Wie kann ich eine Cloud-Only Shared Mailbox in Office 365 in eine AAD Connect synchronisierte User Mailbox konvertieren, deren Anmeldung anschließend über ADFS erfolgt?
Verbinden Sie sich mit der Exchange Online PowerShell und prüfen Sie zuerst, ob das anzupassende Postfach vom Typ SharedMailbox ist. Dies erkennen Sie daran, dass das Attribut RecipientTypeDetails den Wert SharedMailbox hat.
Anschließend wird die Shared Mailbox in den Typ UserMailbox umgewandelt. Dies erfolgt mit Hilfe von
Set-Mailbox -Identity MAILBOXNAME -Type Regular
Die erneute Prüfung zeigt den neuen RecipientTypeDetails Typ UserMailbox.
Nun wird im lokalen Active Directory (AD) der entsprechende User mit dem gleichen User Pricipal Name wie der Cloud-Only User neu angelegt.
Nachdem der neue Benutzer im AD erstellt ist, muss diesem nun die Default SMTP Adresse eingetragen werden. Die Adresse wird bei den User Attributen unter proxyAddresses eingetragen. Um die Attribute sehen und bearbeiten zu können, müssen in der Active Directory Users and Computers Management Console die Advanced Features aktiviert werden.
Der Reiter Attribute Editor erscheint nur, wenn der entsprechende User in der OU aufgerufen wird, in dem er gespeichert ist. Wenn der User über die Such-Funktion aufgerufen wird, erscheint der Reiter leider nicht. Wo der User im AD liegt kann man im Reiter Object sehen.
Rufen Sie im Reiter Attribute Editor das Attribute proxyAddresses auf und tragen den entsprechenden SMTP Eintrag ein. Wichtig ist, dass SMTP in Großbuchstaben geschrieben wird. Nur dann ist es die Default oder primäre SMTP Adresse. In Kleinbuchstaben wäre es ein Alias bzw. eine zusätzliche Empfangsadresse und das passt nicht zum Eintrag in Office 365. AAD Connect matcht über die primäre SMTP Adresse.
Nach dem Speichern des Eintrages muss der AAD Connect Sync abgewartet werden und dem User in Office 365 noch eine passende Lizenz zugewiesen werden, damit die Mailbox auch aktiv wird.
Viel Spaß mit Office 365
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Update 2020-05-25: TechNet Gallery links removed due to end of TechNet Gallery in mid-2020 Update 2020-02-07: Report for enabled client protocols, Exchange Environment Report - v2, Set thumbnailPhoto for AzureAD guest users added Update 2019-05-07: Export mailbox delegates and SMTP forwarding information added Update 2018-09-04: Add remote IP-address ranges to a receive connector added Update 2018-06-16: Manage Master Category List for Shared Mailboxes and Teams added Update 2018-04-29: Convert Word documents using PowerShell and Set Mailbox Item Private Flag added Update 2018-01-24: Create a new Room Mailbox with Security Groups added Update 2017-11-11: Export all user mailbox permissions added Update 2017-09-22: Remove Out-Of-Office rules from user mailbox added Update 2017-05-20: Parse email messages content for further processing and Update OWA vDir config across multiple servers added Update 2017-03-18: Fetch recently created public folders and Clear Private Flag on Mailbox Messages added Update 2017-02-22: Remove Orphaned HealthMailbox and SystemMailbox Accounts from MESO Container added Update 2017-02-17: Test Office 365 Domain Availability added Update 2017-02-13: Connect to Exchange Server 2013+ using remote PowerShell added Update 2017-02-07: Create Exchange internal/external Url based certificate requests, Create a scheduled task for Exchange Server 2013 added Update 2017-01-24: Gather Exchange Configuration Data added Update 2017-01-05: Export Messages from Transport Queue added Update 2016-11-29: Clean legacy public folder ACL added, Scripts categorized Update 2016-11-28: Add multiple legacy public folder replicas added Update 2016-08-18: Simple import of multiple PST files for a single user added Update 2016-07-28: Change IIS Log File settings Github Url added, Create a new Team Mailbox with Security Groups added Update 2016-06-04: GlobalFunctions added Update 2015-06-18: Copy-ReceiveConnector updated Update 2015-06-01: Exchange 2010 Public Folder Replication Report (UTF8 support) Update 2015-05-21: Copy anti-virus pattern to Exchange 2010/Exchange 2013 servers added Update 2014-12-10: Copy a receive connector from one Exchange Server to multiple Exchange Servers added
Die Virtualisierung von Exchange ist nicht neu und war bereits seit Exchange 2003 mit VMware eine Option, obwohl es damals von Microsoft keine offizielle Unterstützung hierzu gab. Im Rahmen des Microsoft Server Virtualization Validation Program (SVVP) wurde die Virtualisierung von Exchange 2007 Service Pack 2 auf VMware ESX 3.5 Update 2 erstmal offiziell voll unterstützt.
Mit der Veröffentlichung von Exchange Server 2010 wurden alle Serverrollen (Unified Messaging ab Exchange 2010 SP1) auf allen SVVP validierten Hypervisor-Plattformen unterstützt. Die Unterstützung der Virtualisierung von Exchange Server 2010 wurde aber nur langsam adaptiert, da dies eine grundlegende Änderung im Design und der Architektur der Systeminfrastruktur mit sich brachte. Viele Systemadministratoren misstrauten der Virtualisierung und führten häufig die fehlende "Performance" als primären Grund an, sich gegen die Virtualisierung zu entscheiden. Interessant ist, dass "Performance" als genereller Begriff verwendet wurde (wird), um die Virtualisierung von Exchange Systemen abzuwenden. Die technologische Weiterentwicklung von Exchange und die stete Reduzierung der Anforderungen an Speichermedien in Bezug auf den erforderlichen Datendurchsatz, denn diese waren in der Vergangenheit der einzige Grund, sich gegen die Virtualisierung zu entscheiden, wird teilweise immer noch ignoriert.
Mit Exchange Server 2013 können alle Rollen problemlos virtualisiert werden und ermöglichen so eine optimale Ausnutzung der Hardware-Ressourcen in Ihrem Rechenzentrum.
Trotzdem ist es erforderlich, eine Exchange Umgebung korrekt und gewissenhaft zu planen und zu berechnen. Dies hat sich mit der Virtualiserungsoption für Exchange nicht geändert. Nur mit einer gewissenhaften Planung können komplexe Änderungen der Exchange-Landschaft zu einem späteren Zeitpunkt vermieden werden. Exchange Server 2013 besteht aus folgenden Serverrollen:
Die erfolgte Reduzierung von vier Serverrollen in Exchange 2007/2010, hin zu zwei Serverrollen, wenn wir die Edge-Rolle einmal als Sonderfall betrachten, erleichtert die Konzeption einer virtualisierten Exchange-Umgebung erheblich.
Wenn es um das Thema Virtualisierung von Enterprise-Applikation geht, einmal ganz ohne den Fokus Exchange, muss immer geklärt werden, wie die Hochverfügbarkeit (HA) der Applikation gewährleistet wird. Auf der einen Seite existieren HA-Funktionen in der jeweiligen Hypervisor-Plattform selber, auf der anderen Seite stehen die HA-Funktionen der Applikationen. Naiv gesehen könnte man annehmen, dass beides zusammen das Maximum an Hochverfügbarkeit bieten würde. Dies ist jedoch nicht der Fall.
Gerade für den Fall eines Support-Calls mit Microsoft ist es wichtig, dass Exchange in einer Konfiguration betrieben wird, die auch zu 100% unterstützt wird.
Für die Virtualisierung von Exchange Server 2013 gilt es Folgendes für einzelnen Systemkomponenten zu beachten
Exchange Server 2013 kann ebenso wie Vorgängerversionen als Multi-Role Server (Mailbox- und CAS-Rolle auf einem Server) oder als Single-Role Server (Mailbox-Rolle und CAS-Rolle auf separaten Systemen) installiert werden. So wie Exchange Rollen selber aufgeteilt werden können, können auch physische und virtuelle Systeme verteilt betrieben werden.
Natürlich können (sollten) auch die benötigten Load Balancer virtualisiert betrieben werden. Die möglichen Kombinationen mit den o.g. Exchange-Konfigurationen sind zahlreich und werden in diesem Artikel vernachlässigt.
Grundsätzlich gilt die Empfehlung, für das Sizing einer Exchange 2013 Umgebung (physisch oder virtuell), den Exchange 2013 Server Role Requirements Calculator zu verwenden. An diesem Tool führt kein Weg vorbei, wenn man eine verlässliche Aussage zu den Anforderungen für die Exchange Umgebung erhalten möchte. In den aktuellsten Versionen sind notwendige Berechnungskorrekturen für die Virtualisierung bereist enthalten. Microsoft geht von einem zusätzlichen Overhead durch den Hypervisor von 10% aus. VMware wiederum geht von ca. 2% bis 5% Overhead aus.
Wie bereits erwähnt, ist eine 1:1 Zuordnung von virtuellen CPU Cores zu physischen CPU Cores zu empfehlen, da dies die Umsetzung der kalkulierten Anforderungen in den laufenden Betrieb stark vereinfacht.
Microsoft hat empfiehlt beim Einsatz von Exchange Server (2010 und 2013) auf das Hyper-Threading der CPUs zu verzichten. Wichtig ist, dass Hyper-Threading CPUs nicht gleichzusetzen sind mit physischen CPUs. Als Hauptgrund wird angegeben, dass dies die CPU Planung unnötig verkompliziere. Als zweiter Grund wird die .NET Garbage Collection angeführt, die auf Basis der CPU Anzahl arbeitet und entsprechend Arbeitsspeicher allokiert. Durch Hyper-Threading wird allerdings unnötig viel Arbeitsspeicher für die Garbage Collection reserviert.
Im Rahmen einer Virtualisierung besteht das beschriebene Problem nicht im gleichen Ausmaß, wie in einer physischen Umgebung, da der VM eine feste Anzahl an Prozessoren zugeordnet ist. Dies bedeutet, dass Sie das für Ihre Umgebung passende Processor-Ratio finden müssen, wenn Sie nicht der 1:1 Zuordnung folgen möchte. Dies gelingt am besten, indem Sie mit einer 1:1 Zuordnung beginnen und mit einer System-Monitoring Lösung eine Baseline erstellen. Anschließend passen Sie die Prozessorzuordnung an und vergleichen die Auslastung- und Performancediagramme mit der Baseline.
Die nachfolgende Tabelle listet die Mindestanforderungen an Arbeitsspeicher für Exchange Server 2013
Dies sind die absoluten Mindestanforderungen. Ohne Verwendung des Role Requirements Calculators wird eine korrekte Planung für den performanten Betrieb von Exchange nicht gelingen.
Für einen Exchange Mailbox-Server mit 1000 Postfächern mit einem Anwenderprofil von 150 gesendeten und empfangenen Nachrichten pro Tag und einer Anforderung von 36MB Datenbankcache pro Postfach, benötigen Sie bereits mindestens 36GB Arbeitsspeicher. Ergänzend zum Role Requirements Calculator empfehle ich den Blog-Artikel "Ask the Perf Guy: Sizing Exchange 2013 Deployments" (http://bit.ly/PerfGuyExchange2013Deployments).
Ergänzend zu den Speicheranforderungen für Exchange Server 2013 müssen noch 4GB bis 8GB für das Betriebssystem addiert werden.
Für die Planung der Netzwerkverbindungen der virtuellen Systeme gelten die gleichen Anforderungen wie für physische Exchange Server. Exchange Server, die nicht Mitgliedsserver einer DAG sind, können mit einem einzelnen Netzwerkadapter konfiguriert werden. Mitgliedsserver einer DAG sollten immer mit zwei Netzwerkadaptern konfiguriert werden, um die Datenbankreplikation über ein separates Netz zu leiten und vom allgemeinen Zugriff auf die Postfachdatenbanken zu trennen. Der Einsatz von einzelnen Netzwerkadaptern ist zwar unterstützt, sollte sich aber auf Test- und Laborumgebungen beschränken.
Die physischen Netzwerkadapter im Host-System können durch Teaming ausfallsicher konfiguriert werden.
Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie ein Exchange 2013 Mailbox Server, der Mitgliedserver einer DAG ist, und ein CAS Server nur durch VLANs getrennt an einem virtuellen Switch verbunden sind. Der virtuelle Switch ist durch NIC-Teaming im Hypervisor redundant mit der physischen Netzwerk Infrastruktur verbunden.
Mit der gleichen Exchange Server-Konstellation kann aber das DAG Netzwerk-Interface zur Datenreplikation über einen separaten virtuellen Switch, der über ein eigenes NIC-Interface im Hypervisor verfügt, mit einem dedizierten Replikationsnetzwerk verbunden werden.
Die zweite Konfiguration stellt sicher, dass die Datenreplikation in einem dedizierten physischen Netzwerk stattfindet. Jedoch erhöht dieser Lösungsansatz auch die Komplexität der Netzwerkinfrastruktur selber. Hinzu kommt, dass standardmäßig das MAPI Netzwerk als Backup für einen möglichen Ausfall des Replikationsnetzwerkes verwendet wird. Wenn Sie ausschließen möchten, dass das MAPI Netzwerk als Backup-Netzwerk verwendet werden kann, müssen Sie die Hochverfügbarkeit des Replikationsnetzwerkes sicherstellen.
In VMware Umgebungen empfiehlt es sich, immer den VMXNET3 Adapter für die virtuellen Maschinen zu verwenden, da der E1000 Adapter im Host-System nur CPU 0 für die Emulation verwendet. Die Nutzung des VMXNET3 Adapters bietet somit eine deutlich bessere Performance gegenüber dem E1000 Adapter.
Ganz unabhängig von der gewählten virtuellen Netzwerkkonfiguration muss immer sichergestellt werden, dass die Host-System sowohl in der Hardware-seitigen, als auch in virtuellen Netzwerkkonfiguration identisch konfiguriert sind. Die virtuellen Gast-Systeme können schließlich nur zwischen Hosts verschoben werden, die auch die notwendigen Ressourcen (virtuelle Switche, VM Port Groups, etc.) zur Verfügung stellen.
Die Bereitstellung des notwendigen Festplattenspeichers für virtualisierte Exchange Server 2013 Systeme bietet vielfältige Optionen. Die rein physischen Optionen, wie z.B. Bereitstellung von Raw LUNs, die in einem SAN Speicher konfiguriert sind, oder VMDK, VHD/VHDX Dateien im SAN oder im DAS, oder aber die direkte Einbindung der Datastore-Volumes per iSCSI im Gast-Betriebssystem selber, unterliegen den Möglichkeiten und Anforderungen Ihrer Unternehmensumgebung. Manchmal unterliegt die Auswahl des Speichermediums aber auch internen politischen Richtlinien, durch die bestimmt wird, dass ein "teurer" SAN Speicher verwendet werden muss, obwohl dies durch die Anforderungen von Exchange Server 2013 selber gar nicht mehr notwendig ist. Eines der Arguments für die Migration zu Exchange Server 2013 ist die Unterstützung von günstigen JBOD Enclosures, die sehr große Datenspeicher sehr günstig (im Vergleich zu klassischem SAN Speicher) bereitstellen können.
Hier muss eine sehr genaue Abwägung zwischen technischem Vorteil/Nutzen und dem zusätzlichen Aufwand und der zusätzlichen Komplexität in der Umgebung für Speichersubsysteme erfolgen. Es ist meist schwierig, die Einführung einer neuen Technologie nur mit den Anforderungen einer einzigen Applikation zu begründen. Es ist hilfreich zu prüfen, ob nicht auch andere Applikationen, die in naher Zukunft migriert werden sollen (z.B. von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013), von dem neuen Speichermedium profitieren können. Eine stärkere strategische Ausrichtung hilft bei der Argumentation sehr.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Virtualisierung eine große Flexibilität im Sizing und im Betrieb einer Exchange Plattform mit sich bringt. Jedoch birgt eine Virtualisierung schnell auch Risiken. Dieses Risiken wirken sich nicht unbedingt auf den sicheren Betrieb von Exchange aus, sondern vielmehr auf die Reaktionszeit, also die Performance der Exchange Umgebung.
Grundsätzlich darf man aber nicht vergessen, dass gemessene Performance nicht gleichzusetzten ist, mit subjektiv gefühlter Performance. Insbesondere Endanwender sind sehr empfindlich und reagieren kritisch, wenn "Ihr" Outlook nicht in der gleichen Zeitspanne startet, wie "gestern". Ähnlich sieht es aus, wenn Nachrichten durch mangelhafte Ressourcenverfügbarkeit zu lange in einer Warteschlange verweilen, bevor sie zugestellt werden. Auch wenn Administratoren wissen, dass E-Mail (oder besser SMTP) ein Warteschlangen-basierende Kommunikation ist, ist dies Endanwendern meist nur sehr schwer zu vermitteln.
Viel Spaß bei der Virtualisierung von Exchange Server 2013.
Mit dem De-Mail Gesetz vom 28. April 2011 sollte ein neues Zeitalter der sicheren und verschlüsselten E-Mail Kommunikation zwischen Behörden, Unternehmen und Bürgern eingeläutet werden. Das Gesetz regelt die De-Mail-Dienste, die Akkreditierung von De-Mail-Anbietern, die Durchführung der Aufsicht und den Zugang zu De-Mail. De-Mail wurde mit der Intention ins Leben gerufen, die Verbreitung der Ende-zu-Ende Verschlüsselung zwischen E-Mail-Absendern und -Empfängern zu fördern.
Aktuell werden De-Mail-Dienstleistungen von vier Anbieter bereitgestellt:
Der Erwerb einer eigenen De-Mail-Domäne, wie z.B. varunagroup.de-mail.de, ist für Unternehmenskunden nur über einen der akkreditierten Anbieter möglich. Nach Erwerb der De-Mail-Domäne ist auch eine Gateway-basierende Anbindung für den Versand und Empfang von De-Mail-Nachrichten über diesen Anbieter möglich. Der Anbieter selber stellt hierbei die E-Mail-Verschlüsselung nach De-Mail-Standard sicher.
Die Informationen zum Erwerb einer De-Mail-Adresse bzw. De-Mail-Domäne ist bei den vier akkreditierten Anbietern unterschiedlich gut auffindbar.
Bei 1&1 ist das Produkt De-Mail relativ gut in der zweiten Menüebene zu finden. 1&1 versucht De-Mail Kunden mit einem finanziellen Einsparpotential gegenüber normaler Post zu locken. Hier ist allerdings bisher niemandem aufgefallen, dass mit leicht veralteten Zahlen auf den Jahren 2007, 2008 und 2010 gearbeitet wird. Ein De-Mail-Gateway, zur Integration in die IT-Infrastruktur wird für Unternehmenskunden augenschainlich nicht angeboten.
Mentana-Claimsoft räumt dem Produkt De-Mail mehr Aufmarksamkeit ein. De-Mail ist der erste Menüpunkt der Hauptnavigation. Die bereitgestellten Informationen lassen darauf schließen, dass Unternehmenskunden die Hauptzielgruppe sind. Es werden zwei unterschiedliche Optionen für eine De-Mail-Anbindung angeboten. Die erste Option besteht aus einer Gateway-Software-Lösung, die auf Java-Runtime 1.6 (32-bit) basiert und nur, laut Dokumentation, ältere Windows-Betriebssysteme, wie Windows 7/8 oder Windows Server 2008R2/2012, unterstützt. Als zweite Anbindungsvariante steht eine Web Service Integration zur Verfügung, für die allerdings eine Testintegration angefragt werden muss. Eine Bestellung kann über die Webseite nicht ausgelöst werden. Vielmehr darf man sich telefonisch an das Service Center De-Mail wenden.
Die T-Systems International GmbH versteckt De-Mail in der vierten Menüebene. Auf dem Weg in diese Ebene (Lösungen -> Security -> Lösungen -> De-Mail) trifft man auf aktuelle Buzz-Words zum Thema Cloud. Auch bei T-Systems wird zuerst mit dem preislichen Vorteil gegenüber der klassischen Briefpost geworben. Auf der Seite wird viel und bunt über De-Mail geschrieben und auf eine weitere Unterseiten verlinkt. Ein direkter Link zum Erwerb einer De-Mail-Domäne ist nicht auffindbar. Der Erwerb einer De-Mail-Domäne scheint nur in einem Beratungstermin möglich.
Die Telekom Deutschland GmbH bietet ebenfalls das Produkt De-Mail an. In der Menüstruktur der Hauptseite sucht man De-Mail allerdings vergebens. Das Produkt ist im Bereich des Menüpunktes Cloud & IT versteckt (Cloud & IT -> Sicherheit & Effizienz -> Für Daten & Mails) und befindet sich dort auf der Detailseite neben der Mobile Encryption App und BusinessMail X.400. Der einladende Link Jetzt Bestellen führt leider nicht zu einer Online-Bestellung, sondern zu einer Übersichtsseite für PDF-Formulare, um diese herunterzuladen und per Fax zurückzusenden. Die Telekom bietet unterschiedliche Leistungspakte für Geschäftskunden an. Man kann De-Mail ohne eigene Gateway-Lösung über das Web-Portal (einfache Variante) oder mit dem De-Mail-Gateway (Profi-Variante) nutzen. Der Erwerb einer De-Mail-Domäne ist bei der Telekom nur über die Nutzung von PDF-Formularen möglich.
In einem Kundenprojekt konnte ich Erfahrungen mit De-Mail und der Anbindung mit dem E-Mail-Security-Gateway NoSpamProxy sammeln. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass kein separates De-Mail-Gateway, dass von den Anbietern in Eigenregie entwickelt wurde, implementiert und betrieben werden muss. Stattdessen wird ein ausgereiftes E-Mail-Gateway Produkt verwendet, dessen De-Mail-Integration per Web Services auf die Schnittstelle des ausgewählten De-Mail-Anbieters zu greift. So ist der De-Mail-Versand in den regulären E-Mail-Verkehr eingebettet und durchläuft alle E-Mail-Prozesse für zentrale Signaturen und rechtssichere Archivierung.
Als Bestandkunde der Telekom lag es natürlich nahe, die De-Mail-Domäne über die Telekom Deutschland GmbH zu beziehen.
So beginnt die Reise...
Aber alles beginnt mit der Registrierung einer De-Mail-Domäne, um im E-Mails im Format info@varunagroup.de-mail.de versenden zu können. Wie schon erwähnt, öffnet ein Klick auf die Schaltfläche Jetzt Bestellen, auf der Telekom De-Mail-Webseite, eine eindrucksvolle Liste von PDF-Formularen.
Vergebens suchte man eine PDF-Nutzungsanleitungsbeschreibung. Aber das Formular mit dem Titel Auftrag für ein Business De-Mail-Konto sah vielversprechend aus.
Randnotiz: Interessant ist, dass diese Formulare unter dem Punkt Ihre Vorteile im Überblick verortet sind.
Im PDF-Formular wird glücklicherweise der Zweck des Formulars beschrieben: Mit diesem Formular können Sie ein De-Mail Konto beauftragen
Das Ausfüllen fiel nicht sonderlich schwer . Das ausgefüllte und unterschriebene Formular fand, inklusive zusätzlich benötigter Dokumente, anschließend seinen Weg per Fax an die im Formular genannte Faxnummer.
Danach passierte erst einmal... nichts.
Am 19. April schrieb ich eine freundliche E-Mail an den Geschäftskunden-Service der Telekom, in der ich die Situation schilderte und um Mithilfe bei der Identifikation der Telekom-internen Ansprechpartner für das Thema De-Mail bat. Die Reaktion erfolgte prompt. Meine Original-E-Mail wurde, um einen kleinen Hinweis ergänzt, an das De-Mail-Team (De-Mail@telekom.de) weitergeleitet.
Auf diese E-Mail erfolgte eine telefonische Kontaktaufnahme durch das De-Mail-Team der Telekom. Die Grundinformation des Telefonats war leider ernüchternd. Es lag keine Beauftragung per Fax vor.
Am 24. April wurde der Antrag auf eine De-Mail-Domäne als PDF-Dateianhang, mit der Bitte um eine Auftragsbestätigung, an das De-Mail-Team der Telekom per E-Mail (S/MIME signiert) gesendet. Die erfolgreiche SMTP-Zustellung wurde im E-Mail-Gateway protokolliert.
Danach passierte erst einmal - nichts.
Am 24. Mai wurde der Antrag auf eine De-Mail-Domäne als PDF-Dateianhang, mit der Bitte um eine Auftragsbestätigung, zum dritten Mal an das De-Mail-Team der Telekom per E-Mail (S/MIME) gesendet. Die erfolgreiche SMTP-Zustellung wurde abermals im E-Mail-Gateway protokolliert.
Es ist immer noch nichts passsiert. Keine Reaktion per Telefon, per E-Mail oder per Post.
Ich kann mich des Eindrucks nicht erwehren, dass die Telekom keine Neukunden für den Dienst De-Mail gewinnen möchte. Der Dienst scheint eine Art lästiges Pflichtprogramm zu sein. Auch das wäre zu verstehen, wenn es eine angemessene Reaktion des De-Mail-Teams geben würde.
Die Untätigkeit auf der Anbeiterseite verleitet naturgemäß zu Aktionismus. Nachdem ich heute den Telekom Login erneutet habe, stolperte ich in der Vertragsübersicht über die Option, sich doch direkt für De-Mail Web zu registrieren bzw. einen Beratungstermin für das De-Mail Gateway zu vereinbahren.
Leider führt der Link Beratung vereinbaren auf die bereits bekannte Seite zur Digitalisierung meiner Post. Der auf dieser Seite befindliche Link Jetzt Bestellen leitet mich wieder zu den PDF-Formularen und ist somit eine Sackgasse.
Ist es Zufall, dass sich die aktuelle Ausgabe (Juli 2018) der brand eins mit dem Thema Service befasst?
Der Monatstitel des Magazins ist
Die Wüste lebt.
Gestern hat mich die Deutsche Telekom angerufen. Man hätte gehört, dass ich Probleme mit der Beauftragung einer De-Mail-Domäne hätte. (Frei zitiert)
Nach Angabe der Telekom Kundennummer hat man mir versprochen, dass sich ein Berater für De-Mail in der nächsten Woche telefonisch bei mir melden wird, da ich ja nicht die Standardlösung betreiben möchte, sondern eine De-Mail-Dirttanbieterlösung (in diesem Fall NoSpamProxy).
Ich bin gespannt...
Freitag der 13. muss nicht immer ein Tag für ein schlechtes Omen sein. Heute hat mich ein De-Mail-Berater von T-Systems angerufen. Er hat mir in einem sehr ausführlichen Telefonat die Herausforderungen der De-Mail-Bestellprozesse dargelegt (was sehr unterhaltsam war). Um nun eine schnelle Beauftragung in die Wege leiten zu können, läuft die Beauftragung nun nicht über die Telekom Deutschland, sondern über die T-Systems. Schon wenige Minuten nach dem Telefonat fanden die vorausgefüllten Auftragsformulare ihren Weg in den Posteingang meines E-Mail-Postfaches.
"De-Mail Auftragsbestätigung"
Ich hätte nicht gedacht, dass ich diesen E-Mail-Betreff noch einmal lesen darf. Nachdem ich heute die ausgefüllten und unterschriebenen Dokumente per E-Mail an den De-Mail-Berater bei der T-Systems gesendet hatte, dauerte es weniger als zwei Stunden, bis der Auftrag im T-Systems Buchungssystem erfasst war und ich die Bestätigung erhielt.
Nun bedarf es nur noch der Umsetzung des Auftrages.
Inzwischen sind alle notwendigen Unterlagen und Gerätschaften (Signaturkarten inkl. Lesegerät, Software) eingetroffen. Ich konnte mich erfolgreich am T-Systems De-Mail Webportal anmelden und die erste De-Mail erfolgreich versenden. Sehr positiv zu bewerten ist, dass die Multi-Faktor Authentifizierung sofort funktioniert hat.
Die Nutzung des De-Mail Web Portals ist natürlich kein Dauerzustand. Ziel ist die Integration in den normalen E-Mail-Workflow und die direkt Nutzung aus dem Outlook-Client heraus. Hierzu werde ich die vorhandene E-Mail-Gateway-Lösung NoSpamProxy an die T-Systems De-Mail Web Service Schnittstelle anbinden und das NoSpamProxy Outlook Add-In verwenden. Diese Konfiguration wird von einem separaten Blog-Artikel begeleitet.
Mein persönlicher Eindruck ist, dass die vier akkreditierten Anbieter das Produkt De-Mail vor potentiellen Kunden verstecken möchten. Vor dem Hintergrund, dass die Bundesregierung, als Wegweiser und Urheber eines digitalen Fahrplanes, immer noch auf das Thema De-Mail setzt und De-Mail sogar aus dem Ausland nutzbar machen möchte, ist dies eine Farce.
Man stellt sich als Geschäftskunde zwangsläufig die Frage, warum der Prozess für De-Mail so kompliziert sein muss und wer sich dieses Prozessmonster ausgedacht hat.
An meinem grundlegenden Fazit hat sich nichts geändert. Die Schwierigkeit bei der Beauftragung von De-Mail für Unternehmen liegt darin, einen kompetenten Ansprechpartner zu identifizieren. Wenn man diese Hürge genommen hat geht es recht zügig weiter. Im Rahmen einer De-Mail Beauftragung ist natürlich auch eine Verifizierung der Identität des Beauftragendfen erforderlich. Interessanterweise stehen die gängigen Methoden zur Überprüfung nicht zur Verfügung. In diesem Fall erweisen sich das BSI und das BKA als Bremser der De-Mail und nicht die akkreditierten Anbieter.
Die folgenden Ident-Methoden stehen nicht zur Verfügung:
Mögliche Ident-Methoden sind:
Es bleibt somit weiterhin kompliziert.
Trotz alledem - Viel Spaß mit De-Mail
Wenn Sie Fragen zum Thema De-Mail haben, freue ich mich über eine E-Mail: thomas.stensitzki@granikos.eu
Um die Antwort direkt vorwegzunehmen, De-Mail ist keine Erfolgsgeschichte.
Mir stellt sich allerdings immer wieder die Frage, warum De-Mail keine Erfolgsgeschichte geworden ist. Die ursprüngliche Idee, verschlüsselte E-Mail-Nachrichten für jeden Bürger zu ermöglichen, um damit die Digitalisierung von Bürgerdiensten voranzutreiben war gut. Im Rückblick auf den Entstehungsprozess und das daraus resultierende De-Mail-Gesetz vom 28. April 2011 kann man nur festhalten, dass eine gute Idee den Kernproblemen im Umgang mit (IT-)Technologie in Deutschland geopfert wurde.
Als Kernprobleme sind insbesondere zu nennen:
Der Anspruch von De-Mail ist, dass jede verwendete E-Mail-Adresse eine verifizierte E-Mail-Adresse ist. Der Nutzer einer solchen E-Mail-Adresse ist somit eineindeutig identifizierbar. Dies gilt für Privatpersonen mit einer persönlichen E-Mail-Adresse ebenso wie für Firmen mit Unternehmens-Adressen für Dienste und Mitarbeiter. Dies steht im direkten Gegensatz zu herkömmlichen E-Mail-Adressen.
Die Ausarbeitung der De-Mail-Infrastruktur erfolgte in einem Elfenbeinturm und das Ergebnis war, im Hinblick auf die einfache Nutzung durch den Bürger, desaströs. Für Unternehmen wiederum war und ist die Anbindung an die De-Mail-Infrastruktur immer noch ein Drama. Die De-Mail-Anbindung von Behörden und deren Erreichbarkeit über eine De-Mail-Adresse ist ähnlich schlecht.
Für die Bundesverwaltung ist die Einführung und Nutzung von De-Mail verpflichtend über das E-Government-Gesetz geregelt. Die Einführung sollte zum 1. Quartal 2016 abgeschlossen sein1. Mit wem möchte die Bundesverwaltung über De-Mail kommunizieren? Die Realität sieht anders aus. Anstatt eine etablierte Lösung zu verwenden, erfolgt die bundesweite E-Mail-Kommunikation über das Netz des Bundes, in dem eine Verschlüsselung des Übertragungsweges (TLS SMTP) als ausreichend betrachtet wird. Eine einheitliche Nachrichtenverschlüsselung für die Kommunikation zwischen Behörden ist nicht verpflichtend geregelt.
In den Ländern und Kommunen sieht es nicht besser aus. De-Mail findet schlichtweg nicht statt.
Die immer angeführten Vorteile und möglichen Einsparpotentiale gegenüber der klassischen Briefpost wurden und werden ignoriert. Vergessen Sie nicht, dass das De-Mail-Gesetz die rechtliche Gleichstellung einer De-Mail-Zustellung mit der klassischen Briefpost regelt. Dies ist übrigens auch der Grund, warum die Post seinerzeit als De-Mail-Anbieter ausgestiegen ist.
Aber war da nicht noch eine andere besondere Lösung zum Austausch von besonders schützenswerten E-Mail-Nachrichten? Sie erinnern sich bestimmt an die andere deutsche Erfolgsgeschichte: Das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA).
Ich habe mich von Anfang an gefragt, warum die Kommunikation zwischen Anwaltskanzleien und Gerichten nicht per De-Mail erfolgt. Sicher wird nun jemand darauf hinweisen, dass die technische Implementierung der De-Mail-Intrastruktur dem Anspruch zum Schutz der anwaltlichen Daten gerecht wird. Dies ist, aus meiner Sicht, ein fadenscheiniges Argument, da eine technische Anpassung möglich gewesen wäre. De-Mail wäre auf jeden Fall sicherer als die klassische Fallback-Lösung für termingerechte Zustellung an Gerichte, die Fax-Übertragung.
Gerade im Hinblick auf die Zustellung von anwaltlichen E-Mail-Nachrichten an Gerichte möchte ich eine Erfahrung mit Ihnen teilen. In mindestens einem Bundesland erfolgt die E-Mail-Kommunikation zwischen Kanzleien und Gerichten klassisch per SMTP über das Internet. Als Absicherung ist auch hier die Transportverschlüsselung ausreichend, solange eine E-Mail-Nachricht nach technischem Eingang unverändert in das Richter-Postfach zugestellt wird. Eine Nachrichtenverschlüsselung ist nicht erforderlich. Eine Nachrichtenverschlüsselung wird als zu kompliziert erachtet.
Bei der Einführung von De-Mail war besonders wichtig, dass keine De-Mail-Pflicht für die Kommunikation von Bürgern mit Behörden eingeführt wurde. Mit dem Verzicht auf eine De-Mail-Pflicht hätte man sich De-Mail auch sparen können. Eine freiwillige De-Mail-Registrierung haben nur wenige Bürger durchgeführt, nicht zuletzt auch wegen des aufwendigen Prozesses zur Prüfung der Identität. Die strengen Anforderungen zur Prüfung der Identität für De-Mail sind dem BSI anzulasten. Die Eröffnung eines neuen Bankkontos per Video-Ident ist erheblich einfacher.
Aber war da nicht noch etwas?
Was ist mit der inzwischen verpflichtend aktivierten Online-Ausweisfunktion des neuen Personalausweises (eID)?
In der Anfangsphase der Einführung des neuen Personalausweises war die Aktivierung der Online-Ausweisfunktion freiwillig. Völlig unerwartet hat sich gezeigt, dass die Mehrheit der Bürger an der Nutzung dieser Funktion kein Interesse hat. Inzwischen ist die Aktivierung dieser Funktion verpflichtend und soll dazu beitragen, dass wir mehr Bürgerdienste online nutzen. Leider hat die Bundesregierung dabei vergessen, dass die Aktivierung der Online-Ausweisfunktion nicht ausreicht. Jeder Bürger, der diese Funktion nutzen möchte, benötigt entweder ein passendes eID-Lesegerät für den PC/Mac oder aber eine spezielle App für das Mobiltelefon.
Wäre es mit der verpflichtenden Aktivierung der Online-Ausweisfunktion nicht ein genialer Schachzug gewesen, jedem Ausweisinhaber auch eine De-Mail-Adresse zu geben, falls noch keine vorhanden ist? Eine einfachere Prüfung der Identität kann ich mir nicht vorstellen.
So bleibt für den Bürger der fahle Beigeschmack, dass alle Bestrebungen hinsichtlich eGovernment unkoordiniert nebeneinander existieren und eine sinnvolle Integration gar nicht gewollt ist.
Welche einfachen Möglichkeiten gibt es nun, wenn Sie, als Bürger oder Unternehmen, E-Mail-Nachrichten verschlüsseln möchten und De-Mail keine Option ist?
Das kommt ganz darauf an, mit wem Sie kommunizieren möchten.
Die sicherste Methode ist die Verschlüsselung mit Hilfe eines Zertifikates, einem sog. S/MIME-Zertifikat. Solche Zertifikate sind meist kostenpflichtig und es bedarf einiger Kenntnis. um diese richtig ausstellen zu lassen und in der eigenen E-Mail-Software zu integrieren. Daher ist diese Methode auch bei Privatanwender selten in Nutzung. Für Unternehmen besteht die Möglichkeit, die E-Mail-Verschlüsselung mit Hilfe eines Gateways zu realisieren. Eine E-Mail-Verschlüsselung ist jedoch nur möglich, wenn sowohl Absender und Empfänger über ein gültiges Zertifikat verfügen. Der entscheidende Vorteil ist natürlich, dass die Möglichkeit für Absender und Empfänger weltweit zur Verfügung steht.
Office 365 bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe der Office 365 Message Encryption (OME), E-Mail-Nachrichten zu verschlüsseln und diese an Empfänger zu senden, die nicht über ein S/MIME-Zertifikat verfügen. Um diese Funktion zu nutzen, benötigen Sie als Unternehmen natürlich ein Office 365/Microsoft 365 Abonnement. Für Privatpersonen ist diese Funktion auch Bestandteil von Office 365 Personal bzw. Office 365 Home. Die Benutzererfahrung als Empfänger einer OME-geschützten Nachricht ist allerdings gewöhnungsbedürftig.
Ist PGP eine Option? Nein.
PGP ist eine fälschungsanfällige Verschlüsselungslösung, die ihre Zeit hatte. Als IT-affiner Anwender ist eine PGP-Integration möglich. Für den Normalanwender ist sie, ebenso wie S/MIME, leider viel zu komplex. Im Gegensatz zur Nutzung von S/MIME erfordert PGP immer die INstallation von zusätzlichen Softwarekomponenten, die oft nur unzureichend in Standard-Mail-Clients integriert sind.
E-Mail-Nachrichten unverschlüsselt zu senden ist grob fahrlässig, insbesondere für Unternehmen (Stichwort: DSGVO). Die technischen Anforderungen an E-Mail-Verschlüsselung sind für Privatpersonen oftmals zu komplex. De-Mail könnte uns hier zwar helfen, ist aber wegen der fehlenden Unterstützung durch Behörden und Unternehmen in Deutschland keine Option. Leider.
Prüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Anbieter, ob für Ihr persönliches E-Mail-Konto eine Möglichkeit zur E-Mail-Verschlüsselung zur Verfügung steht.
Als Unternehmen ist eine E-Mail-Verschlüssung alternativlos. Es gibt zahlreiche Lösungen am Markt, mit denen Sie eine Gateway-basierte Verschlüssung zum Schutz persönlicher Daten und Unternehmensinformations umsetzen können.
Wenn Ihr Unternehmen bisher keine De-Mail-Schnittstelle hat, denken Sie sich einmal darüber nach, solch eine Schnittstelle einzurichten.
Der größte Teil der De-Mail-Kommunikation ist übrigens Maschine-zu-Maschine-Kommunikation. Unternehmen tauschen auf diesem Weg, rechtlich abgesichert, automatisch zu verarbeitende Daten zwischen Softwaresystemen aus.
Verschlüsseln Sie Ihre E-Mail-Nachrichten. Wenn Sie bisher Ihre E-Mail-Nachrichten nicht verschlüsseln, fangen Sie noch heute damit an.
Die Einführung von Office 365 ist im Allgemeinen keine große technische Herausforderung. Die technischen Anforderungen sind klar definiert und können in den meisten Fällen direkt 1:1 umgesetzt werden. Bei manchen Unternehmen ist die Konfiguration der technischen Anbindung der lokalen IT-Infrastruktur an Office 365 durchaus komplex, aber kein wirkliches Hindernis.
Neben den rein technischen Themen bei der Implementierung von Office 365 können unternehmensinterne Abstimmungen und Entscheidungsfindungen ein großer Hemmschuh für Office 365-Projekte sein. Diese sind immer dann eine Herausforderung, wenn keine ausreichende Unterstützung aus der Führungsebene vorhanden ist oder, noch wesentlich schlimmer, keine klare Cloud-Strategie existiert. Ohne eine klar definierte Unterstützung der Geschäftsführung sollten Sie von einer produktiven Office 365-Einführung Abstand nehmen.
Welche Hindernisse gibt es jenseits der technischen Implementierung von Office 365 und unternehmensinternen Entscheidungsprozessen?
Aber selbst mit allen notwendigen technischen Voraussetzungen und einer klaren Entscheidung, Office 365 als integralen Bestandteil der IT-Plattform im Unternehmen zu nutzen, kann es zu Problemen bei der Einführung von Office 365 kommen. Wenn ein Unternehmen keine eigenen IT-Mitarbeiter hat, die über das notwendige Knowhow zur Einführung von Office 365 verfügen, werden gerne Projektpartner oder Personaldienstleister in Anspruch genommen. Dies führt zu besonderen Kunde-Dienstleister-Konstellationen.
Und hier beginnen die Herausforderungen, die zu einer schlechten Office 365-Implementierung führen können.
An den folgenden beiden Beispielen möchte ich Ihnen die Problemsituationen verdeutlichen, die auch für die Office 365-Einführung in Ihrem Unternehmen ein Risiko darstellen können.
Fachkräfte, die sich mit allgemeinen Cloud-Technologien und mit Office 365 im Besonderen auskennen, sind rar. Dies ist hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass viele Unternehmen ihre IT-Mitarbeiter im Bereich Cloud-Technologien nicht weiterbilden.
Möchte ein Unternehmen Office 365 einführen und eine Migration zu Office 365 durchführen, wendet man sich entweder an ein IT-Systemhaus oder einen Projektdienstleister, mit dem man bereits andere Projekte durchgeführt hat. Alternativ beauftragt man einen Personaldienstleister, einen Office 365-Experten für einen definierten Projektzeitraum zu finden. Dies resultiert in einer direkten Beauftragung zwischen dem Kunden (Ihr Unternehmen, im Folgenden AG genannt) und Personal-/Projektdienstleister bzw. Systemhaus als Auftragnehmer (AN).
Auf dieser ersten Ebene (A) endet bereits Ihre direkte Einflussnahme als Kunde, da nur zwischen Ihrem Unternehmen und dem direkten Auftragnehmer ein Vertragsverhältnis besteht. Bei der Zusammenarbeit mit einem Personaldienstleister sollte es Ihnen als Kunden bewusst sein, dass ein weiteres Glied der Beauftragungskette hinzugefügt wird, bevor Ihnen ein Office 365-Experte zur Seite gestellt wird. Wenn Sie einen Projektdienstleister oder ein Systemhaus beauftragen, haben Sie die Erwartung, dass diese Ihnen mit eigenen Experten helfen können. Diese Erwartung kann oft nicht erfüllt werden, da die Auftragnehmer mehr Projekte annehmen als sie effektiv bedienen können. Die vorhandenen Experten werden schlichtweg überbucht.
Um das angenommene Kundenprojekt nicht zu gefährden, bedienen sich die Aufragnehmer der Ebene A der gleichen Methodik wie der Endkunde. Sie kontaktieren ihrerseits Personaldienstleister, um fehlendes Expertenwissen einzukaufen. Damit sind wir in der zweiten Beauftragungsebene (B) angekommen. Oftmals kontaktieren Projektdienstleister und Systemhäuser mehrere Personaldienstleister, um das fehlende Expertenwissen möglichst günstig einzukaufen. Hierbei kommt es zu einer weiteren Beauftragung und einer zusätzlichen Auftraggeber-/Auftragnehmer Konstellation.
Verfügt ein Personaldienstleister aus Ebene B nicht direkt einen Experten zur Projektunterstützung, erfolgt eine erneute Suche nach einem Experten aus dem Pool registrierter Beraterunternehmen und Freelancer.
Dies ist nun die dritte Beauftragungsebene (C). Die Suche nach einem Office 365-Experten der beiden ersten Beauftragungseben A + B führt manchmal zu der amüsanten Situation, dass das gleiche Kundenprojekt bei Dienstleistern der Ebene C durch unterschiedliche Personal- und Projektdienstleister angefragt wird. Die Beauftragung des ausführenden Dienstleisters oder Freelancers in dieser dritten Ebene führt natürlich zu einer weitere Auftraggeber-/Auftragnehmer-Situation.
Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.
Wie wirkt sich solch eine Beauftragungskette für ein einzelnes Office 365-Projekt auf den Erfolg des Kundenprojektes aus?
Das große Problem einer solchen Beauftragungskette ist, dass mehrere AG/AN-Beziehungen zwischen Parteien bestehen, die ganz unterschiedliche Geschäftsinteressen verfolgen, die von Ebene zu Ebene undeutlicher werden. Der Dienstleister der dritten Ebene hat keine direkte Beziehung zum Kunden und zum ausgehenden Kundenprojekt. Die Erbringung der Dienstleistung und die damit verbundene Verantwortung erfolgen immer nur von Ebene zu Ebene. Diese Beauftragungskette beeinträchtigt auch die Kommunikationswege für das Kundenprojekt, wodurch dem Kunden nicht das vollständige Expertenwissen zur Verfügung steht.
Ein weiteres Problem dieser Beauftragungskette ist, dass die Dienstleister und Freelancer der dritten Ebene preislich gegeneinander ausgespielt werden. Auf dem Weg nach oben wiederum schlägt jeder beteiligte Personal- oder Projektdienstleister 10-20% auf den Einkaufspreis der Dienstleistung auf. Der Preis, den der Kunde wahrnimmt, suggeriert ihm, dass er Expertenwissen erhält, was eine entsprechende Erwartungshaltung generiert. Die natürlichen Kommunikationsverluste der Beauftragungskette führen nahezu zwingend dazu, dass die Kundenerwartung nicht erfüllt werden kann.
Erschwert wird diese Situation dadurch, dass Dienstleister und Freelancer oftmals gezwungen sind, unter der direkten Flagge eines Projektdienstleisters aufzutreten. Hierbei erhalten sie ein eigenes Benutzerkonto mit E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Projektdienstleisters und erscheinen dem Kunden gegenüber wie hausinterner fester Mitarbeiter. Um einer Scheinselbstständigkeit zu entgehen, arbeiten Freelancer zur gleichen Zeit in mehreren Projekten. Dies wiederum führt zu Zeitverzögerungen bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Projektkommunikation und hinterlässt so bei Ihnen, als Kunden, automatisch einen schlechten Eindruck,
Die mehrstufige Kommunikation fördert Missverständnisse, gerade im Hinblick auf notwendige Kundenberatung für die erfolgreiche Einführung von Office 365. Durch die Eingrenzung auf festdefinierte Projektthemen ist keine ganzheitliche Beratung und Einführung von Office 365 Produkten und Diensten möglich. Selbst wenn der Dienstleister oder Freelancer, als beauftragter Experte, seine Expertise in das Kundenprojekt einbringen möchte, wird er in den meisten Fällen durch einen Auftraggeber in Ebene A oder B ausgebremst, da diese vermeintlich zusätzliche Expertise nicht Bestandteil der Beauftragung ist. Der Kunde erfährt nie, dass er keine umfängliche Dienstleistung erhalten hat.
Für den Kunden birgt solch eine Beauftragungskette ein hohes Risiko, nicht die optimale Beratung zur Implementierung von Office 365 zu erhalten.
Ähnlich sieht es im zweiten Beispiel aus, wenn Sie im Rahmen der Einführung einer neuen Software-Lösung zwangsweise auch Office 365 einführen müssen.
Dieses Beispiel ist eine Variation von Beispiel A und in der Wahrscheinlichkeit zum Scheitern einer zukunftsfähigen Office 365-Einführung noch riskanter.
Als Kunde möchten Sie gerne eine neue Software-Lösung, wie z.B. eine cloudbasierte ERP-Lösung, einführen, um eine ältere, lokal betriebene, Software-Lösung zu ersetzen. Die Nutzung dieser ERP-Lösung erfordert, dass die Postfächer Ihrer Mitarbeiter in Exchange Online bereitgestellt werden. Die ERP-Lösung ist nicht kompatibel mit Postfächern, die in einer lokalen Exchange Organisation gespeichert sind oder bei einem anderen Provider gehostet sind.
Der primäre Fokus des ERP-Vertriebsteams liegt auf dem Verkauf von Nutzungslizenzen. Die Voraussetzungen zur Nutzung der ERP-Software und die technische Realität in der Kundenumgebung werden bewusst ausgeklammert. Sie als Kunde werden in der Sicherheit gewogen, dass eine cloudbasierte Software leicht und einfach zu implementieren ist. Die noch fehlende Office 365-Implementierung in Ihrem Unternehmen wird als Integrationsbaustein zur Softwarenutzung mitverkauft.
Mit dem Erwerb der ERP-Lizenzen beauftragen Sie In diesem Beispiel auch die Migration von Office 365.
Nun ist es so, dass der Software-Dienstleister (Beauftragungsebene A) nicht über das erforderliche Knowhow verfügt, um einen neuen Office 365-Mandaten vollständig und sicher zu konfigurieren. Um dieses Defizit auszugleichen, vergibt er die Office 365-Anbindung an einen anderen Dienstleister (Ebene B). Dieser Dienstleister wiederum verfügt ebenfalls nicht über das notwenige Knowhow bzw. hat kein Personal verfügbar, um die Office 365-Anbindung selbst auszuführen.
Auch in diesem Fall tritt dieser Dienstleister an einen weiteren Dienstleister oder Freelancer (Ebene C) heran, um die eigentlich Office 365-Anbindung durchzuführen.
Das folgende Diagramm verdeutlicht die Situation der Beauftragungskette zwischen einem Kunden, dem Software-Dienstleister und dem endgültig ausführenden Office 365-Experten.
Der wichtigste Unterschied zu Beispiel A ist der Umstand, dass dem Kunden eine Software-Produkt verkauft wurde und die Office 365-Anbindung preislich bereits inkludiert ist. Somit besteht keinerlei Spielraum, um eine umfassende Office 365-Beratung und Umsetzung durchzuführen. Der ausführende Dienstleister in Ebene C ist gezwungen, nur das notwendige Mindestmaß an Arbeiten durchzuführen.
Als Resultat verfügt der Office 365-Mandant des Kunden zwar über die Funktionen zur Nutzung der verkauften ERP-Software, eine Konfiguration zur Absicherung des Office 365-Mandaten findet jedoch nicht statt. Als weitere negative Auswirkungen auf diese Art einer Office 365-Implementierung sind u.a. zu nennen:
In diesem Fall nutzt der Kunde anschließend zwar Office 365, jedoch in mit einer als unsicher einzustufenden Konfiguration.
Wenn Sie für Ihr Unternehmen die Einführung von Office 365 planen oder die Nutzung von Office 365 eine Voraussetzung für die Einführung einer SaaS-Lösung ist, achten Sie besonders darauf, wer welche Dienstleistung erbringen kann. Je mehr Beauftragungsstufen in solch einem Projekt vorhanden sind, desto komplizierter werden die Auftraggeber- und Auftragnehmer-Abhängigkeiten. Es entstehen automatisch Interessenskonflikte, die nicht mehr das Wohl des Kunden und den Erfolg des Projektes im Fokus haben.
Das Scheitern der Office 365-Einführung ist dann besonders groß, wenn Sie als Kunde keinerlei Wissen über Cloud-Technologien im Allgemeinen und Office 365 im Besonderen in Ihrer IT-Abteilung verankert haben. Ohne dieses Wissen sind Sie nicht in der Lage, die Empfehlungen und Arbeiten der beauftragen Dienstleister zu bewerten. Diese Situation wiegt noch einmal schwerer, wenn Sie die Betreuung Ihres Office 365-Mandanten als Managed Service an einen Dienstleister ausgelagert haben. Sorgen Sie für eine regelmäßige Weiterbildung und Zertifizierung Ihrer IT-Mitarbeiter in den Technologiefeldern, die Sie in Ihrem Unternehmen nutzen.
Achten Sie bei der Beauftragung eines IT-Dienstleisters unbedingt darauf, dass keine Beauftragungsketten entstehen. Nehmen Sie hierzu Ihre Dienstleistungspartner in die Pflicht und fordern Sie eine Mitteilung über solche Beauftragungsketten ein. So haben Sie die notwendige Klarheit über vertragliche Abhängigkeiten, die außerhalb Ihres Kontrollbereiches sind und eventuell ein Risiko für Ihr Office 365-Projekt darstellen.
Viel Spaß mit Office 365.
Exchange Server ist ein sehr tolerantes Produkt und lässt sich in unterschiedlichste IT-Infrastruktur-Varianten installieren. Einige der möglichen Infrastruktur-Varianten sind gut geeignet für den Betrieb von Exchange Server, andere leider weniger gut. Daher ist es immens wichtig, bei der Planung einer Exchange Server Umgebung die notwendige Sorgfalt walten zu lassen.
Basis für die Planung einer Exchange Server Implementierung ist der Hauptgrundsatz für moderne Exchange Server Versionen:
Dieser Hauptgrundsatz wird, wie die Erfahunrg zeigt, leider allzu häufig ignoriert. Dieser Ignoranz wird in vielen Fällen dadurch Vorschub geleistet, dass Hard- und Software-Hersteller ihre ganz eigenen Hochverfügbarkeitslösung (HA) verkaufen möchten. Zu diesen Lösungen gehören sowohl HA-Funktionen von Hypervisor-Plattformen, aber auch, und dies viel häufiger, HA-Lösungsansätze von Storageanbietern.
Die Standardisierung einer Plattform wird nicht dadurch erreicht, indem eine unnötig komplexe Infrastruktur zum Standard erklärt wird, sondern das eine möglichst einfache Implementierung der Exchange Server Plattform zum Standard gemacht wird.
Unzählige Supportanfragen bei der Exchange Produktgruppe (PG) haben die Preferred Architecture Empfehlung über die Jahre reifen lassen. Sie ist daher keine spontan entstandene Empfehlung. Sie ist entstanden aus den Anforderungen und Kenntnisgewinnen im täglichen Betrieb der hochverfügbaren Cloudinfrastruktur von Exchange Online.
Sicherlich werden Sie nun einwenden, dass Sie keine Cloud-Plattform betreiben möchten. Sie dürfen nicht vergessen, dass eine moderne Exchange Server Version hochverfügbar betrieben werden möchte. Vergessen Sie daher nicht den Hauptgrundsatz für moderne Exchange Server Versionen ab Version 2013.
Auf der Microsoft Ignite Konferenz 2017 wurde in zahlreichen Vorträgen auf die Preferred Architecture Bezug genommen. Man konnte dem Eindruck erliegen, dass hier missioniert werden sollte. Am letzten Tag der Konferenz haben Boris Lokhvitsky und Robert Gillies eine sehr interessante Session zur richtigen Implementierung von Exchange Server gehalten. Hierbei wurde auch betrachtet, welche technischen Mindestanforderungen für eine Exchange Server Implementierung gelten und wie eine optimale Betriebsumgebung aussieht. Ein optimaler Betrieb einer On-Premises Implementierung folgt der Preferred Architecture. Ist dies nicht möglich sollte man sich für einen Wechsel zu Exchange Online entscheiden.
Das nachfolgende Diagramm verdeutlicht die unterschiedlichen Design-Optionen für eine Messaging-Plattform auf Basis von Exchange Server 2016.
Was bedeutet das nun im Detail für eine erfolgreiche Exchange Server Implementierung?
Was ist nun die viel zitierte Preferred Architecture und was bedeutet sie für eine erfolgreiche On-Premises Implementierung und den sicheren Betrieb von Exchange Server.
Die Preferred Architecture ist kein starres Gebilde. Vielmehr passt sie sich regelmäßig den technischen Gegebenheiten an. Zuletzt wurde z.B. die Empfehlung für den maximalen Arbeitsspeicher je Server von 96GB auf 192GB angehoben.
Nachfolgend werden die vier Bereiche der Preferred Architecture beschrieben. Ich empfehle aber dringend, immer auf den aktualisierten EHLO Blog Artikel Bezug zu nehmen und sich noch einmal mit der Exchange Server 2016 Architektur vertraut zu machen.
Die Preferred Architecture gliedert sich in die folgenden vier Bereiche:
Der Exchange Namensraum (Namespace) beschreibt die DNS Hostnamen, die erforderlich sind, damit sich Clients (z.B. Outlook, Browser oder mobile Endgeräte) mit den Exchange Servern verbinden können. Im Rahmen des Data Center Designs (s.u.) wird davon ausgegangen, dass diese Verbindungen auf zwei Standorte verteilt werden.
Bei der Planung der Exchange Server Namensräume (Namespaces) unterscheidet man zwischen gebundenen (bound) und ungebundenen (unbound) Namensräumen für Exchange Server in zwei Rechenzentren.
Bei einem gebundenen Namensraum besitzt jedes Rechenzentrum einen eindeutigen Namen für den Zugriff auf Exchange Server Client Access Services. Clientverbindungen erfolgen somit immer zu dem Rechenzentrum, in dem sich auch die aktive Datenbankkopie des angefragten Benutzerpostfaches befindet.
Bei einem ungebunden Namensraum verfügen die Rechenzentren über keine eigenen Namen für den Zugriff auf Exchange Server Client Access Services. Clientverbindungen werden bei jeder Anfrage durch den Load Balancer in eines der beiden Rechenzentren geleitet. Eine Ausnahme bilden hier die Office Online Server (OOS), die immer einen gebundenen Namensraum erfordern.
Das nachfolgende Beispiel für eine Preferred Architecture Namespace Design benötigt vier Namen:
Eine hochverfügbare und ausfallsichere Architektur erfordert den Betrieb von mindestens zwei Rechenzentren. Ob es sich nun um vollwertige und eigenständige Rechenzentren oder um lokale Serverräume in getrennten Brandabschnitte im gleichen Gebäude handelt, lasse ich hier bewusst offen. Die Anforderungen zur Verfügbarkeit von IT-Basisdiensten hängen schließlich nicht nur von einer Exchange Server Implementierung ab.
Eine wichtige Anforderung ergibt sich aber für den Betrieb des Active Directory in der Preferred Architecture.
Der über zwei Rechenzentren gestreckte Betrieb einer einzelnen Active Directory Site wird zwar technisch unterstützt, für die Preferred Architecture ist es aber empfohlen, dass jedes Rechenzentrum in einer eigenen Active Directory Site abgebildet wird. Die Gründe dafür sind:
In der Preferred Architecture werden alle Exchange Server mit Postfachrolle als physikalische Systeme betrieben. Die Hauptgründe hierfür sind:
Die physikalischen Server, die für eine Preferred Architecture Implementierung verwendet werden, haben keine allzu besonderen Anforderungen. Solch ein Standard-Server besteht aus:
Die weiteren Konfigurationen des Servers sind:
Um eine optimale Nutzung der Systemressourcen im ungebundenen Namensraummodell zu gewährleisten, werden die aktiven Kopien der Datenbanken gleichmäßig (symmetrisch) über alle Mitgliedsserver der Database Availability Group (DAG) verteilt. Die maximal 16 Mitgliedsserver einer DAG werden ebenfalls symmetrisch, mit einer geraden Anzahl an Servern je Rechenzentrum über alle Rechenzentren verteilt.
Durch mehr Mitgliedsservern in einer DAG wird eine bessere Redundanz und Nutzung der Ressourcen sichergestellt. Die Preferred Architecture sieht vor, dass eine DAG aus mindestens acht Mitgliedsservern besteht. Bei einem steigenden Ressourcenbedarf wird die DAG um weitere Mitgliedsserver erweitert.
In der Preferred Architecture benötigt Exchange Server für einen sicheren Betrieb nur eine einzelne Netzwerkschnittstelle. Diese Netzwerkschnittstelle wird ohne Teaming betrieben. Diese vereinfachte Netzwerkanforderung erleichtert den Betrieb und auch die Wiederherstellung im absoluten Fehlerfall. Eine separate Heartbeat-Netzwerkschnittstelle für die Cluster-Kommunikation ist nicht erforderlich.
Der Witness Server einer DAG gewährleistet das korrekte Verhalten der DAG bei einem automatischen Failover, sollte es zu einem Ausfall eines Rechenzentrums kommen. Im Idealfall wird der Witness Server an einem dritten Standort in einer anderen Active Directory Site platziert. Sollte kein dritter Standort zur Verfügung stehen, so kann der Witness Server auch in Microsoft Azure betrieben werden.
Was ist nun die richtige Exchange Server Architektur?
Wenn Sie der Preferred Architecture (Blauer Kreis) oder aber der Best Practice Empfehlung (Lila Kreis) folgen, können Sie einen sicheren Betrieb der E-Mail Plattform in Ihrem Unternehmen gewährleisten, ohne unnötige technische Risiken einzugehen. Jenseits einer Nutzung von Exchange Online stellen diesen beiden Design-Optionen das Optimum für einen zuverlässigen Betrieb dar. Je weiter Sie sich von der Preferred Architecture für Exchange Server entfernen, um so mehr steigt das Betriebsrisiko.
Wenn Sie den vollmundigen Produktversprechen von Drittherstellern für Speicherlösungen oder anderen faszinierenden Lösungen zur Hochverfügbarkeit von Exchange Server folgen, so verabschieden SIe sich in eine individuelle "funktioniert irgendwie" Implementierung. Tritt bei solch einer Implementierung ein Fehlerfall auf, so liegt das Problem nicht beim Produkt Exchange Server. Die Erfahrung hat leider gezeigt, dass in solchen Fällen immer von Unzulänglichkeiten in der Implementierung abgelenkt wird.
Als absolute Mindestempfehlung gilt eine Exchange Server Implementierung, die den Exchange Server Systemanforderungen und den Exchange Server Speicherkonfigurationsoptionen folgt.
Abkürzungen
Viel Spaß beim Betrieb von Exchange Server.