung erhalten Ihre Anwender das Windows 10 Betriebssystem in einer Windows-as-a-Service Variante. Hierdurch stellen Sie sicher, dass das Betriebssystem immer aktuell ist. 

Microsoft 365 wird für große Unternehmen (Enterprise Pläne E5, E3, F1), Selbstständige und mittelständische Unternehmen (Microsoft 365 Business) und für Bildungseinrichtungen (Microsoft 365 Education) angeboten. 

Die zusätzlich zu Office 365 in Microsoft 365 enthaltenen Komponenten müssen ebenfalls konfiguriert werden. Der reine Erwerb und die Zuweisung der Lizenz sind nicht ausreichend.

Übersicht

Mit der Zuweisung eines Lizenzplanes, z.B. Microsoft 365 E5, an ein Benutzerkonto, werden alle im Lizenzplan enthaltenen Produkte und Dienste lizensiert und stehen dem Anwender zur Verfügung. 

Der zentrale Einstiegspunkt für den browserbasierten Zugriff ist die Url: https://office.com. 

Nach der Anmeldung erscheint die ganz persönliche Portalseite von Office 365. Auf dieser Seite können Anwender direkt zu einer Office 365-Applikation wechseln oder an einem Office-Dokument weiterarbeiten. 

Der folgende Screenshot zeigt die Office 365-Portalseite beispielhaft.

Über diese Portalseite haben Anwender auch die Möglichkeit, die aktuelle Version des Office-Paketes zu installieren. Die Installation erfolgt per Click-to-Run und wird für jeden Anwender einzeln aus der Cloud auf den lokalen Computer heruntergeladen. 

Produkte und Dienste

Die folgende, alphabetisch sortierte, Liste gibt einen Überblick über die Funktionskomponenten von Office 365. Ob Ihnen eine Komponente in Ihrem Office 365-Mandaten zur Verfügung steht, hängt von den erworbenen und zugewiesenen Abonnements ab. Der Vollständigkeit halber werden hier auch die Applikationen aufgeführt, die Administratoren zur Verfügung stehen.

Für Administratoren

Die folgenden Applikationen stehen Anwender zur Verfügung, die Mitglied einer adminstrativen Rolle sind.

	Administration Das Microsoft 365 Adminportal ist die zentrale Stelle zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Office 365-Mandanten. In diesem Portal können Sie mandantenweite Einstellungen vornehmen und einfache Konfigurationen der zu Ihren Abonnements gehörenden Produkte und Dienste durchführen. Ebenso dient das Portal der individuellen Zuweisung von Office 365-Lizenzen zu benutzerkonten. URL: https://admin.microsoft.com
	Compliance Das Microsoft 365 Compliance-Portal bündelt alle Funktionen zur Erstellung von Compliance-Richtlinien, Benachrichtigungen bei Richtlinienverstössen und zur Abfrage von Compliance-Berichten. Der Compliance-Score (in Vorschau) unterstützt Sie bei der Konfiguration von Compliance-Richtlinien Ihres Office 365-Mandaten. URL: https://compliance.microsoft.com  Je nach Konfiguration Ihres Office 365-Mandaten erfolgt eine automatische Umleitung zum kombinierten Office 365 Security & Compliance Portal.
	Sicherheit Das Microsoft 365 Security Center dient der Verwalten und Überwachung der Sicherheitsfunktionen in Ihrem Office 365-Mandanten. Sie verwalten die Sicherheitseinstellungen für Benutzerkonten, die in Office 365 gespeicherten Daten, die von Anwendern verwendeten Geräte und Applikationen.  a href="https://www.granikos.eu/de/Blog/PostId/1830/microsoft-365-security-center">URL: https://security.microsoft.com Je nach Konfiguration Ihres Office 365-Mandaten erfolgt eine automatische Umleitung zum kombinierten Office 365 Security & Compliance Portal.

Für Anwender

	Aufgaben Bei Aufgaben handelt es sich um die Aufgabenliste in Ihrem persönlichen Postfach, auf die Sie normalerweise direkt über den Outlook-Client zugreifen. In dieser Liste erscheint nicht nur Aufgaben, die Sie direkt als Aufgabe erstellen, sondern auch Aufgaben, die Sie einer To Do-Liste angelegt haben. In Outlook on the Web (OWA) wurde die Verknüpfung zu Aufgaben inzwischen durch eine Verknüpfung zu To Do ersetzt.
	Delve Delve ist Ihre ganz persönliche Startseite, auf der Sie Ihre relevanten Informationen gebündelt angezeigt bekommen. Zu diesen Informationen gehören die Dokumenten, an denen Sie gegenwärtig arbeiten, aber auch die Dokumente von anderen Personen im Unternehmen, an denen Sie mitwirken oder die für Sie relevant sind. Über die Delve-Seite haben Sie auch Zugriff auf Ihre MyAnalytics-Übersicht.  URL: https://eur.delve.office.com
	Dynamics 365 Dynamics 365 ist die Heimat Ihrer Geschäftsanwendungen. Dies können individuell zu lizensierende Dynamics 365-Applikationen von Microsoft sein oder aber Ihre unternehmensweit veröffentlichten PowerApps-Applikationen der Power Plattform. URL: https://home.dynamics.com
	Excel Dies ist die bekannte Tabellenkalkulation als Bestandteil von Office Online. Hier haben Sie die Möglichkeit Excel-Dateien, die in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert sind, zu öffnen und zu bearbeiten. Ebenso werden Excel-Dateien, die Sie als Dateianhang erhalten, über Outlook on the Web hier dargestellt. URL: https://www.office.com/launch/excel
	Forms Mit Forms können Sie eigene Formulare und Gruppenformulare erstellen, um Daten zu Erfassen. Eine Auswertung der erfassten Formulardaten ist direkt in Excel Online möglich. URL: https://forms.office.com
	Kaizala Kaizala ist eine mobile Chat-Applikation, für eine Anmeldung per Mobilfunkrufnummer ausreichend ist und so eine schnelle und einfach Kommunikation mit Kunden oder zeitlich begrenzt eingesetzten Arbeitskräften ermöglicht. Für die Nutzung im Unternehmen ist zusätzlich eine Verknüpfung mit bestehenden Office 365-Konten möglich. URL: https://kaiza.la
	Kalender Dies ist der Kalender Ihres persönlichen Exchange Online-Postfaches, ganz so wie Sie ihn aus Outlook kennen. Als Bestandteil von Outlook on the Web verfügt der Kalender jedoch über einige Funktionen, die die Variante eines lokal betriebenen Postfaches auf Exchange Server nicht bietet. URL: https://outlook.office.com/calendar
	MyAnalytics Mit Hilfe von MyAnalytics erfahren Sie mehr über Ihre persönliche Arbeitsweise im Hinblick auf Besprechungen, E-Mail-Nutzung und Fokusstunden. Die zur Verfügung gestellten Informationen helfen Ihnen, Ihre Arbeitsgewohnheiten besser zu verstehen und, falls gewünscht, anzupassen. URL: https://myanalytics.microsoft.com
	OneDrive OneDrive ist Bestandteil von SharePoint und ist Ihre persönlicher Ablageort für Dateien. Er ist so etwas, wie das persönliche Home-Laufwerk, das Sie eventuell aus der lokalen IT-Infrastruktur kennen. Hier abgelegt Datei können Sie mit Hilfe des OneDrive-Clients synchronisieren und, bei Bedarf, auf Offline verfügbar machen. In ObeDrive gespeicherte Dateien können Sie auch freigeben und mit anderen Personen daran gemeinsam arbeiten.
	OneNote Mit OneNote steht Ihnen Ihre Notizen, Zeichnungen und Skizzen auf all Ihren Geräten zur Verfügung. OneNote ist Bestandteil von Office Online und bietet Ihnen ein browserbasiertes Interface. Als Alternative können Sie auch mit der OneNote App auf Ihre OneNote-Notizbücher zugreifen. URL: https://www.office.com/launch/onenote
	Outlook Ihr persönliches E-Mail-Postfach finden Sie in Outlook. Hier haben Sie Zugriff auf Ihr persönliches Postfach, ein eventuell aktivertes Online-Archivpostfach, auf die Postfächer von Office 365-Gruppen, freigegebene Postfächer und, falls verwendet, sogar auf Öffentliche Ordner. Von hier können Sie bequem zu den anderen Postfachkomponenten Kalender und Personen wechseln. Ebenso können Sie direkt zu To-Do wechseln, Die webbasierte Version von Outlook wird auch als Outlook on the Web oder OWA bezeichnet. URL: https://outlook.office365.com
	Personen Unter dem Punkt Personen finden Sie Ihre aus Outlook für Desktop bekannten persönlichen Kontakte. Zusätzlich haben Sie hier Zugriff auf Ihre Office 365 Gruppen und deren Mitglieder und auf die konfigurierten Exchange Online Addresslisten des Unternehmens. URL: https://outlook.office365.com/people
	Planner Mit Planner steht Ihnen ein Kanban-Board basierte Lösung zur Projekt- und Aufgabenplanung a Basis von Plänen zur Verfügung. In einem Projektplan können Sie mit anderen Personen aus Ihrem Unternehmen oder externen Gästen zusammenarbeiten. Ihnen zugewiesene Aufgaben können in To Do integriert werden. URL: https://tasks.office.com
	Power Automate  Mit Hilfe von Power Automate (ehemals Flow) können Sie als Anwender regelmäßig wiederkehrende Aufgaben auf Basis von Worklows automatisieren. Sie können persönliche Workflows erstellen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern. Ebenso können unternehmensweite Workflows die Automatisierung von Aufgaben unter Einbindung von cloudbasierten und lokalen Datenquellen ermöglichen. URL: https://flow.microsoft.com
	Power BI Mit Power BI erstellen Sie als Anwender dynamische Dashboards, um Geschäfts- und andere Daten optisch gut aufbereitet darstellen zu können. Die Ausgangsdaten können aus ganz unterschiedlichen Datenquellen eingebunden werden. Neben Power BI-Dashboards für die persönliche Nutzung können Sie Dahboards auch für Ihr Team oder sogar unternehmensweit freigeben und nutzen. URL: https://app.powerbi.com
	PowerApps PowerApps bieten Ihnen, als Anwender, die Möglichkeit, mobile und webbasierte Applikationen zu erstellen, ganz ohne Programmmierkenntnisse. Nutzen Sie in Ihren Applikationen die bereits im Unternehmen exisitierenden Datenquellen. Die in PowerApps angebundenen Datenquellen können sowohl in der Cloud als auch in der lokalen IT-Infrastruktur bereitgestellt sein. URL: https://make.powerapps.com
	PowerPoint PowerPoint gehört, wie auch Excel oder Word, zum Funktionsumfang von Office Online. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre PowerPoint-Dateien, die in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert sind, zu öffnen und zu bearbeiten. Ebenso werden PowerPoint-Dateien, die Sie als Dateianhang empfangen, über Outlook on the Web hier dargestellt. PowerPoint ermöglicht Ihnen die direkte Präsentation in einem Browser. URL: https://www.office.com/launch/powerpoint
	SharePoint SharePoint ist die zentrale Lösung zur unternehmensweiten Ablage von Dokumenten, zum Wissensmanagement, zur Bereitstellung von webbasierten Applikationen und zur Teamzusammenarbeit. Neben der direkten Nutzung von SharePoint nutzen diverse Office 365-Applikation SharePoint als Datenspeicher. Hierzu gehört u.a. Teams. Ihr persönlicher OneDrive-Datenspeicher ist Bestandteil von SharePoint.
	Stream Stream ist die zentrale unternehmensinterne Video-Plattform in Ihrem Office 365-Mandaten. In Stream können Sie vorproduzierte Videos für Trainings unterschiedlichen Zielgruppen zur Vergügung stellen. Ebenso werden Aufzeichnungen von Teams-Besprechungen durch Stream automatisch verarbeitet und im zugehörigen Teams-Kanal bereitgestellt.  URL: https://web.microsoftstream.com
	Sway Mit Sway erstellen Sie webbasierte interaktive Berichte oder Präsentationen.In solch ein Sway können Sie externe Quellen für Videos oder vorhandene PowerPoint-Präsentation einbinden. Ein Sway kann mit internen und externen Personen geteilt werden. URL: https://www.office.com/launch/sway
	Teams Teams ist die zentrale Applikation für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen und steht als Desktop-Client und als Web-Variante zur Verfügung. Teams unterstützt die Kommunikation von persönlichen Chats, Team-Konversationen, Video- und Audio-Kommunikation und klassicher Telefonie. Der Teams-Arbeitsbereich ist durch zusätzliche Applikationen von Microsoft, Drittherstellern oder durch Eigenentwicklungen erweiterbar.  URL: https://teams.microsoft.com
	To Do Ihre persönliche List an Aufgaben verwalten Sie mit To Do. Hier können Sie Ihre persönlichen Aufgabenlisten in Gruppen zusammenfassen und, bei Bedarf,  mit anderen Anwendern teilen. Ihnen zu gewiesene Aufgaben aus Planner und markierte E-Mail-Nachrichten aus Outlook können Sie ebenfalls in To Do integrieren. Der Zugriff auf die Aufgabenlisten erfolgt per Web, Desktop-App oder mobiler Applikation.   URL: https://to-do.office.com
	Whiteboard WIe man aus dem Namen schon ablesen kann, stellt Ihnen Whiteboard eine Entwurfsfläche für Freihangzeichnungen zur Verfügung, auf der Sie mit Stift-, Touch- und Tastatureingaben Ideen entwickeln können. Die integrierten Funktionen zum Teilen ermöglichen eine zeitliche Zusammenarbeit an einer Idee.    URL: https://whiteboard.microsoft.com
	Word Word ist ebenfalls Bestandteil von Office Online und ermöglicht Ihnen das Erstellung und die Bearbeitung von Word-Dokumenten im Browser. Word-Dateien, die Sie als E-Mail-Dateianhang empfangen, werden über Outlook on the Web hier dargestellt. URL: https://www.office.com/launch/word
	Yammer Yammer ist eine unternehmensweite Kollaborationslösung, die sowohl als soziales Netzwerk, als auch zur Projektzusammenarbeit genutzt werden kann. Die Mitarbeit in Yammer-Netzwerken ist nicht nur internen Mitarbeitern möglich, sondern auch externen Teilnehmern. URL: https://www.yammer.com/office365

Fehlt Ihnen eine Komponente von Office 365? Senden Sie mir gerne eine E-Mail: office365@granikos.eu

Links

• Office 365 für große Unternehmen (Enterprise Pläne)
• Microsoft 365 für große Unternehmen (Enterprise Pläne)
• Office 365 für mittelständische Unternehmen (Business Pläne)
• Office 365 für Bildungseinrichtungen (Academic Pläne)
• Office 365 für gemeinnützige Organisationen

Literaturempfehlungen

• Office 365 for IT Pros (das englischsprachige Standardwerk für IT-Fachleute)

• Short-Link zu dieser Seite: https://go.granikos.eu/Office365

Viel Spaß mit Office 365.

Updates

2020-02-15: Verlinkung Office Online für Excel, OneNote, PowerPoint und Word hinzugefügt 
2020-02-11: Verlinkung Microsoft 365 Security Center hinzugefügt

Office Online ist die browserbasierte Variante der wichtigsten Office Applikationen. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff und eine Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.

Office Online umfasst im Standard folgende Applikationen:

• Excel
• OneNote
• PowerPoint
• Word

Wenn Sie Anwender Lizenzpläne für Visio Online oder Project Online zuweisen, können diese Anwender auch Dateien dieser Applikation im Browser bearbeiten.

Office Online kommt auch in Outlook on the Web zu Einsatz. Immer dann, wenn Sie einen Dateianhang einer E-Mail auswählen, erfolgt die Anzeige im Browser durch Office Online. In dieser Ansicht in Outlook on the Web haben Sie auch die Möglichkeit, die ausgewählte Datei direkt zu bearbeiten.

Ob ein Anwender in der Lage ist, eine Office-Datei zu bearbeiten hängt von der jeweiligen Berechtigung und Absicherung des Dokumentes ab. Daher ist eine korrekte Konfiguration der Berechtigungen und Freigaben so wichtig. Office Online unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Anwender. Die zeitgleiche Zusammenarbeit an einem Office-Dokument funktioniert mit Office Online, Office Desktop und Office Mobile.. 

Die Office Online Suite wird ergänzt durch die zugehörigen mobilen Office Apps für Android und iOS. 

Excel

Die Excel-Edition von Office Online stellt Ihnen die wichtigsten Excel-Funktionen bereit. Damit haben Sie schnell und einfach Zugriff auf Informationen, die über Excel abgerufen werden können. Bei der Nutzung von Excel-Datei gibt es jedoch zwei wichtige EInschränkungen. Excel-Dateien mit verknüpften externen Datenquelle funktinieren aus Sicherheitsgründen nicht. Hier bietet sich Power BI als Alternative an. Eine weitere Einschränkung gilt für Excel-Dateien mit Makros und VBA-Code. Dieser Code wird in Excel Online nicht ausgeführt.

Der folgende Screenshot zeigt eine Excel-Datei aus der Dateiablage einer Office 365 Gruppe.

Die Einbettung von Office Online steht natürlich auch in Microsoft Teams zur Verfügung. Der folgende Screenshot zeigt ein Excel-Arbeitsblatt, das direkt aus der Dateiablage eines Teams heraus geöffnet wurde. Sie haben in dieser Ansicht die Option, zur reinen Office Online Ansicht zu wechseln, um den zur Verfügung stehenden Bildschirmraum besser auszunutzen oder die Datei in der Desktopversion von Excel zu öffnen. 

Die Einbettung von Office Online in Microsoft Teams ist nicht auf Excel beschränkt. 

PowerPoint

PowerPoint Online ist eine weitere Applikation von Office Online. Mit dieser Applikation können Sie bestehende Präsentationen bearbeiten oder neue Präsentationen erstellen. Der große Vorteil von PowerPoint Online ist aber weniger die Möglichkeit zur Bearbeitung, sondern zu direkten Präsentation. 

Sie können eine geöffnete PowerPoint-Datei direkt im Browser präsentieren. Sie benötigen die Desktop-Applikation hierzu nicht. 

Wenn Sie eine Präsenation in einer anderen Office 365-Applikation, wie z.B. Sway, einbetten, können Sie direkt in dieser Applikation die Präsenation halten.

Der folgende Screenshot zeigt eine PowerPoint-Datei eines Office 365-Testmandanten.

Das Öffnen und Präsentieren ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich.

Visio

Auch für Visio exisitiert eine Möglichkeit zur Ansicht von Visio-Dateien. HIer steht primär ein Viewer zur Verfügung, der keine Bearbeitung zulässt. Ist die Datei in SharePoint-Online geöffnet, können Sie die ausgewählte Datei in einer Vorversion der Office Web Apps von Visio (Visio Legacy Editor) bearbeiten. Aufgrund der Komplexität von Vision ist eine Bearbeitung nur in der Visio Desktop-Edition sinnvoll.

Der folgende Screenshot zeigt das Organisationsdiagramm eines Office 365-Testmandaten als VIsio-Datei.  

Die Anzeige von Visio-Dateien ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich. 

Word

Word Online ist sicherlich die Komponente von Office Online, die Sie am häufigsten verwenden werden. Mit Word Online steht Ihnen ein browserbasiertes Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung, das die gängigsten Funktionen der Desktop-Edition von Word zur Verfügung stellt. 

Der folgende Screenshot zeigt ein Word-Dokument eines Office 365-Testmandaten.

Und natürlich funktioniert Word Online auch in Microsoft Teams.

Links

• Office for the web service description

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Viel Spaß mit Microsoft 365.

Office 365

Mit mehr als 1,2 Millionen Kunden ist Office 365 für Microsoft eine Erfolgsgeschichte. Im November 2015 berichtete Microsoft, dass sich monatlich mehr als 60 Millionen Nutzer mit dem Office 365 Service verbinden und auf die unterschiedlichen Anwendungen zugreifen. Der Hauptteil der Unternehmen, die Office 365 nutzen, entfällt auf Kleine und Mittelständische Unternehmen. Jedoch besteht ein nicht unerheblicher Teil der Office 365 Kunden aus Großunternehmen. Fast jedes der Fortune 500 Unternehmen nutzt Teile des Office 365 Serviceangebotes.

Die Nutzung der Cloud Angebote für E-Mail, Kommunikation und vereinfachte Zusammenarbeit bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf einen Großteil der sonst erforderlichen lokalen IT Infrastruktur zu verzichten. Diese Reduktion führt zu einer sofortigen Kostenersparnis. Diesen Effekt, der es ermöglicht die freigewordenen Gelder für andere internen Aufgaben zu verwenden, hat Microsoft in der Vergangenheit bestens vermarktet.

Die Strategie war es immer, in einer Region oder einem Industriezweig Schlüsselkunden zu gewinnen, was anschließend im Rahmen eines "Gruppenzwangs" andere Unternehmen dazu bewogen hat, dem Weg in die Cloud zu folgen.

Dies bedeutet nun nicht, dass der Erfolg von Office 365 ausschließlich auf diesen Faktoren fußt. Vielmehr basiert der Erfolg zum einen auf der Vielfalt der Kundenbasis und natürlich auf der technischen Reife und der betrieblichen Einfachheit der zur Verfügung stehenden Produkte. Mit Hybrid-Konfigurationen wird die Migration zu Office 365 gerade für größere und komplexe Umgebungen vereinfacht. Jede einzelne Migration hat ihre ganz eigenen Herausforderungen basierend auf Ausgangssituation in der Kundenumgebung. Hier wird während der Migration deutlich, wo die Schwächen im Monitoring und in den Verwaltungstools der einzelnen Cloud-Dienste liegen. Diese Unterschiede und Schwächen gilt es genauestens zu kennen und zu adressieren, um eine möglichst reibungslose Migration zu Office 365 durchzuführen.

Monitoring Herausforderungen in Office 365

Der Fokus traditioneller Monitoring-Lösungen liegt meist in der Überwachung der IT Infrastruktur, die einen bestimmen Dienst oder Applikation unterstützt. In einer rein lokalen IT-Infrastruktur war dieser Ansatz auch in der Vergangenheit schon immer erfolgreich. Bei der Nutzung von Cloud-basierten Diensten ist dieser Ansatz nicht mehr ausreichend. Die lokal überwachte IT-Infrastruktur ist in den überwiegenden Fällen bekannt und die technischen Beziehungen zwischen erforderlichen Komponenten sind gut dokumentiert. Somit sind auch die zu überwachenden „normalen“ Betriebsparameter definiert und Grenzwerte für Abweichungen können konfiguriert werden.

Bei Cloud-basierten Diensten verhält es sich anders. Sie kennen die eingesetzte IT-Infrastruktur nicht, ganz zu schweigen von den detaillierten Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Systemen und Diensten. Hinzu kommt die Größe der Cloud-Infrastruktur. In der Menge (Masse?) der zur Verfügung stehenden Monitoring-Informationen ist es unmöglich, nur die Informationen zu betrachten, die für die selber genutzten Dienste relevant sind.

Die fundamentalen Unterschiede, zwischen dem lokalen Betrieb einer Geschäftsapplikation und dem Einsatz einer Cloud-basierten SaaS Applikation, erfordern einen neuen Ansatz für die Applikationsüberwachung. Anstatt nur die Verfügbarkeit oder Erreichbarkeit einer Applikation zu prüfen, muss die Verfügbarkeit und die korrekte Arbeitsweise von Applikationsfunktionen überwacht werden, also die wahre User-Experience.

Nehmen wir als Beispiel Exchange Online und betrachten den Versand und den Empfang von E-Mails. Die Kenntnis über die Länge der Nachrichtenwarteschlange sagt nichts über die Benutzererfahrung beim Versand von E-Mails aus. Diese eine Information zur Sicherung der Servicequalität fehlt. Wenn Sie die E-Mail Zustellung proaktiv überwachen, wissen Sie, dass E-Mail Nachrichten korrekt übertragen werden, Sie haben aber keinerlei Kenntnis, ob alle erforderlichen Funktionen des Cloud-basierten Dienstes für den Zugriff auf E-Mails für den Endanwender zur Verfügung stehen oder ob es zu Fehlern kommt. Die hierzu benötigten Informationen stellt Microsoft Administratoren und Endanwendern nicht zur Verfügung. Diese Form der Überwachung gelingt nur durch das Nachstellen von Applikationsfunktionen in Form von synthetischen Transaktionen. Für das vorgenannte Beispiel muss eine Monitoring-Lösung die gleichen Schritte ausführen, die z.B. Outlook 2016 für das Versenden und Empfangen von E-Mails durchführt.

Ein Office 365 Hybrid Betrieb bringt weitere Herausforderungen für das Monitoring. So wie Sie keine Kenntnis über die IT-Infrastruktur des Dienstanbieters haben, weiß Microsoft nicht, ob oder wann es in Ihrer IT-Infrastruktur zur Wartungsausfällen oder wirklichen technischen Problemen kommt. In einigen bestimmten Betriebsszenarien ist die Verfügbarkeit von lokal betriebenen Systemen für den korrekten Betrieb des Cloud-Dienstes zwingend erforderlich. Als Beispiel seien hier die Verzeichnissynchronisation und Active Directory Verbunddienste genannt. Entscheidet sich ein Unternehmen für die Nutzung der Verbunddienste, so werden die erforderlichen Systeme in der lokalen IT-Infrastruktur bereitgestellt und die Sicherstellung der Verfügbarkeit obliegt dem Unternehmen. In diesem Fall können die Auswirkungen bei einer Störung der Verfügbarkeit der Verbunddienste für das Unternehmen substantiell sein. Bei Nichtverfügbarkeit der Verbunddienste kann sich kein Endanwender an einen Office 365 Dienst anmelden. Auch wenn Endanwender diese Störung als Ausfall von Office 365 wahrnehmen, liegt die Verantwortung für die Beseitigung der Störung beim Kunden.

Cloud-basierte Dienste, wie Office 365, ermöglichen es Unternehmen und Anwendern von nahezu überall zu arbeiten. Aus diesem Grund entspricht die Überwachung von Cloud-Diensten von einem Standort aus, meist aus dem Rechenzentrum des Kunden, nicht dem realen Nutzungsverhalten der Anwender. Der Zugriff auf Cloud-Dienste erfolgt von unterschiedlichen Unternehmensstandorten und sowohl aus dem Unternehmensnetzwerk heraus wie direkt aus dem Internet. Um zu bewerten, ob es sich einer Störung um ein lokales Problem oder um einen generellen Ausfall eines Service handeln, müssen all diese unterschiedlichen Zugriffswege in Betracht gezogen werden.

Office 365 Überwachung mit Mailscape 365

Das klassische Monitoring von lokal betriebenen Systemen lässt sich nicht auf Cloud-Dienste übertragen. Da es nicht möglich ist, eigene Software zur Überwachung auf Office 365 Systemen zu installieren, müssen neue Wege bei der Überwachung gegangen werden. Die Überwachung von Cloud-Diensten erfordert unterschiedliche Methoden und Wege, um die gewünschte Servicequalität für Endanwender bereitzustellen. Mit Hilfe von synthetischen Transkationen können die Funktionswege aus Sicht der Endanwender geprüft und bewertet werden. Ergänzend erfolgt eine Überwachung der Erreichbarkeit von Diensten und deren Reaktionszeit auf Funktionsaufrufe.

Gute Monitoring-Lösungen stützen sich nicht nur eine Datenquelle, um Entscheidungen zu treffen. Stattdessen werden unterschiedliche Informationsquellen genutzt, um ein umfassenderes Gesamtbild zu erstellen und um eine Entscheidung treffen zu können, ob eine Störung vorliegt oder nicht. Bei einer auftretenden Störung ist es wichtig, schnell über das Problem und den Grund der Störung informiert zu werden, um gerade auch in Hybrid-Konfiguration schnell eingreifen zu können.

Mailscape 365 bietet diese zusätzlich Sichtbarkeit für potentielle Probleme bei der Nutzung von Office 365 und hilft Ihnen, Ihren Anwendern eine stabile E-Mail Plattform bereitzustellen.

Das Mailscape 365 Dashboard

Mailscape 365 überwacht sowohl Office 365, als auch die Hybrid-Dienste in der lokalen Infrastruktur. Das Browser-basierte Dashboard zeigt alle notwendigen Stati über den laufen Betrieb und erleichtert so das Monitoring aller zusammenhängenden Systeme. Es besteht keine Notwendigkeit, zusätzliche Überwachungslösungen für lokale Server, Hybrid-Systeme oder Office 365 einzusetzen. Die Darstellung des Mailscape 365 Dashboard ist besonders für große Monitore optimiert.

Mailscape 365 Überwachung von Hybrid-Komponenten

Eine solide und stabile Benutzererfahrung sicherzustellen, ist für jede Softwarebereitstellung in einem Unternehmen die wichtigste Prämisse. Dies gilt ebenso für die Bereitstellung von Office 365 Cloud-Diensten. Cloud-Plattformen sind sehr flexibel und leistungsfähig, jedoch kann es immer wieder einmal zu Störungen oder Unterbrechungen kommen. Mailscape 365 hilft Ihnen, Ihre gesamte Hybrid-Infrastruktur in Echtzeit zu überwachen, um Probleme oder Dienstbeeinträchtigungen zu erkennen und bewerten zu können. Dieses Wissen bietet Administratoren das Vertrauen, das alle Dienste wie erwartet funktionieren. Das Vertrauen ist die Basis, um Ängste vor dem Wechsel in die Cloud abzubauen.

Erweitertes Mailscape Monitoring

Die Mailscape 365 Monitoring-Tests werden nicht nur von einem Server in Ihrer lokalen IT-Struktur ausgeführt, sondern auch von einem Internet-Service, um den größtmögliche Umfang an Funktions- und Verbindungstests zu bieten. Ergänzt werden diese Tests durch die Mailscape 365 Remote Probes. Mailscape 365 Remote Probes können an von Ihnen festgelegten Standorten platziert werden und führen Funktions- und Verbindungstests standortbasiert aus. Mit Hilfe dieser Remote Probes können Sie die Dienstqualität und Performance an besonders wichtigen Standorten dediziert überwachen. So haben Sie immer eine aktuelle Information über die Dienstqualität an diesen Standorten.

Zusammenfassung

Microsoft investiert große Summen für den Aufbau, Betrieb und die stete Erweiterung von Office 365. Das Dienstangebot wird regelmäßig durch neue Dienste erweitert, neue Office 365-Regionen werden erschlossen und Schlüsselkunden werden in den Cloud-Server eingeworben. Nach und nach werden auch die eingebauten Monitoring-Funktionen in Office 365 durch Microsoft dem Serviceangebot angeglichen. Es liegt aber in der Natur eines Cloud-Dienstes, dass Kunden nie eine vollständige Sichtbarkeit mit Hilfe der Microsoft Tools erhalten werden. Es gibt gerade im Hybrid-Szenario wichtige Komponenten, die in der IT-Umgebung des Kunden überwacht werden müssen. Ohne solch eine Überwachung kann eine geforderte Dienstqualität nicht überwacht und somit auch nicht gewährleistet werden.

Die Monitoring Lösung Mailscape 365 kombiniert für die Office 365 Überwachung eigene synthetische Transaktionen mit Überwachungs- und Berichtsfunktionen der Microsoft API’s, um Ihnen ein klares und einheitliches Bild über den Status der von Ihnen abonnierten Cloud-Dienste zu geben. Die einmalige Kombination aus Überwachungs- und Berichtsfunktionen war für die Gartner Group ausschlaggebend, Mailscape 365 in ihrem „10 Steps to Develop a Practical Network Performance Strategy for Office 365“ Bericht zu empfehlen.

Links

• Mehr über Mailscape 365 erfahren und einen kostenlosen Test anfordern, https://www.granikos.eu/de/Produkte/ENowManagementSuite
   
• Gartner Bericht "10 Steps to Develop a Practical Network Performance Strategy for Office 365", https://www.gartner.com/doc/3160217/-steps-develop-practical-network

System Monitoring vs. Application Monitoring

When it comes to monitoring applications, administrators often disagree with system administrators on what to monitor and which thresholds to configure. By nature system administrators focus on system-related counters and objects to observe. They do not care about application-related monitoring as those information's are out of the scope of their daily work. Vice versa, the same is true for application administrators.

Therefore there is not and will never be a single monitoring solution to combine different interests in the information. On the other hand, the business is highly interested in implementing an individual monitoring solution to reduce the overall licensing cost (priority 1), reduce the number of servers required to host monitoring solutions (priority 2) and to eliminate the need for technical training (priority 3).

System monitoring and application monitoring systems sometimes share an intersecting set of “things” they can monitor. The fact is that both monitoring approaches have different procedures on how to control.

The following diagram illustrates the system monitoring approach, where a probe connects to a target and queries data using a dedicated protocol supported by the target (e.g., SNMP, WMI, SSH, etc.).

The solution illustrated uses PRTG, which is a network monitoring solution that supports all standard protocols for monitoring. You can enhance the monitoring capabilities with individual scripts, programs, and libraries. You can find a link to PRTG at the end of this post.

In comparison to system monitoring the application monitoring approach looks very different, as the following figure shows:

Application monitoring relies on the existence of agents installed locally on the servers hosting the applications. This approach provides the ability to monitor from an application perspective. The agent itself performs checks depended on the application running on the same server. For example, the agent checks that DNS name resolution works using the configured DNS servers on the server. If DNS resolution does not work, the agent responds with an error to central management even when the DNS server itself is reachable by the system monitoring probe.

In the current IT landscape where messaging and collaboration solutions provide business functionality at a large scale and are set up in high-availability configurations, the monitoring of such implementations from an application perspective is crucial. In a world where “always-on” is the business goal for a mobile workforce, downtime of messaging and collaboration systems is an issue.

Application Monitoring Solution

The ENow Management Suite supports your monitoring efforts for:

• Active Directory
• Exchange Server
• Exchange Online
• Lync Server
• Blackberry Enterprise Server
• SharePoint Server
• SQL Server

Mailscape is the part of the ENow Management Suite which helps you to monitor the messaging infrastructure components like Exchange Server, Blackberry Enterprise Server, and SMTP relay servers.

Mailscape 365 is part of the ENow Management Suite which monitors your Exchange Online and Hybrid Exchange deployment inclusive of required hybrid components like AD FS and DirSync.

Compass is the part of the ENow Management Suite which monitors domain controllers and Active Directory specific topics.

ForeSite is the part of the ENow Management Suite which monitors your SharePoint farms and the related SQL database servers.

Besides monitoring the vitals of the application components and the infrastructure requirements (network, AD, etc.), the solution provides an extensive reporting functionality. The default set of reports fits most reporting needs, but you can set up individual reports as well. A significant feature is the ability to provide reports to different groups of stakeholders.

Monitoring servers should not be a time-consuming task for an application administrator. Therefore the interface of the ENow Management Suite is quite handsome, as it displays all statuses in a dashboard. As long as all conditions are green, the application administrator can focus on other work. When using all parts of the ENow Management Suite, you act within one single dashboard, but each part utilizes it’s own security groups to access the dashboard.

How does a SharePoint administrator work with ForeSite?

The following screenshot shows the ForeSite dashboard:

If the dashboard uses a traffic light approach to signal good, warning, and error states for each component monitored. This makes it easy to focus on the section of the application infrastructure, where an element is not in a healthy state. It cannot be any more intuitive.

By just clicking on the signaling rectangle, you dig deeper to the next level of information:

It seems as if there is something wrong with a SharePoint timer job. But what is going on?

Ok, it is not the SharePoint timer service itself. It is just one of the timer jobs itself.

The Application Addressed Refresh Job is offline for 3.4 days. That is valuable information, and the SharePoint administrator knows where to start to solve this issue.

This is a basic example of how an application monitoring solution can help to identify the error.

The reporting functionality of ForeSite helps to gather a lot of different data from a SharePoint farm. Those reports can be executed manually or be sent automatically by email repeatedly. The report's overview displays a list of different reports which are available by default:

With the proactive monitoring of critical SharePoint services, like Site Availability, Timer Jobs, Search, and Index, and content databases, ForeSite helps the application administrator to focus on daily work. The alerting functionality helps to reduce the response time in the case of an error and therefore helps to reduce the overall business impact to a minimum.

Conclusion

The classic system monitoring solution is the interface of the administrative personnel responsible for the IT infrastructure itself. The application monitoring solution is the primary interface for application administrators and runs on top of the IT infrastructure. Even when some components (disk, memory, CPU, …) are measured by both solutions.

Besides monitoring of different vital aspects of the application, an application monitoring solution provides the ability for application-specific reports. Those reports and even the dashboard itself can be made available to different groups of stakeholders in the company using Windows credentials.

An application monitoring and reporting solution is a valuable addition to classic system monitoring.

What are your thoughts on system and application monitoring? Leave a comment.

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Links 

• ENow Management System
• PRTG Network Monitoring

Exchange Server ist eine der erfolgreichsten Serverlösungen von Microsoft, obwohl das Produkt immer wieder funktionale Lücken hinsichtlich Sicherheit, Archivierung, Datensicherung/Wiederherstellung, Überwachung und Berichterstellung hatte. Einige dieser funktionalen Lücken existieren selbst in der aktuellen Version Exchange Server 2019. Infolgedessen entwickelte sich rund um Exchange Server über die Jahre ein Ökosystem von Softwarelösungen, um diese Lücken zu schließen und den gewünschten Mehrwert zu bieten.

Selbst mit einem Wechsel zu Exchange Online besteht weiterhin Bedarf für eine bessere Überwachung und Berichterstellung. Microsoft bietet für Exchange Online nur einige rudimentäre Ansätze, die Administratoren nicht die Informationen bieten, die wirklich benötigt werden. Diese Informationslücken schließt ENow mit Mailscape 365 und liefert einen umfassenden Einblick in den Betrieb von Exchange Online und Microsoft 365.

ENow

ENow Software ist kein Neuling am Markt der Monitoring-Lösungen für Microsoft Serverprodukte. Ich kenne das Unternehmen und die Lösungen bereits seit mehr als zehn Jahren. Mich beeindruckt die Entstehungsgeschichte von ENow. Jay Gundotra, Gründer und Exchange-Geek, startete mit seinem Unternehmen nicht mit dem Anspruch ein Softwareanbieter zu sein. Die erste Lösung entstand durch den Bedarf, den er während seiner Arbeit als Service-Anbieter für Exchange sah. Es fehlte eine Monitoring-Lösung, die alle notwendigen Informationen in einem Dashboard zusammenfasst und so einen schnellen Überblick über den aktuellen Betriebsstatus ermöglicht.

Hieraus entwickelte sich das bekannte OneView-Dashboard des ENow Management Systems, mit dem eine ganze Plattform übersichtlich dargestellt und überwacht werden kann. Rot blinkende Signale und die Möglichkeit des Drill-Downs ermöglichen eine schnelle Identifikation von Problemen. Die Lösung wurde unter der Maßgabe entwickelt, so zu funktionieren, wie ein Administrator denken würde, um ein Problem zu identifizieren und zu beheben. Man muss nur der Spur der roten Ampelsignale folgen, um die Ursache zu finden. Dies Einfacheit ist der Grund, warum Network Operating Center (NOC) zahlreicher Unternehmen auf diese Lösung setzen. Die ENow-Lösung wurde und wird auf der Basis von Feedback aus der Exchange-Community stetig entwickelt. Unternehmen in über 130 Länder auf der ganzen Welt, wie z.B. VMware, Wendy’s und Facebook, vertrauen der Lösung.

Job-Rollen und Herausforderungen

Auf ENow und Mailscape bin ich im Jahr 2009, während eines Exchange Migrationsprojektes, gestoßen. Seinerzeit löste die Software das alltägliche Problem des Monitorings von lokalen Exchange Server Plattformen. Über die Jahre hat ENow den Umfang der Monitoring-Lösung weiterentwickelt, um immer komplexere Anforderungen und mögliche Probleme im Betrieb von Exchange Server zu überwachen, z.B. wurde die Lösung um das Monitoring von Active Directory Gesamtstrukturen ergänzt. Es darf nicht vergessen werden, dass Exchange Server eine sehr tolerante Serverlösung ist und in ganz unterschiedlichen Konstellationen betrieben werden kann. Dies birgt naturgemäß besondere Herausforderungen für das Monitoring.

Der Wert einer Plattformüberwachung mit der ENow Monitoring-Lösung wird deutlich, wenn wir uns drei beteiligte Job-Rollen, mit ganz unterschiedlichen Interessen, anschauen. So erkennen Sie vielleicht einen vertrauten Anwendungsfall aus Ihrer eigenen Betriebsumgebung wieder.

Der IT- / Exchange- / Office 365-Administrator

In einer lokalen IT-Infrastruktur haben IT- und Exchange-Administratoren meist eine gute Monitoring-Übersicht über Server und Dienste. Das Standard-Monitoring wird, aufgrund fehlender Integration, oft durch zusätzliche Tools ergänzt, um neben einem klassischen System-Monitoring auch ein Applikations-Monitoring zu ermöglichen.

Bei einem Wechsel zu Microsoft 365 und Exchange Online ist die Frustration auf Administrator-Seite groß. Es besteht keine Möglichkeit mehr, sich mal schnell per RDP auf einem Server anzumelden, um ein Problem zu identifizieren und zu beheben. Gleichzeitig ist der Druck unverändert hoch, bei einer Störung das Management und die Mitarbeiter informieren zu müssen. Das Microsoft 365 Admin Center stellt keine zeitnahen Informationen zum aktuellen Dienststatus bereit. Störungen, die früher schnell als Dienst- oder Hardwarestörungen identifiziert werden konnten, verstecken sich nun in einer großen (dunklen) Wolke. Office 365 Störungen können den ganzen Dienst betreffen oder nur Teilbereiche oder einzelne Dienste. In den letzten Jahren haben wir unterschiedliche Ausfälle erlebt, die das Resultat von Azure AD- oder Azure DNS-Problemen waren und die Identitätsverwaltung oder den Zugriff auf die gesamte Microsoft 365-Plattform beeinträchtigten. Andere Ausfälle betrafen nur einzelne Dienste, wie z.B. Microsoft Teams, oder einzelne Komponenten, wie die jüngsten MFA-Ausfälle.

Der obige Screenshot des ENow Dashboards zeigt, dass Microsoft Teams und SharePoint Online für Anwender in Salzburg gestört sind (3), jedoch nicht für Anwender in Wien. Die allgemeine Verfügbarkeit in Office 365 ist nicht gestört (1). Es scheint sich um ein lokales Netzwerkproblem zu handeln (2). Den Status der Dienstverfügbarkeit erkennen Sie auf einen Blick. Für ein international arbeitendes Unternehmen sind rollierende Störungen, bei denen Mitarbeiter einer Region nicht wie gewohnt arbeiten können, während andere Regionen keine Probleme haben, eine besondere Herausforderung. Denn dies stellt keinen direkter Ausfall von Office 365 dar.

In solch einem Fall fragt sich ein IT- oder Exchange-Administrator, „Haben WIR ein Problem, oder ist es ein Microsoft-Problem?“ Viele Überwachungslösungen betrachten nicht alle notwendigen Komponenten einer lokalen IT-Infrastruktur oder haben keine Kenntnis über die technischen Abhängigkeiten der eingesetzten Komponenten, wie z.B. beim Betrieb einer Hybrid-Konfiguration (AD FS, AAD Connect) und den erforderlichen Netzwerkverbindungen. Sie möchten sich nicht in der Situation wiederfinden, in der Sie denken, dass eine Störung durch ein Microsoft 365-Problem ausgelöst wurde, es sich aber in Wirklichkeit um eine Störung in Ihrer lokalen IT-Infrastruktur handelt.

Der IT- / Exchange- / Office 365-Administrator mit ENow Mailscape 365

Office 365 und Exchange Online verfügen über kein eigenständiges Monitoring je Mandanten. Bei einer offiziellen Störung gibt es für Administratoren keine Möglichkeit meistens keine schnelle und einfach Lösung, um den Grund der Störung zu ermitteln. Sie können keine Aussage darüber treffen, wer Schuld ist, welche Dienst gerade nicht verfügbar ist und für wen es Auswirkungen hat. Hier hilft ENow bei der Isolierung des Problems durch sog. Remote-Sonden und synthetische Transaktionen. Diese Funktionen imitieren Anwenderzugriffe auf Office 365-Dienste, wie z.B. Microsoft Teams. In einer cloudbasierten Welt benötigen Sie intelligentere Überwachungsfunktionen als eine „Dienst verfügbar/nicht verfügbar“-Lösung. Ebenso wichtig ist, sich nicht nur auf die Cloud-Endpunkte zu konzentrieren.

Die Verfügbarkeit der Office 365-Dienste ist zu einem großen Teil von der Funktionalität der lokalen Active Directory Gesamtstruktur und der Netzwerk-Infrastruktur abhängig. Da die ENow Lösung in Ihrer lokalen Infrastruktur betrieben wird, kann sie genau das leisten. Der Mehrwert liegt darin, dass Sie eine belastbare Aussage über den Grund der Störung abgeben können und sich nicht auf eine „Microsoft ist Schuld“-Begründung zurückziehen müssen, selbst wenn dies sehr bequem ist. Aber was ist, wenn der Fehler nicht bei Microsoft liegt, sondern bei Ihnen? Die Gründen hierfür sind vielfältig, wie z.B. abgelaufenen Zertifikate, ungewöhnlich hohe Netzwerklatenzen, AD FS Authentifizierungsfehler oder Azure AD Connect Synchronisationsprobleme, um nur einige zu nennen. Es ist kein eindimensionales Problem. Die von Ihnen gewählte Überwachungslösung für Office 365 muss mehrdimensional sein und auf die gleiche Weise testen, wie Anwender eine Verbindung zu den verschiedenen Office 365-Diensten herstellen.

Die oben dargestellte Störung signalisiert eine Störung von Microsoft Teams und SharePoint Online. Wenn Sie der Störungssignalisierung im Dashboard folgen, erhalten Sie die notwendige Sicherheit. 

DIe Detailinformatiom zeigt, dass eine Störung beim Zugriff auf Microsoft Teams vorliegt.

Verantwortlicher zur Einführung des modernen digitatlen Arbeitsplatzes

Sie kennen die Schlagworte „digitaler Arbeitsplatz“, „digitale Transformation“ und all die anderen zu Genüge. Das gemeinsame Ziel ist die Einführung eines modernen Arbeitsplatzes und die umfassend integrierte Nutzung von Office 365. Ihr Unternehmen investiert mit den Abonnementkosten nicht nur in die Cloud-Plattform an sich, sondern auch in die Weiterentwicklung der Mitarbeiter. Daher ist es so wichtig, dass Sie wissen, wie die einzelnen Komponenten der Office 365-Plattform verwendet werden. Und hier spreche ich nicht nur von den Standardauswertungen, die Ihnen z.B. eine Microsoft Teams Nutzung vorgaukeln, nur weil Anwender einmal in dreißig Tagen Microsoft Teams gestartet haben.

Wenn Sie für die Einführung von Office 365 verantwortlich sind, sind Sie davon überzeugt, dass die Kommunikations- und Kollaborationssuite die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen revolutionieren wird. Der Schlüssel hierzu ist jedoch, dass die Produkte der Office 365-Suite von allen Mitarbeitern angenommen und genutzt werden. Um eine breite Akzeptanz und Nutzung zu erreichen, muss Office 365 planvoll eingeführt und mit angemessenen Lernangeboten begleitet werden. Ein „probiert es einfach aus“-Ansatz wird scheitern. Sie benötigen ausführliche Berichte, wie die Office 365-Plattform von Anwendern genutzt wird. Dies dient auch der Erfolgskontrolle von Schulungen und Lernmaterialien.

Die Standardberichte der Office 365-Plattform geben Ihnen nur rudimentär Auskunft, meist stehen detaillierte Informationen nur per PowerShell zur Verfügung. Administratoren verfügen oftmals über das notwendige Knowhow, um diese Informationen abzurufen. Als Verantwortlicher für die Einführung von Office 365 benötigen Sie meist Hilfe, um die notwendigen Informationen zu erhalten und die Statusberichte für das Management zu erstellen.

Verantwortlicher zur Einführung des modernen digitalten Arbeitsplatzes mit ENow Mailscape 365

Die ENow Mailscape 365 Suite verfügt über Hunderte von integrierten Berichten, die Sie für Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen können. Ergänzt wird diese Lösung durch ein zentrales Repository für PowerShell-Skripte und einem Dashboard zur Verwaltung. Sie sehen z.B. nicht nur, ob Microsoft Teams selbst verwendet wurde, sondern auch wie viele Chat-Nachrichten gesendet wurden, wie viel Anrufzeit bereits aus dem Anrufguthaben genutzt wurde oder wie oft das Teilen von Bildschirminhalten eingesetzt wird. Mithilfe dieser Auswertungen stellen Sie schnell fest, ob es ein Problem mit den Schulungen und Schulungsinhalten gibt.

Bei einer einfach zu nutzenden Lösung wie OneDrive erkennen Sie, ob Personen überhaupt Dateien in ihrem persönlichen OneDrive-Speicher ablegen. Wenn dies nicht der Fall ist, ist dies ein Indikator, dass Anwender höchstwahrscheinlich eine Schatten-IT-Lösung wie Dropbox verwenden. Liegt das Problem nun darin, dass sich Anwender mit der neuen OneDrive-Lösung nicht wohlfühlen?

Mit dem Wissen über die Nutzung der Office 365-Suite können Sie proaktiv auf Ihre Schulungen einwirken und so sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter alle bereitgestellten Lösungen nutzen, für die das Unternehmen bezahlt.

Weitere Berichte geben Ihnen Auskunft darüber, welche Apps oder Geräte für den Zugriff auf die Office 365-Dienste verwendet werden. Erfolgt der Postfachzugriff mit Outlook für Desktop, Outlook on the Web oder die Outlook Mobile App? Welches Betriebssystem oder welches Endgerät kommt zum Einsatz? Ähnliche Auswertungen stehen für Microsoft Teams und andere Dienste zur Verfügung. Auf Basis dieser Informationen können Sie entscheiden, ob bestimmte Apps und Geräte in Schulungen stärker berücksichtigt werden müssen. Wenn Sie feststellen, dass mehr Personen iOS- oder Android-Apps für den Zugriff auf Office 365 Dienste verwenden, können Sie Ihren IT-Support für diese Nutzungsszenarien optimieren.

Der Software-Asset-Manager

Die Lizenzierung von Office 365 ist ein bisschen wie ein schwarzes Loch und es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmen mehr zahlt, als notwendig ist. Dies können im Einzelfall Tausende von Euros sein.

Genauso wie Nutzungsinformationen, werden Lizenzinformationen in Office 365 nicht sinnvoll dargestellt.  Oberflächlich betrachtet, denken Sie möglicherweise, dass Ihre Lizenzierung richtig dimensioniert ist. Stellen Sie sich vor, dass von zugewiesenen 1.000 Microsoft 365 E5-Lizenzen nicht alle inkludierten E5-Funktionen durch die Anwender genutzt werden. Stattdessen wäre eine Microsoft 365 E3-Lizensierung für z.B. 300 Anwender vollkommen ausreichend. Bei einer Preisdifferenz EUR 22,00 je Anwender und Monat, könnten Sie EUR 79.920,00 pro Jahr einsparen, ohne dass sich dies auf die zur Verfügung stehenden Funktionen auswirkt.

Die richtige Lizensierung bietet ein großes Potential zur Kostenoptimierung und ist daher von großem Interesse für Software-Asset-Management Teams. Wenn Sie jedoch für die Einführung von Office 365 verantwortlich sind, möchten Sie die Lizensierung gar nicht erst reduzieren. Sie möchten viel lieber sicherstellen, dass die Anwender die lizensierten Funktionen ausgiebig nutzen.

Ein weiteres Problem sind überlappende Lizenzen. Kennen Sie alle Produkte und Dienste, die in einer E3- oder E5-Lizenz enthalten sind?  Wahrscheinlich nicht. Es ist also möglich, dass Sie eine Lizenz für eine Add-On-Funktion kaufen und verwenden, die bereits in der E3- oder E5-Lizenz eines Anwenders enthalten ist? Sie erhalten bei der Zuweisung einer Add-On-Lizenz keinen Warnhinweis, dass diese Funktion dem Anwender bereits zur Verfügung steht. Möglicherweise gibt es bei Ihnen auch Anwender, die Visio Online oder Project Online benötigen, so dass Sie Lizenzen für diese Anwender erwerben. Aber vielleicht gibt es gleichzeitig andere Anwender, denen eine Visio Online- oder Project Online-Lizenz zugewiesen ist, diese aber gar nicht verwenden. Das Auffinden dieser Art von inaktiven Lizenzen ist mit den von Office 365 bereitstellten Tools nicht immer nativ möglich.

Der Software-Asset-Manager mit ENow Mailscape 365

Die Berichte der ENow Management Suite bieten eine einfache und auf einen Blick verständliche Möglichkeit, Möglichkeiten zur Kostenoptimierungen zu messen und umzusetzen. Alle Probleme mit der richtigen Dimensionierung von Lizenzen, überlappenden Lizenzen oder der erneuten Bereitstellung nicht verwendeter Lizenzen können mit diesen Berichten gelöst werden. Sie erhalten einen exakten Einblick, wie Ihre Lizenzen in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Diese Informationen helfen Ihnen bei Lizenzverhandlungen, ROI- oder TCO-Modelle zu formulieren und bieten reale Einblicke in Ihre digitalen Investitionen.

Installation und Konfiguration von Mailscape 365

Der Einrichtungsprozess der ENow Management Suite und Mailscape 365 war sehr einfach. Der Installationsassistent führt Sie durch jeden einzelnen Schritt des Prozesses. Nach der Einrichtung der erforderlichen Dienstkonten für den Zugriff auf Ihren Office 365-Mandanten ist die Lösung betriebsbereit.  Die Installationsroutine bietet sogar die Möglichkeit, eine Express-Installation durchzuführen, die weniger Rückfragen zur Installation notwendig macht. Die proaktive Office 365-Überwachung Ihres Mandanten wird innerhalb weniger Minuten aktiviert und die Berichte zur  Lizenzverwaltung sind schon kurz nach Abschluss der Installation verfügbar.

Zusammenfassung

Die ENow Management Suite macht mit Mailscape 365 genau das, was es soll. Es bietet eine Überwachung auf einen Blick, die Administratoren dabei hilft, ein Problem schnell zu erkennen und zum eigentlichen Kern des Problems zu gelangen. Hierzu müssen Administratoren nur dem Pfad der „roten Warnmeldungen“ folgen.

Ergänzt wird die Überwachung Ihres Office 365.Mandaten durch die Bereitstellung von aussagekräftigen Berichten, die Ihnen bei der Einführung und Nutzung von Office 365 helfen und sogar Geld sparen können. Sie erhalten eine Lösung, die Ihnen dabei hilft, Ihre tägliche Arbeit ohne unnötige Komplexität zu erledigen, ganz unabhängig davon, ob Sie ein IT-/Exchange- /Office 365-Administrator, für die Einführung moderner Arbeitsplätze verantwortlich oder ein Software-Asset-Manager sind.

Besuchen Sie die Produkt-Website für weitere Informationen: https://www.enowsoftware.com/products/office365-monitoring-and-reporting

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Foto von Christina Morillo von Pexels

Die Einführung von Office 365 ist im Allgemeinen keine große technische Herausforderung. Die technischen Anforderungen sind klar definiert und können in den meisten Fällen direkt 1:1 umgesetzt werden. Bei manchen Unternehmen ist die Konfiguration der technischen Anbindung der lokalen IT-Infrastruktur an Office 365 durchaus komplex, aber kein wirkliches Hindernis.

Neben den rein technischen Themen bei der Implementierung von Office 365 können unternehmensinterne Abstimmungen und Entscheidungsfindungen ein großer Hemmschuh für Office 365-Projekte sein. Diese sind immer dann eine Herausforderung, wenn keine ausreichende Unterstützung aus der Führungsebene vorhanden ist oder, noch wesentlich schlimmer, keine klare Cloud-Strategie existiert. Ohne eine klar definierte Unterstützung der Geschäftsführung sollten Sie von einer produktiven Office 365-Einführung Abstand nehmen.

Welche Hindernisse gibt es jenseits der technischen Implementierung von Office 365 und unternehmensinternen Entscheidungsprozessen?

Aber selbst mit allen notwendigen technischen Voraussetzungen und einer klaren Entscheidung, Office 365 als integralen Bestandteil der IT-Plattform im Unternehmen zu nutzen, kann es zu Problemen bei der Einführung von Office 365 kommen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen IT-Mitarbeiter hat, die über das notwendige Knowhow zur Einführung von Office 365 verfügen, werden gerne Projektpartner oder Personaldienstleister in Anspruch genommen. Dies führt zu besonderen Kunde-Dienstleister-Konstellationen.

Und hier beginnen die Herausforderungen, die zu einer schlechten Office 365-Implementierung führen können.

An den folgenden beiden Beispielen möchte ich Ihnen die Problemsituationen verdeutlichen, die auch für die Office 365-Einführung in Ihrem Unternehmen ein Risiko darstellen können.

Beispiel A

Fachkräfte, die sich mit allgemeinen Cloud-Technologien und mit Office 365 im Besonderen auskennen, sind rar. Dies ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen ihre IT-Mitarbeiter im Bereich Cloud-Technologien nicht weiterbilden.

Möchte ein Unternehmen Office 365 einführen und eine Migration zu Office 365 durchführen, wendet man sich entweder an ein IT-Systemhaus oder einen Projektdienstleister, mit dem man bereits andere Projekte durchgeführt hat. Alternativ beauftragt man einen Personaldienstleister, einen Office 365-Experten für einen definierten Projektzeitraum zu finden. Dies resultiert in einer direkten Beauftragung zwischen dem Kunden (Ihr Unternehmen, im Folgenden AG genannt) und Personal-/Projektdienstleister bzw. Systemhaus als Auftragnehmer (AN).

Auf dieser ersten Ebene (A) endet bereits Ihre direkte Einflussnahme als Kunde, da nur zwischen Ihrem Unternehmen und dem direkten Auftragnehmer ein Vertragsverhältnis besteht. Bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister sollte es Ihnen als Kunden bewusst sein, dass ein weiteres Glied der Beauftragungskette hinzugefügt wird, bevor Ihnen ein Office 365-Experte zur Seite gestellt wird. Wenn Sie einen Projektdienstleister oder ein Systemhaus beauftragen, haben Sie die Erwartung, dass diese Ihnen mit eigenen Experten helfen können. Diese Erwartung kann oft nicht erfüllt werden, da die Auftragnehmer mehr Projekte annehmen als sie effektiv bedienen können. Die vorhandenen Experten werden schlichtweg überbucht.

Um das angenommene Kundenprojekt nicht zu gefährden, bedienen sich die Aufragnehmer der Ebene A der gleichen Methodik wie der Endkunde. Sie kontaktieren ihrerseits Personaldienstleister, um fehlendes Expertenwissen einzukaufen. Damit sind wir in der zweiten Beauftragungsebene (B) angekommen. Oftmals kontaktieren Projektdienstleister und Systemhäuser mehrere Personaldienstleister, um das fehlende Expertenwissen möglichst günstig einzukaufen. Hierbei kommt es zu einer weiteren Beauftragung und einer zusätzlichen Auftraggeber-/Auftragnehmer Konstellation.

Verfügt ein Personaldienstleister aus Ebene B nicht direkt einen Experten zur Projektunterstützung, erfolgt eine erneute Suche nach einem Experten aus dem Pool registrierter Beraterunternehmen und Freelancer.

Dies ist nun die dritte Beauftragungsebene (C). Die Suche nach einem Office 365-Experten der beiden ersten Beauftragungseben A + B führt manchmal zu der amüsanten Situation, dass das gleiche Kundenprojekt bei Dienstleistern der Ebene C durch unterschiedliche Personal- und Projektdienstleister angefragt wird. Die Beauftragung des ausführenden Dienstleisters oder Freelancers in dieser dritten Ebene führt natürlich zu einer weitere Auftraggeber-/Auftragnehmer-Situation.

Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.

Wie wirkt sich solch eine Beauftragungskette für ein einzelnes Office 365-Projekt auf den Erfolg des Kundenprojektes aus?

Das große Problem einer solchen Beauftragungskette ist, dass mehrere AG/AN-Beziehungen zwischen Parteien bestehen, die ganz unterschiedliche Geschäftsinteressen verfolgen, die von Ebene zu Ebene undeutlicher werden. Der Dienstleister der dritten Ebene hat keine direkte Beziehung zum Kunden und zum ausgehenden Kundenprojekt. Die Erbringung der Dienstleistung und die damit verbundene Verantwortung erfolgen immer nur von Ebene zu Ebene. Diese Beauftragungskette beeinträchtigt auch die Kommunikationswege für das Kundenprojekt, wodurch dem Kunden nicht das vollständige Expertenwissen zur Verfügung steht.

Ein weiteres Problem dieser Beauftragungskette ist, dass die Dienstleister und Freelancer der dritten Ebene preislich gegeneinander ausgespielt werden. Auf dem Weg nach oben wiederum schlägt jeder beteiligte Personal- oder Projektdienstleister 10-20% auf den Einkaufspreis der Dienstleistung auf. Der Preis, den der Kunde wahrnimmt, suggeriert ihm, dass er Expertenwissen erhält, was eine entsprechende Erwartungshaltung generiert. Die natürlichen Kommunikationsverluste der Beauftragungskette führen nahezu zwingend dazu, dass die Kundenerwartung nicht erfüllt werden kann.

Erschwert wird diese Situation dadurch, dass Dienstleister und Freelancer oftmals gezwungen sind, unter der direkten Flagge eines Projektdienstleisters aufzutreten. Hierbei erhalten sie ein eigenes Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Projektdienstleisters und erscheinen dem Kunden gegenüber wie hausinterner fester Mitarbeiter. Um einer Scheinselbstständigkeit zu entgehen, arbeiten Freelancer zur gleichen Zeit in mehreren Projekten. Dies wiederum führt zu Zeitverzögerungen bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Projektkommunikation und hinterlässt so bei Ihnen, als Kunden, automatisch einen schlechten Eindruck,

Die mehrstufige Kommunikation fördert Missverständnisse, gerade im Hinblick auf notwendige Kundenberatung für die erfolgreiche Einführung von Office 365. Durch die Eingrenzung auf festdefinierte Projektthemen ist keine ganzheitliche Beratung und Einführung von Office 365 Produkten und Diensten möglich. Selbst wenn der Dienstleister oder Freelancer, als beauftragter Experte, seine Expertise in das Kundenprojekt einbringen möchte, wird er in den meisten Fällen durch einen Auftraggeber in Ebene A oder B ausgebremst, da diese vermeintlich zusätzliche Expertise nicht Bestandteil der Beauftragung ist. Der Kunde erfährt nie, dass er keine umfängliche Dienstleistung erhalten hat.

Für den Kunden birgt solch eine Beauftragungskette ein hohes Risiko, nicht die optimale Beratung zur Implementierung von Office 365 zu erhalten.

Ähnlich sieht es im zweiten Beispiel aus, wenn Sie im Rahmen der Einführung einer neuen Software-Lösung zwangsweise auch Office 365 einführen müssen.

Beispiel B

Dieses Beispiel ist eine Variation von Beispiel A und in der Wahrscheinlichkeit zum Scheitern einer zukunftsfähigen Office 365-Einführung noch riskanter.

Als Kunde möchten Sie gerne eine neue Software-Lösung, wie z.B. eine cloudbasierte ERP-Lösung, einführen, um eine ältere, lokal betriebene, Software-Lösung zu ersetzen. Die Nutzung dieser ERP-Lösung erfordert, dass die Postfächer Ihrer Mitarbeiter in Exchange Online bereitgestellt werden. Die ERP-Lösung ist nicht kompatibel mit Postfächern, die in einer lokalen Exchange Organisation gespeichert sind oder bei einem anderen Provider gehostet sind.

Der primäre Fokus des ERP-Vertriebsteams liegt auf dem Verkauf von Nutzungslizenzen. Die Voraussetzungen zur Nutzung der ERP-Software und die technische Realität in der Kundenumgebung werden bewusst ausgeklammert. Sie als Kunde werden in der Sicherheit gewogen, dass eine cloudbasierte Software leicht und einfach zu implementieren ist. Die noch fehlende Office 365-Implementierung in Ihrem Unternehmen wird als Integrationsbaustein zur Softwarenutzung mitverkauft.

Mit dem Erwerb der ERP-Lizenzen beauftragen Sie In diesem Beispiel auch die Migration von Office 365.

Nun ist es so, dass der Software-Dienstleister (Beauftragungsebene A) nicht über das erforderliche Knowhow verfügt, um einen neuen Office 365-Mandaten vollständig und sicher zu konfigurieren. Um dieses Defizit auszugleichen, vergibt er die Office 365-Anbindung an einen anderen Dienstleister (Ebene B). Dieser Dienstleister wiederum verfügt ebenfalls nicht über das notwenige Knowhow bzw. hat kein Personal verfügbar, um die Office 365-Anbindung selbst auszuführen.

Auch in diesem Fall tritt dieser Dienstleister an einen weiteren Dienstleister oder Freelancer (Ebene C) heran, um die eigentlich Office 365-Anbindung durchzuführen.

Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden, dem Software-Dienstleister und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.

Der wichtigste Unterschied zu Beispiel A ist der Umstand, dass dem Kunden eine Software-Produkt verkauft wurde und die Office 365-Anbindung preislich bereits inkludiert ist. Somit besteht keinerlei Spielraum, um eine umfassende Office 365-Beratung und Umsetzung durchzuführen. Der ausführende Dienstleister in Ebene C ist gezwungen, nur das notwendige Mindestmaß an Arbeiten durchzuführen.

Als Resultat verfügt der Office 365-Mandant des Kunden zwar über die Funktionen zur Nutzung der verkauften ERP-Software, eine Konfiguration zur Absicherung des Office 365-Mandaten findet jedoch nicht statt. Als weitere negative Auswirkungen auf diese Art einer Office 365-Implementierung sind u.a. zu nennen:

• Fehlende Konfiguration von Azure AD Connect
  Resultat: Anwender müssen mit unterschiedlichen Benutzerkonten für die lokale und die Office 365-Anmeldung arbeiten
• Fehlende Implementierung von Azure AD-Bentuzerkonten in die SaaS-Applikation
  Resultat: Anwender müssen mit unterschiedlichen Benutzerkonten für die lokale, die Office 365-Anmeldung und Cloud-ERP-Anmeldung arbeiten
• Fehlende Migration von vorhandenen E-Mail-Postfächern
  Resultat: Manuelle Migration der Postfachinhalte durch Anwender (PST-Migration)
• Betrieb des Office 365-Mandanten mit Standardeinstellungen
  Resultat: Hohes IT-Betriebsrisiko durch nicht kontrollierte Zugriffe auf Unternehmensdaten aufgrund nicht konfigurierter Richtlinien
• Bereitstellung von Office 365 Produkten und Diensten ohne Mitarbeiterinformation
  Resultat: Speicherung von Unternehmensdaten in nicht konfigurierten Speicherorten (auch von Drittanbietern)

In diesem Fall nutzt der Kunde anschließend zwar Office 365, jedoch in mit einer als unsicher einzustufenden Konfiguration.

Fazit

Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Einführung von Office 365 planen oder die Nutzung von Office 365 eine Voraussetzung für die Einführung einer SaaS-Lösung ist, achten Sie besonders darauf, wer welche Dienstleistung erbringen kann. Je mehr Beauftragungsstufen in solch einem Projekt vorhanden sind, desto komplizierter werden die Auftraggeber- und Auftragnehmer-Abhängigkeiten. Es entstehen automatisch Interessenskonflikte, die nicht mehr das Wohl des Kunden und den Erfolg des Projektes im Fokus haben.

Das Scheitern der Office 365-Einführung ist dann besonders groß, wenn Sie als Kunde keinerlei Wissen über Cloud-Technologien im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen in Ihrer IT-Abteilung verankert haben. Ohne dieses Wissen sind Sie nicht in der Lage, die Empfehlungen und Arbeiten der beauftragen Dienstleister zu bewerten. Diese Situation wiegt noch einmal schwerer, wenn Sie die Betreuung Ihres Office 365-Mandanten als Managed Service an einen Dienstleister ausgelagert haben. Sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und Zertifizierung Ihrer IT-Mitarbeiter in den Technologiefeldern, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen.

Achten Sie bei der Beauftragung eines IT-Dienstleisters unbedingt darauf, dass keine Beauftragungsketten entstehen. Nehmen Sie hierzu Ihre Dienstleistungspartner in die Pflicht und fordern Sie eine Mitteilung über solche Beauftragungsketten ein. So haben Sie die notwendige Klarheit über vertragliche Abhängigkeiten, die außerhalb Ihres Kontrollbereiches sind und eventuell ein Risiko für Ihr Office 365-Projekt darstellen.

Viel Spaß mit Office 365.