Mit der Nutzung der Office 365 Plattform haben sich auch die Anforderungen für die Anwendungsüberwachung geändert. In Ihrer lokalen IT-Infrastruktur überwachen Sie die Verfügbarkeit von Anwendungen durch Prüfung der Servererreichbarkeit, manchmal auch über die Erreichbarkeit von einzelnen Protokollendpunkten.
Beispiele für lokale Applikationen sind:
Hinzu kommt die Überwachung von Server-Parametern, wie z.B. Prozessor- und Arbeitsspeicherauslastung, verfügbarer freier Speicherplatz lokaler Datenspeicher, usw.
Das folgende Diagramm verdeutlicht das Applikations- und System-Monitoring mit einer zentralen Monitoring-Instanz.
Eine Überwachung der Verfügbarkeit von Office 365 erfordert jedoch einen anderen Ansatz. In Office 365 nutzen Ihre Anwender nicht nur einzelne Produkte, sondern Cloud-Dienste, die auf der Nutzung von mehreren Cloud-Produkten basieren. Daher ist eine Überwachung einzelner Protokollendpunkte nicht ausreichend.
Der Betrieb einer hybriden Konfiguration für Exchange, SharePoint oder Skype for Business mit Office 365 geht einher mit einer komplexen Architektur. Durch einen hybriden Betrieb mit Office 365 ergeben sich automatisch Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Komponenten.
Das folgende einfache Beispiel für eine hybride Exchange Server Konfiguration mit Exchange Online verdeutlicht die erhöhte Komplexität.
In der Cloud-Welt ergeben sich durch die kombinierten Dienste und Produkte neue Herausforderungen für das Monitoring. Da Sie, im Gegensatz zur lokalen IT-infrastruktur, keine einzelnen Serversysteme überwachen, sondern Applikationsendpunkte, haben Sie weniger Sichtbarkeit und Kontrolle. Sie sind auf die von Microsoft bereitgestellten Informationen für die Produkte und Dienste angewiesen. Gleichzeitig haben Ihre Anwender eine Erwartungshaltung an die Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit von Office 365. Der Ausfall eines einzelnen Dienstes kann die Nutzbarkeit anderer Dienste beeinträchtigen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn z.B. Azure AD als Authentifizierung-Instanz nicht verfügbar ist. Daher ist es wichtig, Dienststörungen und -ausfälle schnell zu erkennen.
Informationen zur Verfügarbeit und möglichen Beeinträchtigungen von Diensten stellt uns Microsoft über das Service Health Dashboard bereit. Diese Dashboard ist jedoch Bestandteil des Microsoft 365 Admin Centers und erfordert für den Zugriff eine Administratorberechtigung und die Erreichbarkeit des Admin Centers per Browser. Bei einer Störung des Microsoft 365 Admin Center können Sie auch nicht auf das Service Health Dashboard zugreifen.
Die im Service Health Dashboard angezeigten Statusinformationen sind nicht Tenant-spezifisch. Sie können aus den Informationen also nicht ablesen, ob Ihre Anwender von einer angezeigten Dienstbeeinträchtigung betroffen sind oder nciht. Ein weiteres Manko ist, dass dei Detailinformationen immer (stark) zeitverzögert im Dashboard erscheinen.
Ein zweite Informationsquelle ist die Statusinformation von AAD Connect Health. Diese Monitoring-Komponente hat allerdings auch Einschränkungen. Der Zugriff auf AAD Connect Health erfordert eine Berechtigung als Globaler Ardministrator und eine Azure AD Premium Lizensierung. Die Komponenten überwacht nur Azure AD Connect und, falls verwendet, Active Directory Federation Services (AD FS).
Eine weitere Quelle ist Twitter. Über das Twitter-Konto @MSFT365Status erhalten Sie Informationen zum aktuellen Betriebsstatus von Microsoft 365.
In einem global betriebenen Cloud-Dienst kann es auch zu Störungen kommen.
Folgende bekannten Störungen traten in 2018 und 2019 auf:
Da Störungen im genutzten Cloud-Dienst jederzeit auftreten können, müssen Sie auch dieses Risiko in Ihrer IT-Risikoeinschätzung für die IT-Betriebssicherheit betrachten.
Wie begegnen Sie diesen Risiken?
Störungen bei der Nutzung der Cloud-Dienste von Microsoft ergeben sich auch durch schlechte oder falsche Implementierungen in der lokalen IT-Infrastruktur. Diese Probleme treten immer dann auf, wenn von den Empfehlungen von Microsoft nicht folgen. Ca. 52% der Office 365 relevanten Microsoft-Supportfälle resultieren aus Problemen auf der Client-Seite. Diese gilt gleichermaßen für Client-Endgeräte, wie für Server-Komponenten einer hybriden IT-Infrastruktur.
Häufige Quellen für Störungen im Betrieb mit Office 365 sind:
Folgen Sie immer den Implementierungsempfehlungen von Microsoft?
Wie breits erwähnt, hat die klassische Anwendungsüberwachung durch lokale Monitoring-Lösungen ihre Lücken. Softwarelösungen zum Monitoring wurden für die Überwachung von Netzwerkkomponenten und Servern entwickelt. Solche Lösungen verwenden für die Überwachung entsprechende Prokolle, wie z.B. SNMP, WMI, SSH oder auch http(s).
Die Überwachung von Webapplikationen beschränkt sich auf die Prüfung der Erreichbarkeit einer Webseiten-URL. Solange der geprüfte Endpunkt ein OK meldet, gilt der Endpunkt als funktionsfähig. Einige Lösungen unterstützen zwar eine Anmeldung an die Applikation, z.B. für Outlook on the Web, führen jedoch keine weiteren Funktionstests durch.
Eine modernen Anwendungsüberwachung für Office 365 erfordert eine Überwachung der Office 365 Produkte und Dienste aus Sicht der Anwender und nicht aus Sicht eines Servers. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie eine Sichtbarkeit über die Verfügbarkeit und die Funktion der Cloud-Dienste aus Sicht der Anwender erhalten.
Das ENow Mailscape 365 ünterstützt Sie beim Monitoring der Anwendererfahrung durch:
Das folgende Diagramm verdeutlicht den Einsatz von Mailscape 365 Remote Proben in den Niederlassungen. Jede Probe testen den Zugriff auf Office 365 Workloads über das zentralen Rechenzentrum des Unternehmens in Wien.
Zusätzlich unterstützt Sie die Software durch:
Diese Softwarelösung wurde entworfen auf Basis der Erfahrungen von MVPs und zertifizierten Microsoft Mastern (MCM). MVPs und MCMs unterstützen auch heute noch die Weiterentwicklung von Mailscape 365.
Die Nutzung von Cloud-Diensten, wie Microsoft 365, bringt neue Herausforderungen für das Monitorung der Dienstendpunkte mit sich. Klassische Überwachslösungen haben Grenzen, da sie keine ausführlichen Funktionstest durchführen können, um eine Anwendernutzung zu simulieren. Aber gerade diese Funktionstests ermöglichen Ihnen erst eine aussagekräftige Beurteilung, ob eine Dienst funktional zur Verfügung steht oder nicht. Die rein technische Überwachung eines Protokollendpunktes ist nicht ausreichend.
Für Störungen und Einschränkungen von Diensten bietet Microsoft Basisinformationen an. Jedoch erfolgt die Kommunikation zeitverzögert und über Schnittstellen, die nur mit besonderer Berechtigung erreichbar sind. Für eine Sicherstellung von Service Level Agreements oder für ein Reporting sind diese Schniitstellen ungeeignet.
Mit Mailscape 365 erhalten Sie volle Sichtbarkeit in die Dienstverfügbarkeit von Office 365 Endpunkten. Die Dashboard-Ansicht unterstützt bei der frühzeitigen Erkennung von Problemen und bei der Identifikation von Störungen und deren Ursachen. Mit dem ausführliche Reporting können Sie die Lizenznutzung optimieren und erhalten so eine bessere Kostenkontrolle über die erworbenen Office 365 Lizenzen.
Viel Spaß mit Office 365.
Office 365 ist ein Software-as-a-Service Angebot von Microsoft, das aus unterschiedlichen Bestandteilen besteht. Diese Bestandteile gliedern sich zum einen in die Onlinedienste- und Produkte, die Sie per Browser nutzen können, wie z.B. Office Online, Microsoft Teams oder Planner. Für einen Teil dieser Dienste und Produkte stehen auch Desktopclients für Windows, Mac und Linux (Preview), und mobile Anwendungen für iOS und Android zur Verfügung.
Eine weiterer Bestandteil von Office 365 ist die Desktop Version von Microsoft Office. Die Desktop Version steht in zwei unterschiedlichen Varianten für Office 365 Business- und Office 365 Enterprise-Lizenzpläne zur Verfügung. Diese beiden Softwarepakete unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang.
Die in Office 365 zru Verfügung stehenden Produkte und Dienste werden regelmäßig erweitert und angepasst. Zu diesen Anpassungen gehört auch, dass einzelne Funktionen in andere Dienste integriert werden, um die Nutzung zu vereinfachen.
Produkte und Dienste von Office 365 werden als Abonnement angeboten. Für den Erwerb von Lizenzplänen benötigen Sie einen Office 365-Mandanten, den sog. Tenant. Über diesen Mandanten verwalten Sie alle Office 365-Einstellungen, die Office 365 Abonnements und die Zuweisung der erworbenen Lizenzpläne zu Benutzerkonten. Sie können Office 365-Lizenzplanabonnements direkt in Ihren Office 365-Mandanten abschließen oder über einen Cloud Solution Provider (CSP) erwerben.
Alle Produkte und Dienste von Office 365 werden mit einer Standardkonfiguration von Microsoft bereitgestellt und ermöglichen eine sofortige Nutzung durch Anwender. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie die für Ihren Office 365-Mandanten erworbenen Produkte und Dienste kennen und für die Anforderungen Ihres Unternehmens konfigurieren. Grundsätzlich empfiehlt Microsoft eine stufenweise Aktivierung von Diensten, um die Einführung mit der passenden Kommunikation zu begleiten. Nur so können Sie sicherstellen, dass die neu eingeführten Dienste von Anwendern positiv angenommen werden und die Einführung ein Erfolg wird.
Neben Office 365 existiert eine weiteres SaaS-Lizenzmodell unter dem Namen Microsoft 365. Microsoft 365 ist ein kombiniertes Angebot, dass aus den folgenden drei Komponenten besteht:
Microsoft 365 wird für große Unternehmen (Enterprise Pläne E5, E3, F1), Selbstständige und mittelständische Unternehmen (Microsoft 365 Business) und für Bildungseinrichtungen (Microsoft 365 Education) angeboten.
Die zusätzlich zu Office 365 in Microsoft 365 enthaltenen Komponenten müssen ebenfalls konfiguriert werden. Der reine Erwerb und die Zuweisung der Lizenz sind nicht ausreichend.
Mit der Zuweisung eines Lizenzplanes, z.B. Microsoft 365 E5, an ein Benutzerkonto, werden alle im Lizenzplan enthaltenen Produkte und Dienste lizensiert und stehen dem Anwender zur Verfügung.
Der zentrale Einstiegspunkt für den browserbasierten Zugriff ist die Url: https://office.com.
Nach der Anmeldung erscheint die ganz persönliche Portalseite von Office 365. Auf dieser Seite können Anwender direkt zu einer Office 365-Applikation wechseln oder an einem Office-Dokument weiterarbeiten.
Der folgende Screenshot zeigt die Office 365-Portalseite beispielhaft.
Über diese Portalseite haben Anwender auch die Möglichkeit, die aktuelle Version des Office-Paketes zu installieren. Die Installation erfolgt per Click-to-Run und wird für jeden Anwender einzeln aus der Cloud auf den lokalen Computer heruntergeladen.
Die folgende, alphabetisch sortierte, Liste gibt einen Überblick über die Funktionskomponenten von Office 365. Ob Ihnen eine Komponente in Ihrem Office 365-Mandaten zur Verfügung steht, hängt von den erworbenen und zugewiesenen Abonnements ab. Der Vollständigkeit halber werden hier auch die Applikationen aufgeführt, die Administratoren zur Verfügung stehen.
Die folgenden Applikationen stehen Anwender zur Verfügung, die Mitglied einer adminstrativen Rolle sind.
Administration
Das Microsoft 365 Adminportal ist die zentrale Stelle zur Einrichtung und Verwaltung Ihres Office 365-Mandanten.
In diesem Portal können Sie mandantenweite Einstellungen vornehmen und einfache Konfigurationen der zu Ihren Abonnements gehörenden Produkte und Dienste durchführen. Ebenso dient das Portal der individuellen Zuweisung von Office 365-Lizenzen zu benutzerkonten.
URL: https://admin.microsoft.com
Compliance
Das Microsoft 365 Compliance-Portal bündelt alle Funktionen zur Erstellung von Compliance-Richtlinien, Benachrichtigungen bei Richtlinienverstössen und zur Abfrage von Compliance-Berichten. Der Compliance-Score (in Vorschau) unterstützt Sie bei der Konfiguration von Compliance-Richtlinien Ihres Office 365-Mandaten.
URL: https://compliance.microsoft.com Je nach Konfiguration Ihres Office 365-Mandaten erfolgt eine automatische Umleitung zum kombinierten Office 365 Security & Compliance Portal.
Sicherheit
Das Microsoft 365 Security Center dient der Verwalten und Überwachung der Sicherheitsfunktionen in Ihrem Office 365-Mandanten. Sie verwalten die Sicherheitseinstellungen für Benutzerkonten, die in Office 365 gespeicherten Daten, die von Anwendern verwendeten Geräte und Applikationen.
a href="https://www.granikos.eu/de/Blog/PostId/1830/microsoft-365-security-center">URL: https://security.microsoft.com
Je nach Konfiguration Ihres Office 365-Mandaten erfolgt eine automatische Umleitung zum kombinierten Office 365 Security & Compliance Portal.
Aufgaben
Bei Aufgaben handelt es sich um die Aufgabenliste in Ihrem persönlichen Postfach, auf die Sie normalerweise direkt über den Outlook-Client zugreifen. In dieser Liste erscheint nicht nur Aufgaben, die Sie direkt als Aufgabe erstellen, sondern auch Aufgaben, die Sie einer To Do-Liste angelegt haben.
In Outlook on the Web (OWA) wurde die Verknüpfung zu Aufgaben inzwischen durch eine Verknüpfung zu To Do ersetzt.
Delve
Delve ist Ihre ganz persönliche Startseite, auf der Sie Ihre relevanten Informationen gebündelt angezeigt bekommen. Zu diesen Informationen gehören die Dokumenten, an denen Sie gegenwärtig arbeiten, aber auch die Dokumente von anderen Personen im Unternehmen, an denen Sie mitwirken oder die für Sie relevant sind. Über die Delve-Seite haben Sie auch Zugriff auf Ihre MyAnalytics-Übersicht.
URL: https://eur.delve.office.com
Dynamics 365
Dynamics 365 ist die Heimat Ihrer Geschäftsanwendungen. Dies können individuell zu lizensierende Dynamics 365-Applikationen von Microsoft sein oder aber Ihre unternehmensweit veröffentlichten PowerApps-Applikationen der Power Plattform.
URL: https://home.dynamics.com
Excel
Dies ist die bekannte Tabellenkalkulation als Bestandteil von Office Online. Hier haben Sie die Möglichkeit Excel-Dateien, die in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert sind, zu öffnen und zu bearbeiten. Ebenso werden Excel-Dateien, die Sie als Dateianhang erhalten, über Outlook on the Web hier dargestellt.
URL: https://www.office.com/launch/excel
Forms
Mit Forms können Sie eigene Formulare und Gruppenformulare erstellen, um Daten zu Erfassen. Eine Auswertung der erfassten Formulardaten ist direkt in Excel Online möglich.
URL: https://forms.office.com
Kaizala
Kaizala ist eine mobile Chat-Applikation, für eine Anmeldung per Mobilfunkrufnummer ausreichend ist und so eine schnelle und einfach Kommunikation mit Kunden oder zeitlich begrenzt eingesetzten Arbeitskräften ermöglicht. Für die Nutzung im Unternehmen ist zusätzlich eine Verknüpfung mit bestehenden Office 365-Konten möglich.
URL: https://kaiza.la
Kalender
Dies ist der Kalender Ihres persönlichen Exchange Online-Postfaches, ganz so wie Sie ihn aus Outlook kennen. Als Bestandteil von Outlook on the Web verfügt der Kalender jedoch über einige Funktionen, die die Variante eines lokal betriebenen Postfaches auf Exchange Server nicht bietet.
URL: https://outlook.office.com/calendar
MyAnalytics
Mit Hilfe von MyAnalytics erfahren Sie mehr über Ihre persönliche Arbeitsweise im Hinblick auf Besprechungen, E-Mail-Nutzung und Fokusstunden. Die zur Verfügung gestellten Informationen helfen Ihnen, Ihre Arbeitsgewohnheiten besser zu verstehen und, falls gewünscht, anzupassen.
URL: https://myanalytics.microsoft.com
OneDrive
OneDrive ist Bestandteil von SharePoint und ist Ihre persönlicher Ablageort für Dateien. Er ist so etwas, wie das persönliche Home-Laufwerk, das Sie eventuell aus der lokalen IT-Infrastruktur kennen. Hier abgelegt Datei können Sie mit Hilfe des OneDrive-Clients synchronisieren und, bei Bedarf, auf Offline verfügbar machen. In ObeDrive gespeicherte Dateien können Sie auch freigeben und mit anderen Personen daran gemeinsam arbeiten.
OneNote
Mit OneNote steht Ihnen Ihre Notizen, Zeichnungen und Skizzen auf all Ihren Geräten zur Verfügung. OneNote ist Bestandteil von Office Online und bietet Ihnen ein browserbasiertes Interface. Als Alternative können Sie auch mit der OneNote App auf Ihre OneNote-Notizbücher zugreifen.
URL: https://www.office.com/launch/onenote
Outlook
Ihr persönliches E-Mail-Postfach finden Sie in Outlook. Hier haben Sie Zugriff auf Ihr persönliches Postfach, ein eventuell aktivertes Online-Archivpostfach, auf die Postfächer von Office 365-Gruppen, freigegebene Postfächer und, falls verwendet, sogar auf Öffentliche Ordner. Von hier können Sie bequem zu den anderen Postfachkomponenten Kalender und Personen wechseln. Ebenso können Sie direkt zu To-Do wechseln, Die webbasierte Version von Outlook wird auch als Outlook on the Web oder OWA bezeichnet.
URL: https://outlook.office365.com
Personen
Unter dem Punkt Personen finden Sie Ihre aus Outlook für Desktop bekannten persönlichen Kontakte. Zusätzlich haben Sie hier Zugriff auf Ihre Office 365 Gruppen und deren Mitglieder und auf die konfigurierten Exchange Online Addresslisten des Unternehmens.
URL: https://outlook.office365.com/people
Planner
Mit Planner steht Ihnen ein Kanban-Board basierte Lösung zur Projekt- und Aufgabenplanung a Basis von Plänen zur Verfügung. In einem Projektplan können Sie mit anderen Personen aus Ihrem Unternehmen oder externen Gästen zusammenarbeiten. Ihnen zugewiesene Aufgaben können in To Do integriert werden.
URL: https://tasks.office.com
Power Automate
Mit Hilfe von Power Automate (ehemals Flow) können Sie als Anwender regelmäßig wiederkehrende Aufgaben auf Basis von Worklows automatisieren. Sie können persönliche Workflows erstellen, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern. Ebenso können unternehmensweite Workflows die Automatisierung von Aufgaben unter Einbindung von cloudbasierten und lokalen Datenquellen ermöglichen.
URL: https://flow.microsoft.com
Power BI
Mit Power BI erstellen Sie als Anwender dynamische Dashboards, um Geschäfts- und andere Daten optisch gut aufbereitet darstellen zu können. Die Ausgangsdaten können aus ganz unterschiedlichen Datenquellen eingebunden werden. Neben Power BI-Dashboards für die persönliche Nutzung können Sie Dahboards auch für Ihr Team oder sogar unternehmensweit freigeben und nutzen.
URL: https://app.powerbi.com
PowerApps
PowerApps bieten Ihnen, als Anwender, die Möglichkeit, mobile und webbasierte Applikationen zu erstellen, ganz ohne Programmmierkenntnisse. Nutzen Sie in Ihren Applikationen die bereits im Unternehmen exisitierenden Datenquellen. Die in PowerApps angebundenen Datenquellen können sowohl in der Cloud als auch in der lokalen IT-Infrastruktur bereitgestellt sein.
URL: https://make.powerapps.com
PowerPoint
PowerPoint gehört, wie auch Excel oder Word, zum Funktionsumfang von Office Online. Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre PowerPoint-Dateien, die in SharePoint Online oder OneDrive gespeichert sind, zu öffnen und zu bearbeiten. Ebenso werden PowerPoint-Dateien, die Sie als Dateianhang empfangen, über Outlook on the Web hier dargestellt. PowerPoint ermöglicht Ihnen die direkte Präsentation in einem Browser.
URL: https://www.office.com/launch/powerpoint
SharePoint
SharePoint ist die zentrale Lösung zur unternehmensweiten Ablage von Dokumenten, zum Wissensmanagement, zur Bereitstellung von webbasierten Applikationen und zur Teamzusammenarbeit. Neben der direkten Nutzung von SharePoint nutzen diverse Office 365-Applikation SharePoint als Datenspeicher. Hierzu gehört u.a. Teams. Ihr persönlicher OneDrive-Datenspeicher ist Bestandteil von SharePoint.
Stream
Stream ist die zentrale unternehmensinterne Video-Plattform in Ihrem Office 365-Mandaten. In Stream können Sie vorproduzierte Videos für Trainings unterschiedlichen Zielgruppen zur Vergügung stellen. Ebenso werden Aufzeichnungen von Teams-Besprechungen durch Stream automatisch verarbeitet und im zugehörigen Teams-Kanal bereitgestellt.
URL: https://web.microsoftstream.com
Sway
Mit Sway erstellen Sie webbasierte interaktive Berichte oder Präsentationen.In solch ein Sway können Sie externe Quellen für Videos oder vorhandene PowerPoint-Präsentation einbinden. Ein Sway kann mit internen und externen Personen geteilt werden.
URL: https://www.office.com/launch/sway
Teams
Teams ist die zentrale Applikation für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen und steht als Desktop-Client und als Web-Variante zur Verfügung. Teams unterstützt die Kommunikation von persönlichen Chats, Team-Konversationen, Video- und Audio-Kommunikation und klassicher Telefonie. Der Teams-Arbeitsbereich ist durch zusätzliche Applikationen von Microsoft, Drittherstellern oder durch Eigenentwicklungen erweiterbar.
URL: https://teams.microsoft.com
To Do
Ihre persönliche List an Aufgaben verwalten Sie mit To Do. Hier können Sie Ihre persönlichen Aufgabenlisten in Gruppen zusammenfassen und, bei Bedarf, mit anderen Anwendern teilen. Ihnen zu gewiesene Aufgaben aus Planner und markierte E-Mail-Nachrichten aus Outlook können Sie ebenfalls in To Do integrieren. Der Zugriff auf die Aufgabenlisten erfolgt per Web, Desktop-App oder mobiler Applikation.
URL: https://to-do.office.com
Whiteboard
WIe man aus dem Namen schon ablesen kann, stellt Ihnen Whiteboard eine Entwurfsfläche für Freihangzeichnungen zur Verfügung, auf der Sie mit Stift-, Touch- und Tastatureingaben Ideen entwickeln können. Die integrierten Funktionen zum Teilen ermöglichen eine zeitliche Zusammenarbeit an einer Idee.
URL: https://whiteboard.microsoft.com
Word
Word ist ebenfalls Bestandteil von Office Online und ermöglicht Ihnen das Erstellung und die Bearbeitung von Word-Dokumenten im Browser. Word-Dateien, die Sie als E-Mail-Dateianhang empfangen, werden über Outlook on the Web hier dargestellt.
URL: https://www.office.com/launch/word
Yammer
Yammer ist eine unternehmensweite Kollaborationslösung, die sowohl als soziales Netzwerk, als auch zur Projektzusammenarbeit genutzt werden kann. Die Mitarbeit in Yammer-Netzwerken ist nicht nur internen Mitarbeitern möglich, sondern auch externen Teilnehmern.
URL: https://www.yammer.com/office365
Fehlt Ihnen eine Komponente von Office 365? Senden Sie mir gerne eine E-Mail: office365@granikos.eu
2020-02-15: Verlinkung Office Online für Excel, OneNote, PowerPoint und Word hinzugefügt 2020-02-11: Verlinkung Microsoft 365 Security Center hinzugefügt
Office Online ist die browserbasierte Variante der wichtigsten Office Applikationen. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff und eine Bearbeitung von Office-Dokumenten im Browser.
Office Online umfasst im Standard folgende Applikationen:
Wenn Sie Anwender Lizenzpläne für Visio Online oder Project Online zuweisen, können diese Anwender auch Dateien dieser Applikation im Browser bearbeiten.
Office Online kommt auch in Outlook on the Web zu Einsatz. Immer dann, wenn Sie einen Dateianhang einer E-Mail auswählen, erfolgt die Anzeige im Browser durch Office Online. In dieser Ansicht in Outlook on the Web haben Sie auch die Möglichkeit, die ausgewählte Datei direkt zu bearbeiten.
Ob ein Anwender in der Lage ist, eine Office-Datei zu bearbeiten hängt von der jeweiligen Berechtigung und Absicherung des Dokumentes ab. Daher ist eine korrekte Konfiguration der Berechtigungen und Freigaben so wichtig. Office Online unterstützt die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokumentes durch mehrere Anwender. Die zeitgleiche Zusammenarbeit an einem Office-Dokument funktioniert mit Office Online, Office Desktop und Office Mobile..
Die Office Online Suite wird ergänzt durch die zugehörigen mobilen Office Apps für Android und iOS.
Die Excel-Edition von Office Online stellt Ihnen die wichtigsten Excel-Funktionen bereit. Damit haben Sie schnell und einfach Zugriff auf Informationen, die über Excel abgerufen werden können. Bei der Nutzung von Excel-Datei gibt es jedoch zwei wichtige EInschränkungen. Excel-Dateien mit verknüpften externen Datenquelle funktinieren aus Sicherheitsgründen nicht. Hier bietet sich Power BI als Alternative an. Eine weitere Einschränkung gilt für Excel-Dateien mit Makros und VBA-Code. Dieser Code wird in Excel Online nicht ausgeführt.
Der folgende Screenshot zeigt eine Excel-Datei aus der Dateiablage einer Office 365 Gruppe.
Die Einbettung von Office Online steht natürlich auch in Microsoft Teams zur Verfügung. Der folgende Screenshot zeigt ein Excel-Arbeitsblatt, das direkt aus der Dateiablage eines Teams heraus geöffnet wurde. Sie haben in dieser Ansicht die Option, zur reinen Office Online Ansicht zu wechseln, um den zur Verfügung stehenden Bildschirmraum besser auszunutzen oder die Datei in der Desktopversion von Excel zu öffnen.
Die Einbettung von Office Online in Microsoft Teams ist nicht auf Excel beschränkt.
PowerPoint Online ist eine weitere Applikation von Office Online. Mit dieser Applikation können Sie bestehende Präsentationen bearbeiten oder neue Präsentationen erstellen. Der große Vorteil von PowerPoint Online ist aber weniger die Möglichkeit zur Bearbeitung, sondern zu direkten Präsentation.
Sie können eine geöffnete PowerPoint-Datei direkt im Browser präsentieren. Sie benötigen die Desktop-Applikation hierzu nicht.
Wenn Sie eine Präsenation in einer anderen Office 365-Applikation, wie z.B. Sway, einbetten, können Sie direkt in dieser Applikation die Präsenation halten.
Der folgende Screenshot zeigt eine PowerPoint-Datei eines Office 365-Testmandanten.
Das Öffnen und Präsentieren ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich.
Auch für Visio exisitiert eine Möglichkeit zur Ansicht von Visio-Dateien. HIer steht primär ein Viewer zur Verfügung, der keine Bearbeitung zulässt. Ist die Datei in SharePoint-Online geöffnet, können Sie die ausgewählte Datei in einer Vorversion der Office Web Apps von Visio (Visio Legacy Editor) bearbeiten. Aufgrund der Komplexität von Vision ist eine Bearbeitung nur in der Visio Desktop-Edition sinnvoll.
Der folgende Screenshot zeigt das Organisationsdiagramm eines Office 365-Testmandaten als VIsio-Datei.
Die Anzeige von Visio-Dateien ist natürlich auch in Microsoft Teams möglich.
Word Online ist sicherlich die Komponente von Office Online, die Sie am häufigsten verwenden werden. Mit Word Online steht Ihnen ein browserbasiertes Textverarbeitungsprogramm zur Verfügung, das die gängigsten Funktionen der Desktop-Edition von Word zur Verfügung stellt.
Der folgende Screenshot zeigt ein Word-Dokument eines Office 365-Testmandaten.
Und natürlich funktioniert Word Online auch in Microsoft Teams.
Zurück zum Blog-Artikel "Was ist Office 365"
Viel Spaß mit Microsoft 365.
Mit mehr als 1,2 Millionen Kunden ist Office 365 für Microsoft eine Erfolgsgeschichte. Im November 2015 berichtete Microsoft, dass sich monatlich mehr als 60 Millionen Nutzer mit dem Office 365 Service verbinden und auf die unterschiedlichen Anwendungen zugreifen. Der Hauptteil der Unternehmen, die Office 365 nutzen, entfällt auf Kleine und Mittelständische Unternehmen. Jedoch besteht ein nicht unerheblicher Teil der Office 365 Kunden aus Großunternehmen. Fast jedes der Fortune 500 Unternehmen nutzt Teile des Office 365 Serviceangebotes.
Die Nutzung der Cloud Angebote für E-Mail, Kommunikation und vereinfachte Zusammenarbeit bietet Unternehmen die Möglichkeit, auf einen Großteil der sonst erforderlichen lokalen IT Infrastruktur zu verzichten. Diese Reduktion führt zu einer sofortigen Kostenersparnis. Diesen Effekt, der es ermöglicht die freigewordenen Gelder für andere internen Aufgaben zu verwenden, hat Microsoft in der Vergangenheit bestens vermarktet.
Die Strategie war es immer, in einer Region oder einem Industriezweig Schlüsselkunden zu gewinnen, was anschließend im Rahmen eines "Gruppenzwangs" andere Unternehmen dazu bewogen hat, dem Weg in die Cloud zu folgen.
Dies bedeutet nun nicht, dass der Erfolg von Office 365 ausschließlich auf diesen Faktoren fußt. Vielmehr basiert der Erfolg zum einen auf der Vielfalt der Kundenbasis und natürlich auf der technischen Reife und der betrieblichen Einfachheit der zur Verfügung stehenden Produkte. Mit Hybrid-Konfigurationen wird die Migration zu Office 365 gerade für größere und komplexe Umgebungen vereinfacht. Jede einzelne Migration hat ihre ganz eigenen Herausforderungen basierend auf Ausgangssituation in der Kundenumgebung. Hier wird während der Migration deutlich, wo die Schwächen im Monitoring und in den Verwaltungstools der einzelnen Cloud-Dienste liegen. Diese Unterschiede und Schwächen gilt es genauestens zu kennen und zu adressieren, um eine möglichst reibungslose Migration zu Office 365 durchzuführen.
Der Fokus traditioneller Monitoring-Lösungen liegt meist in der Überwachung der IT Infrastruktur, die einen bestimmen Dienst oder Applikation unterstützt. In einer rein lokalen IT-Infrastruktur war dieser Ansatz auch in der Vergangenheit schon immer erfolgreich. Bei der Nutzung von Cloud-basierten Diensten ist dieser Ansatz nicht mehr ausreichend. Die lokal überwachte IT-Infrastruktur ist in den überwiegenden Fällen bekannt und die technischen Beziehungen zwischen erforderlichen Komponenten sind gut dokumentiert. Somit sind auch die zu überwachenden „normalen“ Betriebsparameter definiert und Grenzwerte für Abweichungen können konfiguriert werden.
Bei Cloud-basierten Diensten verhält es sich anders. Sie kennen die eingesetzte IT-Infrastruktur nicht, ganz zu schweigen von den detaillierten Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Systemen und Diensten. Hinzu kommt die Größe der Cloud-Infrastruktur. In der Menge (Masse?) der zur Verfügung stehenden Monitoring-Informationen ist es unmöglich, nur die Informationen zu betrachten, die für die selber genutzten Dienste relevant sind.
Die fundamentalen Unterschiede, zwischen dem lokalen Betrieb einer Geschäftsapplikation und dem Einsatz einer Cloud-basierten SaaS Applikation, erfordern einen neuen Ansatz für die Applikationsüberwachung. Anstatt nur die Verfügbarkeit oder Erreichbarkeit einer Applikation zu prüfen, muss die Verfügbarkeit und die korrekte Arbeitsweise von Applikationsfunktionen überwacht werden, also die wahre User-Experience.
Nehmen wir als Beispiel Exchange Online und betrachten den Versand und den Empfang von E-Mails. Die Kenntnis über die Länge der Nachrichtenwarteschlange sagt nichts über die Benutzererfahrung beim Versand von E-Mails aus. Diese eine Information zur Sicherung der Servicequalität fehlt. Wenn Sie die E-Mail Zustellung proaktiv überwachen, wissen Sie, dass E-Mail Nachrichten korrekt übertragen werden, Sie haben aber keinerlei Kenntnis, ob alle erforderlichen Funktionen des Cloud-basierten Dienstes für den Zugriff auf E-Mails für den Endanwender zur Verfügung stehen oder ob es zu Fehlern kommt. Die hierzu benötigten Informationen stellt Microsoft Administratoren und Endanwendern nicht zur Verfügung. Diese Form der Überwachung gelingt nur durch das Nachstellen von Applikationsfunktionen in Form von synthetischen Transaktionen. Für das vorgenannte Beispiel muss eine Monitoring-Lösung die gleichen Schritte ausführen, die z.B. Outlook 2016 für das Versenden und Empfangen von E-Mails durchführt.
Ein Office 365 Hybrid Betrieb bringt weitere Herausforderungen für das Monitoring. So wie Sie keine Kenntnis über die IT-Infrastruktur des Dienstanbieters haben, weiß Microsoft nicht, ob oder wann es in Ihrer IT-Infrastruktur zur Wartungsausfällen oder wirklichen technischen Problemen kommt. In einigen bestimmten Betriebsszenarien ist die Verfügbarkeit von lokal betriebenen Systemen für den korrekten Betrieb des Cloud-Dienstes zwingend erforderlich. Als Beispiel seien hier die Verzeichnissynchronisation und Active Directory Verbunddienste genannt. Entscheidet sich ein Unternehmen für die Nutzung der Verbunddienste, so werden die erforderlichen Systeme in der lokalen IT-Infrastruktur bereitgestellt und die Sicherstellung der Verfügbarkeit obliegt dem Unternehmen. In diesem Fall können die Auswirkungen bei einer Störung der Verfügbarkeit der Verbunddienste für das Unternehmen substantiell sein. Bei Nichtverfügbarkeit der Verbunddienste kann sich kein Endanwender an einen Office 365 Dienst anmelden. Auch wenn Endanwender diese Störung als Ausfall von Office 365 wahrnehmen, liegt die Verantwortung für die Beseitigung der Störung beim Kunden.
Cloud-basierte Dienste, wie Office 365, ermöglichen es Unternehmen und Anwendern von nahezu überall zu arbeiten. Aus diesem Grund entspricht die Überwachung von Cloud-Diensten von einem Standort aus, meist aus dem Rechenzentrum des Kunden, nicht dem realen Nutzungsverhalten der Anwender. Der Zugriff auf Cloud-Dienste erfolgt von unterschiedlichen Unternehmensstandorten und sowohl aus dem Unternehmensnetzwerk heraus wie direkt aus dem Internet. Um zu bewerten, ob es sich einer Störung um ein lokales Problem oder um einen generellen Ausfall eines Service handeln, müssen all diese unterschiedlichen Zugriffswege in Betracht gezogen werden.
Das klassische Monitoring von lokal betriebenen Systemen lässt sich nicht auf Cloud-Dienste übertragen. Da es nicht möglich ist, eigene Software zur Überwachung auf Office 365 Systemen zu installieren, müssen neue Wege bei der Überwachung gegangen werden. Die Überwachung von Cloud-Diensten erfordert unterschiedliche Methoden und Wege, um die gewünschte Servicequalität für Endanwender bereitzustellen. Mit Hilfe von synthetischen Transkationen können die Funktionswege aus Sicht der Endanwender geprüft und bewertet werden. Ergänzend erfolgt eine Überwachung der Erreichbarkeit von Diensten und deren Reaktionszeit auf Funktionsaufrufe.
Gute Monitoring-Lösungen stützen sich nicht nur eine Datenquelle, um Entscheidungen zu treffen. Stattdessen werden unterschiedliche Informationsquellen genutzt, um ein umfassenderes Gesamtbild zu erstellen und um eine Entscheidung treffen zu können, ob eine Störung vorliegt oder nicht. Bei einer auftretenden Störung ist es wichtig, schnell über das Problem und den Grund der Störung informiert zu werden, um gerade auch in Hybrid-Konfiguration schnell eingreifen zu können.
Mailscape 365 bietet diese zusätzlich Sichtbarkeit für potentielle Probleme bei der Nutzung von Office 365 und hilft Ihnen, Ihren Anwendern eine stabile E-Mail Plattform bereitzustellen.
Mailscape 365 überwacht sowohl Office 365, als auch die Hybrid-Dienste in der lokalen Infrastruktur. Das Browser-basierte Dashboard zeigt alle notwendigen Stati über den laufen Betrieb und erleichtert so das Monitoring aller zusammenhängenden Systeme. Es besteht keine Notwendigkeit, zusätzliche Überwachungslösungen für lokale Server, Hybrid-Systeme oder Office 365 einzusetzen. Die Darstellung des Mailscape 365 Dashboard ist besonders für große Monitore optimiert.
Eine solide und stabile Benutzererfahrung sicherzustellen, ist für jede Softwarebereitstellung in einem Unternehmen die wichtigste Prämisse. Dies gilt ebenso für die Bereitstellung von Office 365 Cloud-Diensten. Cloud-Plattformen sind sehr flexibel und leistungsfähig, jedoch kann es immer wieder einmal zu Störungen oder Unterbrechungen kommen. Mailscape 365 hilft Ihnen, Ihre gesamte Hybrid-Infrastruktur in Echtzeit zu überwachen, um Probleme oder Dienstbeeinträchtigungen zu erkennen und bewerten zu können. Dieses Wissen bietet Administratoren das Vertrauen, das alle Dienste wie erwartet funktionieren. Das Vertrauen ist die Basis, um Ängste vor dem Wechsel in die Cloud abzubauen.
Die Mailscape 365 Monitoring-Tests werden nicht nur von einem Server in Ihrer lokalen IT-Struktur ausgeführt, sondern auch von einem Internet-Service, um den größtmögliche Umfang an Funktions- und Verbindungstests zu bieten. Ergänzt werden diese Tests durch die Mailscape 365 Remote Probes. Mailscape 365 Remote Probes können an von Ihnen festgelegten Standorten platziert werden und führen Funktions- und Verbindungstests standortbasiert aus. Mit Hilfe dieser Remote Probes können Sie die Dienstqualität und Performance an besonders wichtigen Standorten dediziert überwachen. So haben Sie immer eine aktuelle Information über die Dienstqualität an diesen Standorten.
Microsoft investiert große Summen für den Aufbau, Betrieb und die stete Erweiterung von Office 365. Das Dienstangebot wird regelmäßig durch neue Dienste erweitert, neue Office 365-Regionen werden erschlossen und Schlüsselkunden werden in den Cloud-Server eingeworben. Nach und nach werden auch die eingebauten Monitoring-Funktionen in Office 365 durch Microsoft dem Serviceangebot angeglichen. Es liegt aber in der Natur eines Cloud-Dienstes, dass Kunden nie eine vollständige Sichtbarkeit mit Hilfe der Microsoft Tools erhalten werden. Es gibt gerade im Hybrid-Szenario wichtige Komponenten, die in der IT-Umgebung des Kunden überwacht werden müssen. Ohne solch eine Überwachung kann eine geforderte Dienstqualität nicht überwacht und somit auch nicht gewährleistet werden.
Die Monitoring Lösung Mailscape 365 kombiniert für die Office 365 Überwachung eigene synthetische Transaktionen mit Überwachungs- und Berichtsfunktionen der Microsoft API’s, um Ihnen ein klares und einheitliches Bild über den Status der von Ihnen abonnierten Cloud-Dienste zu geben. Die einmalige Kombination aus Überwachungs- und Berichtsfunktionen war für die Gartner Group ausschlaggebend, Mailscape 365 in ihrem „10 Steps to Develop a Practical Network Performance Strategy for Office 365“ Bericht zu empfehlen.
When it comes to monitoring applications, administrators often disagree with system administrators on what to monitor and which thresholds to configure. By nature system administrators focus on system-related counters and objects to observe. They do not care about application-related monitoring as those information's are out of the scope of their daily work. Vice versa, the same is true for application administrators.
Therefore there is not and will never be a single monitoring solution to combine different interests in the information. On the other hand, the business is highly interested in implementing an individual monitoring solution to reduce the overall licensing cost (priority 1), reduce the number of servers required to host monitoring solutions (priority 2) and to eliminate the need for technical training (priority 3).
System monitoring and application monitoring systems sometimes share an intersecting set of “things” they can monitor. The fact is that both monitoring approaches have different procedures on how to control.
The following diagram illustrates the system monitoring approach, where a probe connects to a target and queries data using a dedicated protocol supported by the target (e.g., SNMP, WMI, SSH, etc.).
The solution illustrated uses PRTG, which is a network monitoring solution that supports all standard protocols for monitoring. You can enhance the monitoring capabilities with individual scripts, programs, and libraries. You can find a link to PRTG at the end of this post.
In comparison to system monitoring the application monitoring approach looks very different, as the following figure shows:
Application monitoring relies on the existence of agents installed locally on the servers hosting the applications. This approach provides the ability to monitor from an application perspective. The agent itself performs checks depended on the application running on the same server. For example, the agent checks that DNS name resolution works using the configured DNS servers on the server. If DNS resolution does not work, the agent responds with an error to central management even when the DNS server itself is reachable by the system monitoring probe.
In the current IT landscape where messaging and collaboration solutions provide business functionality at a large scale and are set up in high-availability configurations, the monitoring of such implementations from an application perspective is crucial. In a world where “always-on” is the business goal for a mobile workforce, downtime of messaging and collaboration systems is an issue.
The ENow Management Suite supports your monitoring efforts for:
Mailscape is the part of the ENow Management Suite which helps you to monitor the messaging infrastructure components like Exchange Server, Blackberry Enterprise Server, and SMTP relay servers.
Mailscape 365 is part of the ENow Management Suite which monitors your Exchange Online and Hybrid Exchange deployment inclusive of required hybrid components like AD FS and DirSync.
Compass is the part of the ENow Management Suite which monitors domain controllers and Active Directory specific topics.
ForeSite is the part of the ENow Management Suite which monitors your SharePoint farms and the related SQL database servers.
Besides monitoring the vitals of the application components and the infrastructure requirements (network, AD, etc.), the solution provides an extensive reporting functionality. The default set of reports fits most reporting needs, but you can set up individual reports as well. A significant feature is the ability to provide reports to different groups of stakeholders.
Monitoring servers should not be a time-consuming task for an application administrator. Therefore the interface of the ENow Management Suite is quite handsome, as it displays all statuses in a dashboard. As long as all conditions are green, the application administrator can focus on other work. When using all parts of the ENow Management Suite, you act within one single dashboard, but each part utilizes it’s own security groups to access the dashboard.
How does a SharePoint administrator work with ForeSite?
The following screenshot shows the ForeSite dashboard:
If the dashboard uses a traffic light approach to signal good, warning, and error states for each component monitored. This makes it easy to focus on the section of the application infrastructure, where an element is not in a healthy state. It cannot be any more intuitive.
By just clicking on the signaling rectangle, you dig deeper to the next level of information:
It seems as if there is something wrong with a SharePoint timer job. But what is going on?
Ok, it is not the SharePoint timer service itself. It is just one of the timer jobs itself.
The Application Addressed Refresh Job is offline for 3.4 days. That is valuable information, and the SharePoint administrator knows where to start to solve this issue.
This is a basic example of how an application monitoring solution can help to identify the error.
The reporting functionality of ForeSite helps to gather a lot of different data from a SharePoint farm. Those reports can be executed manually or be sent automatically by email repeatedly. The report's overview displays a list of different reports which are available by default:
With the proactive monitoring of critical SharePoint services, like Site Availability, Timer Jobs, Search, and Index, and content databases, ForeSite helps the application administrator to focus on daily work. The alerting functionality helps to reduce the response time in the case of an error and therefore helps to reduce the overall business impact to a minimum.
The classic system monitoring solution is the interface of the administrative personnel responsible for the IT infrastructure itself. The application monitoring solution is the primary interface for application administrators and runs on top of the IT infrastructure. Even when some components (disk, memory, CPU, …) are measured by both solutions.
Besides monitoring of different vital aspects of the application, an application monitoring solution provides the ability for application-specific reports. Those reports and even the dashboard itself can be made available to different groups of stakeholders in the company using Windows credentials.
An application monitoring and reporting solution is a valuable addition to classic system monitoring.
What are your thoughts on system and application monitoring? Leave a comment.
Get your free 21-day trial of the ENow Management Suite today: http://www.granikos.eu/en/Products/ENowManagementSuite
Need more professional consulting on Exchange Server, Office 365, or Exchange configurations? Do not hesitate to contact us by email: info@granikos.eu
Die Einführung von Office 365 ist im Allgemeinen keine große technische Herausforderung. Die technischen Anforderungen sind klar definiert und können in den meisten Fällen direkt 1:1 umgesetzt werden. Bei manchen Unternehmen ist die Konfiguration der technischen Anbindung der lokalen IT-Infrastruktur an Office 365 durchaus komplex, aber kein wirkliches Hindernis.
Neben den rein technischen Themen bei der Implementierung von Office 365 können unternehmensinterne Abstimmungen und Entscheidungsfindungen ein großer Hemmschuh für Office 365-Projekte sein. Diese sind immer dann eine Herausforderung, wenn keine ausreichende Unterstützung aus der Führungsebene vorhanden ist oder, noch wesentlich schlimmer, keine klare Cloud-Strategie existiert. Ohne eine klar definierte Unterstützung der Geschäftsführung sollten Sie von einer produktiven Office 365-Einführung Abstand nehmen.
Welche Hindernisse gibt es jenseits der technischen Implementierung von Office 365 und unternehmensinternen Entscheidungsprozessen?
Aber selbst mit allen notwendigen technischen Voraussetzungen und einer klaren Entscheidung, Office 365 als integralen Bestandteil der IT-Plattform im Unternehmen zu nutzen, kann es zu Problemen bei der Einführung von Office 365 kommen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen IT-Mitarbeiter hat, die über das notwendige Knowhow zur Einführung von Office 365 verfügen, werden gerne Projektpartner oder Personaldienstleister in Anspruch genommen. Dies führt zu besonderen Kunde-Dienstleister-Konstellationen.
Und hier beginnen die Herausforderungen, die zu einer schlechten Office 365-Implementierung führen können.
An den folgenden beiden Beispielen möchte ich Ihnen die Problemsituationen verdeutlichen, die auch für die Office 365-Einführung in Ihrem Unternehmen ein Risiko darstellen können.
Fachkräfte, die sich mit allgemeinen Cloud-Technologien und mit Office 365 im Besonderen auskennen, sind rar. Dies ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen ihre IT-Mitarbeiter im Bereich Cloud-Technologien nicht weiterbilden.
Möchte ein Unternehmen Office 365 einführen und eine Migration zu Office 365 durchführen, wendet man sich entweder an ein IT-Systemhaus oder einen Projektdienstleister, mit dem man bereits andere Projekte durchgeführt hat. Alternativ beauftragt man einen Personaldienstleister, einen Office 365-Experten für einen definierten Projektzeitraum zu finden. Dies resultiert in einer direkten Beauftragung zwischen dem Kunden (Ihr Unternehmen, im Folgenden AG genannt) und Personal-/Projektdienstleister bzw. Systemhaus als Auftragnehmer (AN).
Auf dieser ersten Ebene (A) endet bereits Ihre direkte Einflussnahme als Kunde, da nur zwischen Ihrem Unternehmen und dem direkten Auftragnehmer ein Vertragsverhältnis besteht. Bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister sollte es Ihnen als Kunden bewusst sein, dass ein weiteres Glied der Beauftragungskette hinzugefügt wird, bevor Ihnen ein Office 365-Experte zur Seite gestellt wird. Wenn Sie einen Projektdienstleister oder ein Systemhaus beauftragen, haben Sie die Erwartung, dass diese Ihnen mit eigenen Experten helfen können. Diese Erwartung kann oft nicht erfüllt werden, da die Auftragnehmer mehr Projekte annehmen als sie effektiv bedienen können. Die vorhandenen Experten werden schlichtweg überbucht.
Um das angenommene Kundenprojekt nicht zu gefährden, bedienen sich die Aufragnehmer der Ebene A der gleichen Methodik wie der Endkunde. Sie kontaktieren ihrerseits Personaldienstleister, um fehlendes Expertenwissen einzukaufen. Damit sind wir in der zweiten Beauftragungsebene (B) angekommen. Oftmals kontaktieren Projektdienstleister und Systemhäuser mehrere Personaldienstleister, um das fehlende Expertenwissen möglichst günstig einzukaufen. Hierbei kommt es zu einer weiteren Beauftragung und einer zusätzlichen Auftraggeber-/Auftragnehmer Konstellation.
Verfügt ein Personaldienstleister aus Ebene B nicht direkt einen Experten zur Projektunterstützung, erfolgt eine erneute Suche nach einem Experten aus dem Pool registrierter Beraterunternehmen und Freelancer.
Dies ist nun die dritte Beauftragungsebene (C). Die Suche nach einem Office 365-Experten der beiden ersten Beauftragungseben A + B führt manchmal zu der amüsanten Situation, dass das gleiche Kundenprojekt bei Dienstleistern der Ebene C durch unterschiedliche Personal- und Projektdienstleister angefragt wird. Die Beauftragung des ausführenden Dienstleisters oder Freelancers in dieser dritten Ebene führt natürlich zu einer weitere Auftraggeber-/Auftragnehmer-Situation.
Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.
Wie wirkt sich solch eine Beauftragungskette für ein einzelnes Office 365-Projekt auf den Erfolg des Kundenprojektes aus?
Das große Problem einer solchen Beauftragungskette ist, dass mehrere AG/AN-Beziehungen zwischen Parteien bestehen, die ganz unterschiedliche Geschäftsinteressen verfolgen, die von Ebene zu Ebene undeutlicher werden. Der Dienstleister der dritten Ebene hat keine direkte Beziehung zum Kunden und zum ausgehenden Kundenprojekt. Die Erbringung der Dienstleistung und die damit verbundene Verantwortung erfolgen immer nur von Ebene zu Ebene. Diese Beauftragungskette beeinträchtigt auch die Kommunikationswege für das Kundenprojekt, wodurch dem Kunden nicht das vollständige Expertenwissen zur Verfügung steht.
Ein weiteres Problem dieser Beauftragungskette ist, dass die Dienstleister und Freelancer der dritten Ebene preislich gegeneinander ausgespielt werden. Auf dem Weg nach oben wiederum schlägt jeder beteiligte Personal- oder Projektdienstleister 10-20% auf den Einkaufspreis der Dienstleistung auf. Der Preis, den der Kunde wahrnimmt, suggeriert ihm, dass er Expertenwissen erhält, was eine entsprechende Erwartungshaltung generiert. Die natürlichen Kommunikationsverluste der Beauftragungskette führen nahezu zwingend dazu, dass die Kundenerwartung nicht erfüllt werden kann.
Erschwert wird diese Situation dadurch, dass Dienstleister und Freelancer oftmals gezwungen sind, unter der direkten Flagge eines Projektdienstleisters aufzutreten. Hierbei erhalten sie ein eigenes Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Projektdienstleisters und erscheinen dem Kunden gegenüber wie hausinterner fester Mitarbeiter. Um einer Scheinselbstständigkeit zu entgehen, arbeiten Freelancer zur gleichen Zeit in mehreren Projekten. Dies wiederum führt zu Zeitverzögerungen bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Projektkommunikation und hinterlässt so bei Ihnen, als Kunden, automatisch einen schlechten Eindruck,
Die mehrstufige Kommunikation fördert Missverständnisse, gerade im Hinblick auf notwendige Kundenberatung für die erfolgreiche Einführung von Office 365. Durch die Eingrenzung auf festdefinierte Projektthemen ist keine ganzheitliche Beratung und Einführung von Office 365 Produkten und Diensten möglich. Selbst wenn der Dienstleister oder Freelancer, als beauftragter Experte, seine Expertise in das Kundenprojekt einbringen möchte, wird er in den meisten Fällen durch einen Auftraggeber in Ebene A oder B ausgebremst, da diese vermeintlich zusätzliche Expertise nicht Bestandteil der Beauftragung ist. Der Kunde erfährt nie, dass er keine umfängliche Dienstleistung erhalten hat.
Für den Kunden birgt solch eine Beauftragungskette ein hohes Risiko, nicht die optimale Beratung zur Implementierung von Office 365 zu erhalten.
Ähnlich sieht es im zweiten Beispiel aus, wenn Sie im Rahmen der Einführung einer neuen Software-Lösung zwangsweise auch Office 365 einführen müssen.
Dieses Beispiel ist eine Variation von Beispiel A und in der Wahrscheinlichkeit zum Scheitern einer zukunftsfähigen Office 365-Einführung noch riskanter.
Als Kunde möchten Sie gerne eine neue Software-Lösung, wie z.B. eine cloudbasierte ERP-Lösung, einführen, um eine ältere, lokal betriebene, Software-Lösung zu ersetzen. Die Nutzung dieser ERP-Lösung erfordert, dass die Postfächer Ihrer Mitarbeiter in Exchange Online bereitgestellt werden. Die ERP-Lösung ist nicht kompatibel mit Postfächern, die in einer lokalen Exchange Organisation gespeichert sind oder bei einem anderen Provider gehostet sind.
Der primäre Fokus des ERP-Vertriebsteams liegt auf dem Verkauf von Nutzungslizenzen. Die Voraussetzungen zur Nutzung der ERP-Software und die technische Realität in der Kundenumgebung werden bewusst ausgeklammert. Sie als Kunde werden in der Sicherheit gewogen, dass eine cloudbasierte Software leicht und einfach zu implementieren ist. Die noch fehlende Office 365-Implementierung in Ihrem Unternehmen wird als Integrationsbaustein zur Softwarenutzung mitverkauft.
Mit dem Erwerb der ERP-Lizenzen beauftragen Sie In diesem Beispiel auch die Migration von Office 365.
Nun ist es so, dass der Software-Dienstleister (Beauftragungsebene A) nicht über das erforderliche Knowhow verfügt, um einen neuen Office 365-Mandaten vollständig und sicher zu konfigurieren. Um dieses Defizit auszugleichen, vergibt er die Office 365-Anbindung an einen anderen Dienstleister (Ebene B). Dieser Dienstleister wiederum verfügt ebenfalls nicht über das notwenige Knowhow bzw. hat kein Personal verfügbar, um die Office 365-Anbindung selbst auszuführen.
Auch in diesem Fall tritt dieser Dienstleister an einen weiteren Dienstleister oder Freelancer (Ebene C) heran, um die eigentlich Office 365-Anbindung durchzuführen.
Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden, dem Software-Dienstleister und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.
Der wichtigste Unterschied zu Beispiel A ist der Umstand, dass dem Kunden eine Software-Produkt verkauft wurde und die Office 365-Anbindung preislich bereits inkludiert ist. Somit besteht keinerlei Spielraum, um eine umfassende Office 365-Beratung und Umsetzung durchzuführen. Der ausführende Dienstleister in Ebene C ist gezwungen, nur das notwendige Mindestmaß an Arbeiten durchzuführen.
Als Resultat verfügt der Office 365-Mandant des Kunden zwar über die Funktionen zur Nutzung der verkauften ERP-Software, eine Konfiguration zur Absicherung des Office 365-Mandaten findet jedoch nicht statt. Als weitere negative Auswirkungen auf diese Art einer Office 365-Implementierung sind u.a. zu nennen:
In diesem Fall nutzt der Kunde anschließend zwar Office 365, jedoch in mit einer als unsicher einzustufenden Konfiguration.
Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Einführung von Office 365 planen oder die Nutzung von Office 365 eine Voraussetzung für die Einführung einer SaaS-Lösung ist, achten Sie besonders darauf, wer welche Dienstleistung erbringen kann. Je mehr Beauftragungsstufen in solch einem Projekt vorhanden sind, desto komplizierter werden die Auftraggeber- und Auftragnehmer-Abhängigkeiten. Es entstehen automatisch Interessenskonflikte, die nicht mehr das Wohl des Kunden und den Erfolg des Projektes im Fokus haben.
Das Scheitern der Office 365-Einführung ist dann besonders groß, wenn Sie als Kunde keinerlei Wissen über Cloud-Technologien im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen in Ihrer IT-Abteilung verankert haben. Ohne dieses Wissen sind Sie nicht in der Lage, die Empfehlungen und Arbeiten der beauftragen Dienstleister zu bewerten. Diese Situation wiegt noch einmal schwerer, wenn Sie die Betreuung Ihres Office 365-Mandanten als Managed Service an einen Dienstleister ausgelagert haben. Sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und Zertifizierung Ihrer IT-Mitarbeiter in den Technologiefeldern, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen.
Achten Sie bei der Beauftragung eines IT-Dienstleisters unbedingt darauf, dass keine Beauftragungsketten entstehen. Nehmen Sie hierzu Ihre Dienstleistungspartner in die Pflicht und fordern Sie eine Mitteilung über solche Beauftragungsketten ein. So haben Sie die notwendige Klarheit über vertragliche Abhängigkeiten, die außerhalb Ihres Kontrollbereiches sind und eventuell ein Risiko für Ihr Office 365-Projekt darstellen.
Outlook ist in diesem Fall die Kurzbezeichnung von Outlook on the Web, also der Webversion des E-Mail-Clients Outlook. Die Abkürzung lautet OWA.
Outlook ist Ihr zentraler Webclient für den Zugriff auf Ihr persönliches Postfach, freigegebene Postfächer, Konversationen von Office 365 Gruppen und Öffentliche Ordner, insofern Sie diese verwenden.
Innerhalb von Outlook stehen Ihnen neben den Standardfunktionen eines E-Mail-Clients noch weitere Funktionen als AddIns zur Verfügung, die allerdings eine Aktivierung oder sogar eine Anwenderlizensierung erfordern. Dies sind z.B.:
Weitere, automatisch aktive AddIns sind Bing Maps, Meine Vorlagen oder Abonnement kündigen. Die Verwaltung dieser AddIns erfolgt durch den Office 365 Administrator.
Outlook ist ein vollwertiger E-Mail-Client und eine leitungsstarke Alternative zur klassischen Desktopversion von Outlook.
Der folgende Screenshot zeigt den Outlook on the Web Posteingang.
Der Office 365 Kalender ist die webbasierte Variante des aus Outlook für Desktop bekannten Kalenders.
Hier haben Sie die Möglichkeit, den persönlichen Kalender, freigegebene Kalender anderer Postfächer oder Kalender von Office 365 Gruppen anzuzeigen. Wenn Sie mehrere Kalender gleichzeitig auswählen, werden die Informationen farbig getrennt übereinandergelegt dargestellt.
Sie können Termine einfach mit der Maus verschieben und neue Termine, Terminserien und Besprechungen erstellen. Bei der Erstellung einer Besprechung haben Sie auch die Möglichkeit, direkt ein Teams-Meeting anzulegen.
Der folgende Screenshot zeigt den Office 365 Kalender mit der aktivierten Ansicht des persönlichen Kalenders und mehrerer Office 365 Gruppenkalender.
Office 365 Personen ist das Äquivalent zu den persönlichen Kontakten in Outlook für Desktop.
Hier können Sie neue Kontakte erstellen oder bestehende bearbeiten. Die hier durchgeführten Änderungen werden auch auf Ihre mobilen Endgeräte synchronisiert, solange das persönliche Office 365 Postfach eingebunden ist.
Der folgende Screenshot zeigt die persönlichen Ansicht der persönlichen Kontakte mit dem direkten Zugriff auf die dem Anwender zur Verfügung stehenden Adresslisten (unten links).
Innerhalb dieser Ansicht können Sie auch die Office 365 Gruppen einsehen, in den Sie Mitglied oder deren Besitzer Sie sind. Nach Asuwahl einer Gruppen erhalten Sie Informationen, für welche Office 365 Applikationen die Gruppe aktiviert ist. ´Wenn für eine Gruppen ein Datenbereich aktiviert ist, haben Sie über diese Ansicht direkten Zugriff auf die zur Gruppe gehörenden Dateien. Als Besitzer können Sie hier die Mitglieder Ihrer Gruppen pflegen.
Der folgende Screenshot zeigt die Gruppenansicht als Besitzer, inklusive den Details einer ausgewählten Office 365 Gruppe.
Auf der Microsoft Ignite 2019 Konferenz wurde bekanntgegeben, dass die unterschiedlichen Quellen für persönliche Aufgaben, z.B. Planner oder Outlook Aufgaben, in der To Do-Applikation zusammengeführt werden.
Wenn Sie über Outlook on the Web werden Sie automatisch zu To Do umgeleitet und auf das neue Aussehen von Aufgaben hingewiesen:
Ob in Ihrem Tenant noch die alte Aufgabenliste Anwendung findet oder ob für Ihren Tenant bereits To Do aktiviert ist, erkennen Sie in Outlook on the Web an den folgenden Icons:
Wenn das folgende folgende Icon angezeigt wird, nutzen Sie bereits To Do:
Wenn das folgende Icon angezeigt wird, nutzen Sie noch die alte Aufgaben-Funtkion von Outlook on the Web.
Mehr zu To Do finden Sie in diesem Blogartikel